Contabilizar la prorrata de IVA muchas veces nos trae de cabeza, ya que imagina una empresa que, a la vez, factura consultoría con IVA y derecho a deducción, y también vende seguros o presta servicios financieros, operaciones exentas y, normalmente, sin derecho a deducir. En ese punto aparece la pregunta incómoda: ¿Qué parte del IVA soportado en gastos “compartidos” puedo recuperar?
Ahí entra en juego la prorrata del IVA: no es un impuesto nuevo, sino un método para limitar (o ampliar) el IVA deducible cuando en la misma empresa conviven operaciones con y sin derecho a deducción. Bien aplicada, te evita sustos en el cierre y hace que tu contabilidad y el IVA presentado vayan de la mano.
En las próximas secciones vamos a aclarar qué es, cuándo se aplica y cuál es la lógica contable que exige el PGC para que la regularización quede impecable.
¿Por qué existe la prorrata de IVA?
La prorrata del IVA es un porcentaje que refleja la proporción de tu actividad que sí genera derecho a deducir IVA frente al total de operaciones que realizas. Ese porcentaje se aplica sobre el IVA soportado en gastos comunes, es decir, aquellos que no puedes asignar al 100% a una sola “línea” de actividad.
Piénsalo así: la luz, el alquiler de oficina, la telefonía o una asesoría externa suelen “servir” a toda la empresa, pero si parte de tu facturación corresponde a operaciones exentas sin derecho a deducción, no sería coherente deducir el 100% del IVA de esos gastos, por eso la prorrata existe para mantener la deducción en un terreno justo y defendible.
En la práctica, la prorrata te obliga a separar mentalmente tus gastos en tres cajones:
- Gastos vinculados solo a operaciones deducibles: IVA deducible (en general, al 100%).
- Gastos vinculados solo a operaciones no deducibles: IVA no deducible.
- Gastos comunes: Aquí es donde manda la prorrata.
¿Cuándo se aplica la prorrata y qué tipos existen?
La prorrata aparece cuando realizas operaciones mixtas, es decir, cuando en el mismo periodo haces:
- Operaciones con derecho a deducir (sujetas y no exentas, exportaciones, entregas intracomunitarias…); y
- Operaciones sin derecho a deducir (típicamente exentas como seguros, ciertos servicios financieros, arrendamiento de viviendas, etc.).
Prorrata provisional vs prorrata definitiva
Este matiz es el que más afecta a la contabilidad del día a día.
- Prorrata provisional: Es la que aplicas durante el ejercicio como “porcentaje de trabajo” (habitualmente la del año anterior).
- Prorrata definitiva: Se calcula al cierre, con cifras reales del año, y obliga a regularizar lo que dedujiste de más o de menos.
En otras palabras: durante el año vas con una estimación razonable; al final, ajustas con la realidad. Y sí: ese ajuste es contable, no solo fiscal.
Prorrata general vs prorrata especial
Aquí hay dos caminos, y elegir uno u otro cambia cómo tratas los gastos:
| Aspecto | Prorrata general | Prorrata especial |
|---|---|---|
| Enfoque | Un porcentaje único para los gastos comunes | Distingue gastos afectos a deducción, no deducción y comunes |
| Deducción de gastos “solo deducibles” | Se ven afectados por el % si no los separas bien | Normalmente al 100% si están claramente afectos |
| Deducción de gastos “solo no deducibles” | Se ven afectados por el % si no los separas bien | 0% (no deducibles) |
| Requisito habitual | Es la regla “por defecto” | Requiere control y trazabilidad más fina |
En nuestra opinión, si tu empresa tiene muchos gastos claramente asignables a una actividad u otra, suele merecer la pena plantearse (bien asesorado) una metodología que se parezca a la lógica de la especial, porque reduce distorsiones. Pero si todo es común y la operativa es simple, la general es más práctica.
Mini-checklist práctico para no equivocarte
- Clasifica ingresos por tipo: Con derecho a deducción / sin derecho.
- Identifica gastos: Afectos a deducción / no deducción / comunes.
- Aplica provisional durante el año y no te olvides del ajuste final.
- Guarda el cálculo y el criterio aplicado: La prorrata sin soporte documental no se puede justificar a ojos de Hacienda.
¿Qué dice el Plan General de Contabilidad?
Aquí el PGC es muy claro y, además, es donde muchos fallan por un detalle: la regularización no debe “toquetear” los importes originales de compras, gastos o inmovilizado.
La norma contable que enmarca esta idea es la NRV sobre IVA, IGIC y otros impuestos indirectos, que establece dos mensajes clave:
- El IVA soportado no deducible forma parte del precio de adquisición de activos (corrientes y no corrientes) y también del coste de servicios, cuando no sea recuperable.
- Y lo más importante para la prorrata: las rectificaciones del IVA soportado no deducible derivadas de la prorrata definitiva (incluida la regularización de bienes de inversión) no alteran las valoraciones iniciales.
Dicho en lenguaje de contable: si compraste un equipo, lo contabilizaste como tocaba y luego, al cierre, sale una prorrata distinta… no rehaces la compra, lo que haces es reconocer un ajuste (positivo o negativo) que irá a resultados mediante las cuentas específicas de ajustes por imposición indirecta, que el propio PGC contempla dentro del subgrupo de Tributos (63), incluyendo las subcuentas para IVA de activo corriente e inversiones.
¿Cómo se calcula la prorrata general?
La prorrata general se resume en una idea: qué parte de tu volumen de operaciones “da derecho” a deducir IVA frente al total de operaciones del año. La fórmula es sencilla, pero lo delicado es saber qué metes dentro.
Fórmula:
Prorrata (%) = (Operaciones con derecho a deducción / Total de operaciones) × 100
Claves que conviene grabarse a fuego:
- Se calcula en base imponible (sin IVA).
- El porcentaje se redondea al entero superior (45,10% → 46; 60,00% → 60; 60,01% → 61).
- El denominador es “todo lo que has hecho económicamente” (operaciones con y sin derecho).
Cuentas contables que intervienen en la prorrata del IVA
En la práctica contable, la prorrata “toca” sobre todo estas cuentas:
- 4721: IVA soportado de activo corriente (gastos y compras habituales).
- 4722: IVA soportado en bienes de inversión (inmovilizado).
- 6391 / 6392: Ajustes positivos (cuando la prorrata definitiva te permite deducir más de lo que dedujiste).
- 6341 / 6342: Ajustes negativos (cuando dedujiste de más y toca devolver parte vía regularización).
- 477: IVA repercutido (no es “prorrata” como tal, pero aparece en la liquidación del impuesto).
Cómo contabilizar la prorrata del IVA durante el año y al cierre
Aquí conviene pensar en dos momentos: el “modo crucero” (durante el año) y el “modo cierre” (regularización final).
Durante el ejercicio: trabajas con prorrata provisional
Durante los trimestres, lo normal es aplicar la prorrata provisional (habitualmente la del año anterior) para determinar cuánto IVA deduces en tus modelos.
Operativamente, lo importante es que tengas controlado:
- IVA soportado en gastos corrientes (4721).
- IVA soportado en inversiones (4722).
- Cuánto de ese IVA se ha ido deduciendo según el porcentaje provisional.
En nuestra opinión, lo más práctico es llevar un control auxiliar (excel o informe contable) con estas columnas:
- IVA soportado total (corriente / inversión)
- % provisional aplicado
- IVA deducido “provisional”
- Diferencia “pendiente de ajustar”
No es un capricho: cuando llegue el cuarto trimestre (o el cierre mensual en empresas grandes), lo agradecerás.
Al cierre: comparas provisional vs definitiva y ajustas
Una vez calculada la prorrata definitiva, haces el contraste:
- IVA deducible real = IVA soportado total × % prorrata definitiva
- IVA deducido durante el año = IVA soportado total × % prorrata provisional
- Diferencia = Ajuste contable (a favor o en contra)
Ejemplos prácticos completos de prorrata del IVA
Vamos a aterrizarlo con casos realistas, de los que te encuentras en un despacho.
Ejemplo 1: Prorrata de IVA definitiva superior a la provisional (ajuste positivo)
Datos:
- Consultoría (deducible): 200.000,00€
- Servicios financieros (exentos): 80.000,00€
- Total operaciones: 280.000,00€
- IVA soportado común (corriente): 15.000,00€
- Prorrata provisional: 65%
- IVA deducido durante el año: 15.000,00€ × 65% = 9.750,00€
Prorrata definitiva:
200.000,00 / 280.000,00 = 71,43% → 72%
IVA deducible real:
15.000,00€ × 72% = 10.800,00€
Ajuste:
10.800,00€ − 9.750,00€ = 1.050,00 (a favor)
Asiento de regularización:
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 4721 Hacienda Pública, IVA soportado | 1.050,00 | |
| 6391 Ajustes positivos en IVA de activo corriente | 1.050,00 |
Aquí, el cierre te “devuelve” parte de IVA porque tu actividad deducible ha pesado más de lo previsto.
Ejemplo 2: Prorrata de IVA definitiva inferior a la provisional (ajuste negativo)
Datos:
- Alquiler de locales (deducible): 150.000,00€
- Alquiler de viviendas (exento): 100.000,00€
- Total operaciones: 250.000,00€
- IVA soportado común (corriente): 12.000,00€
- Prorrata provisional: 70%
- IVA deducido durante el año: 12.000,00€ × 70% = 8.400,00€
Prorrata definitiva:
150.000,00 / 250.000,00 = 60%
IVA deducible real:
12.000,00€ × 60% = 7.200,00€
Ajuste:
7.200,00€ − 8.400,00€ = −1.200,00 (en contra)
Asiento de regularización:
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 6341 Ajustes negativos en IVA de activo corriente | 1.200,00 | |
| 4721 Hacienda Pública, IVA soportado | 1.200,00 |
Este es el típico cierre “con disgusto”: dedujiste más de lo debido y toca corregirlo.
Ejemplo 3: Bien de inversión con regularización en varios años
Datos:
- Bien de inversión (ordenador central) comprado en 2020
- IVA soportado del bien: 3.000,00€
- Prorrata en 2020: 65%
- Prorrata definitiva en 2025: 75%
- Diferencia: 10 puntos
Regularización anual orientativa:
3.000,00 × (75% − 65%) / 5 = 3.000,00 × 10% / 5 = 60,00
Si corresponde registrar en el cierre el ajuste acumulado (según el control que lleves y el momento en que proceda), el asiento sería de inversión y con cuentas 4722/6392 (si es a favor).
Asiento (ajuste positivo en inversión):
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 4722 Hacienda Pública, IVA soportado | 300,00 | |
| 6392 Ajustes positivos en IVA de inversiones | 300,00 |
La enseñanza aquí es clave: con inversiones, la prorrata no se “olvida” al año siguiente, hay que llevarlo controlado.