Te enseñamos cómo contabilizar la formación bonificada, un sistema de ayudas públicas en España que permite a las empresas formar a sus trabajadores con un coste reducido o nulo, gracias a la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE, antes conocida como Fundación Tripartita), que incentiva la formación continua de los empleados.
En esencia, la empresa contrata cursos para sus empleados y luego descuenta el coste de esa formación de sus cotizaciones a la Seguridad Social mediante bonificaciones en los seguros sociales.
Es importante contabilizar correctamente la formación bonificada es importante porque asegura que se refleje fielmente el gasto en formación y la ayuda recibida, cumpliendo los requisitos contables y legales, y así evitando problemas en eventuales inspecciones: FUNDAE y la Seguridad Social pueden exigir la devolución de la ayuda si tiene defectos en su proceso.
Consideraciones clave antes de contabilizar la formación bonificada
Antes de registrar ningún asiento contable, conviene tener claras algunas cuestiones legales y prácticas relacionadas con la formación bonificada.
A continuación, repasamos los puntos más importantes que debes considerar:
- Requisitos legales y normativa: La legislación exige que las empresas beneficiarias identifiquen por separado en su contabilidad tanto los gastos de formación bonificada como las bonificaciones aplicadas, bajo la denominación “formación profesional para el empleo” (recogido en el artículo 12.2 del Real Decreto 694/2017 y en la Ley 30/2015). En la práctica, significa que en tu plan de cuentas debes usar cuentas o epígrafes específicos para estos gastos e ingresos, de modo que puedan aislarse fácilmente.
- Comunicación con FUNDAE: Para poder bonificar un curso, la empresa debe comunicar a FUNDAE la acción formativa.
Esto implica registrarse en la aplicación telemática de FUNDAE, calcular el crédito disponible, dar de alta la formación antes de que empiece, y notificar su finalización, aunque si trabajas con una gestoría, pueden realizar este tipo de trámites.
Solo tras completar y justificar el curso (aportando la documentación exigida) la empresa podrá aplicar la bonificación en sus seguros sociales. - Documentación y control: La empresa debe conservar la documentación justificativa de la formación bonificada por al menos 4 años para una futura inspección.
Esto incluye las facturas del curso, los certificados de asistencia o diplomas, el control de asistencia firmado por los participantes, y la documentación de comunicación a FUNDAE. - Crédito de formación disponible: Cada empresa dispone de un crédito anual para formación bonificada, que se determina en función de lo cotizado por formación profesional el año anterior y del tamaño de la empresa.
Por ejemplo, las microempresas de 1 a 9 trabajadores suelen tener un crédito equivalente al 100% de lo cotizado (con un mínimo de 420 €), empresas de 10 a 49 trabajadores un 75%, de 50 a 249 un 60%, y las de más de 250 un 50%, si el coste del curso es mayor, la empres puede hacerse cargo del resto y obtener una bonificación parcial. - Aspectos prácticos del proceso: La bonificación se hace efectiva mediante descuentos en los seguros sociales de la empresa.
¿Qué dice el Plan General de Contabilidad (PGC) sobre la formación bonificada?
El Plan General de Contabilidad español (PGC) no contiene una norma específica única para la formación bonificada, pero sí existen criterios oficiales que orientan su tratamiento contable, pero se basa en dos principios básicos:
- Los gastos en formación de empleados se consideran gastos de personal: Aunque la formación la imparta un tercero, el desembolso tiene naturaleza de gasto de personal porque se realiza en beneficio de los trabajadores de la empresa.
- Las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social por formación se contabilizan siguiendo la normativa de subvenciones del PGC: Esto significa que, a efectos contables, la ayuda recibida se trata como una subvención a la explotación, una ayuda relacionada con la actividad operativa de la empresa, en este caso para formación. En términos simples, la bonificación se reconocerá como ingreso en la cuenta de pérdidas y ganancias, generalmente en el mismo periodo en que se contabiliza el gasto de la formación que cubre.
Hay que aclarar, dado que la bonificación se hace efectiva mediante una reducción en las cuotas de la Seguridad Social, se puede admitir un tratamiento simplificado, restando el importe bonificado del propio gasto de formación (o del gasto de Seguridad Social) en vez de contabilizar un ingreso por subvención, siempre que el efecto no sea materialmente significativo.
Cuentas contables implicadas
- Cuenta 649 Otros gastos sociales
- Cuenta 410/400 Proveedores / Acreedores por prestaciones de servicios
- Cuenta 472 Hacienda Pública, IVA soportado (aunque la mayoría de cursos de formación están exentos de IVA
- Cuenta 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores
- Cuenta 471 Organismos de la Seguridad Social, deudores
- Cuenta 740 Subvenciones a la explotación (o subcuentas específicas para la formación)
- Cuenta 778 Ingresos excepcionales
- Cuenta 572 Bancos
Pasos para contabilizar correctamente una formación bonificada
Paso 1: Contratación de la formación, recepción de la factura y pago
Cuando la empresa contrata el curso para sus empleados, normalmente recibirá una factura del proveedor de formación, es en ese momento, independientemente de que luego se vaya a bonificar, debemos contabilizar el gasto como cualquier otra factura.
Normalmente la empresa de formación ofrece un certificado en el que esta autorizada a impartir cursos según el sistema FUNDAE.
Esto implica registrar el importe como gasto en formación en la cuenta contable 649 y la deuda con el proveedor en la cuenta contable 400, si la factura tiene IVA, también registramos el IVA soportado en la cuenta 472.
Y finalmente realizamos el pago por transferencia bancaria o en efectivo.
Paso 2: Reconocimiento de la bonificación (subvención)
Una vez impartido el curso y cumplidos todos los requisitos, la empresa reconoce que tiene derecho a la bonificación.
En términos contables, aquí es cuando reflejamos el ingreso por subvención y, si usamos la cuenta 471, el crédito frente a la Seguridad Social.
Con este asiento estamos diciendo: «tengo un derecho de 1.000€ que la Seguridad Social me devolverá vía bonificación, y reconozco un ingreso de 1.000€ en mi cuenta de resultados por esa subvención».
Nota: Algunas empresas realizan el paso 2 y el 3 simultáneamente al final del periodo, esperando al momento de pagar los seguros sociales para contabilizar directamente la minoración del gasto en Seguridad Social (642) o registrar el ingreso. Ambas formas son válidas si se hace correctamente, pero lo he separado en diferentes pasos para fines didácticos.
Paso 3: Aplicación del crédito en los Seguros Sociales
Al llegar el momento de liquidar los seguros sociales (normalmente a final de mes o al mes siguiente de realizar el curso), la empresa aplicará la bonificación en su boletín de cotización.
Esto significa que pagará menos importe a la Seguridad Social, y contablemente, cuando registremos el asiento de la Seguridad Social del mes, tendremos en cuenta la bonificación.
Paso 5: Verificaciones finales
Tras aplicar la bonificación, conviene revisar que la contabilidad refleja correctamente la operación: en resultados, tendremos un gasto en 649 y un ingreso en 740 por el mismo importe bonificado, que se compensan.
También es recomendable comprobar que en la cuenta 476 de Seguridad Social se pagó efectivamente la cantidad menor.
Por último, archivaremos la documentación relacionada: factura del curso pagada, documento justificativo de FUNDAE de la bonificación aplicada y cualquier certificado del curso.
De este modo, ante cualquier inspección, podremos demostrar tanto contable como documentalmente la formación bonificada.
Aspectos fiscales a tener en cuenta
Desde el punto de vista fiscal, la formación bonificada tiene algunos matices que conviene comentar, especialmente respecto al Impuesto de Sociedades (IS) y otros tributos:
- Deducibilidad del gasto: Los gastos por formación de personal son fiscalmente deducibles en el Impuesto de Sociedades, igual que otros gastos de personal, siempre que cumplan los requisitos generales (estar justificados, imputados al ejercicio correspondiente, etc.).
En un caso de formación bonificada, la parte del gasto que finalmente asume la empresa (no cubierta por la subvención) será un gasto deducible. ¿Y la parte bonificada? Dado que esa parte la cubre una ayuda, podríamos decir que la empresa no la paga realmente, por lo que en términos netos no supone un gasto para ella. Si se ha contabilizado correctamente (gasto e ingreso), el ingreso por bonificación compensa el gasto, dejando un efecto cero en el resultado contable y fiscal de esa parte. - Ingreso por subvención: La bonificación recibida se considera, a efectos del IS, un ingreso de explotación. No es un ingreso exento ni una renta diferida ni nada especial; tributa como parte del resultado del ejercicio. Sin embargo, como acabamos de mencionar, ese ingreso va ligado a un gasto deducible por el mismo importe, así que su efecto en la base imponible se anula mutuamente.
- Tratamiento de la bonificación no aplicada o indebida: Si una empresa no llega a aplicar la bonificación (p. ej., por un error en la comunicación o porque al final no tenía crédito suficiente), al final el gasto de formación queda como un gasto normal de personal.
Ejemplos de cómo contabilizar cursos bonificados
Para asentar todos estos conceptos, veamos tres ejemplos prácticos con datos ficticios que muestran cómo contabilizar cursos bonificados por la Seguridad Social en distintos escenarios.
Ejemplo 1: Asientos contables formación bonificada al 100%
Una empresa tiene 5 trabajadores y un crédito de formación disponible de 2.000€ este año. Identifica una necesidad formativa y contrata un curso de ofimática para sus empleados con un coste de 1.000€, al ser formación, no incluye IVA.
El curso es bonificable al 100% porque su coste de 1.000 €no supera el crédito.
Recibimos la factura de la formación por parte del proveedor y procedemos a contabilizar el gasto:
| Asiento contable gasto formación | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 649 Otros gastos sociales | 1000 | |
| 400 proveedores | 1000 |
Posteriormente pagamos la formación al proveedores:
| Asiento contable pago formación | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400 proveedores | 1000 | |
| 572 Bancos | 1000 |
El curso ha finalizado y la empresa comunica a FUNDAE los datos para bonificarlo, dado que cumple requisitos, reconoce el derecho a bonificación de 1.000€ y el ingreso asociado en el siguiente asiento contable:
| Asiento contable ingreso formación bonificada | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 471 Organismos Seguridad Social, deudores | 1000 | |
| 740 Subvenciones a la explotación | 1000 |
Y cuando realizamos los seguros sociales, nos sale a pagar 8.000€, pero en que debemos restar 1.000€ de la bonificación de la formación, por lo que el asiento contable de la formación bonificada se realizaría de la siguiente manera:
| Asiento contable descuento seguridad social formación bonificada | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 476 Organismos Seguridad Social, acreedores | 8000 | |
| 471 Organismos Seguridad Social, deudores | 1000 | |
| 572 Bancos | 7000 |
Cómo podemos ver, pagamos 1.000€ de seguros sociales, que es el importe exacto que hemos pagado al proveedor por la formación de los trabajadores.
Ejemplo 2: Curso con bonificación parcial (crédito insuficiente)
Una empresa tiene 20 empleados y un crédito de formación de 1.500€ para el año.
Decide impartir un curso avanzado de marketing digital con un coste de 2.000€, donde en este caso, el crédito disponible de 1.500 € no cubre el 100% del coste del curso, así que la empresa solo podrá bonificar parcialmente la formación, y deberá asumir la diferencia con fondos propios.
Contabilizamos la factura del proveedor y su pago
| Asiento contable gasto formación | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 649 Otros gastos sociales | 2000 | |
| 400 proveedores | 2000 |
| Asiento contable pago formación | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400 proveedores | 2000 | |
| 572 Bancos | 2000 |
Reconocemos la subvención concedida:
| Asiento contable ingreso formación bonificada | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 471 Organismos Seguridad Social, deudores | 1500 | |
| 740 Subvenciones a la explotación | 1500 |
El siguiente mes debemos de pagar 10.000€ de seguros sociales, en la que tenemos que descotar 1.500€ de la bonificación, con el siguiente asiento contable:
| Asiento contable ingreso formación bonificada | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 476 Organismos Seguridad Social, acreedores | 10000 | |
| 471 Organismos Seguridad Social, deudores | 1500 | |
| 572 Bancos | 8500 |
Pagamos 8.500€ de seguros sociales después de descontar la bonificación, y en el resultado del ejercicio tendríamos 500€ de gasto deducible que ha asumido la empresa para la formación de los empleados.
Ejemplo 3: Curso no bonificado por error o exceso de crédito
En el último ejemplo, veamos un caso desafortunado, una empresa planificó un curso esperando bonificarlo, pero por un error administrativo no pudo hacerlo (por ejemplo, comunicó fuera de plazo a FUNDAE, o descubrió que ya había agotado su crédito anual).
Supongamos que la empresa contrató un curso de idiomas por 600€ creyendo que le quedaba crédito, cuando en realidad no tenía crédito disponible.
Inicialmente contabilizó pensando bonificar los 600€, pero finalmente la Seguridad Social reclamo la bonificación, veamos todo el proceso en los asientos contables:
| Asiento contable gasto formación | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 649 Otros gastos sociales | 600 | |
| 400 proveedores | 600 |
| Asiento contable pago formación | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400 proveedores | 600 | |
| 572 Bancos | 600 |
Cómo creíamos en un principio, reconocemos la subvención concedida:
| Asiento contable ingreso formación bonificada | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 471 Organismos Seguridad Social, deudores | 600 | |
| 740 Subvenciones a la explotación | 600 |
El siguiente mes debemos de pagar 5.000€ de seguros sociales, en la descontamos 600€ de la bonificación, con el siguiente asiento contable:
| Asiento contable ingreso formación bonificada | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 476 Organismos Seguridad Social, acreedores | 5000 | |
| 471 Organismos Seguridad Social, deudores | 600 | |
| 572 Bancos | 4400 |
Hasta aquí seguimos el procedimiento del ejemplo 1, pero al mesa siguiente, la Seguridad Social nos envía una carta reclamando los 600€ de la formación bonificada porque la empresa ya no tenía crédito disponible, por lo que nos adjunta una carta de paga para ingresar el dinero de la formación en la seguridad social.
Tenemos que realizar 2 asientos contables, la devolución del importe y la cancelación de la subvención reconocida:
| Asiento contable ingreso formación bonificada | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 471 Organismos Seguridad Social, deudores | 600 | |
| 572 Bancos | 600 |
| Asiento contable ingreso formación bonificada | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 471 Organismos Seguridad Social, deudores | 600 | |
| 740 Subvenciones a la explotación | 600 |
Con este proceso realizaríamos la contabilización de formación bonificada de manera correcta, devolviendo el importe y cancelando la subvención.
Hay veces que la Seguridad Social pueda reclamarte la devolución incrementando el importe de los seguros sociales, o incluso tener que pagar una sanción por defecto de forma en la bonificación.