La contabilización de una nómina implica registrar las transacciones relacionadas con el pago de salarios, impuestos y otras deducciones en la contabilidad de una empresa, en este artículo te muestro el proceso principal cómo contabilizar una nómina.
Generalmente es un asiento que deberemos de realizar todos lo meses si es una empresa que tiene uno o más empleados y en el que el asiendo contable de la nómina incluirá diferentes conceptos por los diferentes factores que rodean a la nómina, como diferentes conceptos de gastos y retenciones.
Conceptos que se aplican en un asiento contable de una nómina
- Gasto del salario bruto: El salario bruto es la cantidad que se acuerda pagar al empleado antes de deducir impuestos y otros conceptos, este salario puede estar compuesto del salario base más complementos y pluses o solo del salario.
- Deducciones: Las deducciones son los montos que se retienen del salario bruto del empleado por concepto de impuestos, contribuciones a la seguridad social y otros descuentos. Estas deducciones deben registrarse en sus respectivas cuentas.
- Salario neto o líquido: Es el importe resultante del salario bruto menos las deducciones, es decir, es el líquido que recibe el empleado en su cuenta bancaria o en efectivo.
Cuentas contables que se utilizan al contabilizar una nómina
- 640 Sueldos y salarios
- 641 Indemnizaciones
- 642 Seguridad Social a cargo de la empresa
- 465 Remuneraciones pendientes de pago
- 476 Organismo de la Seguridad Social, acreedores
- 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas
Estas son las cuentas que se utilizan para contabilizar una nómina sin ninguna circunstancia especial, en caso de que existan embargos en la nómina, anticipos, retribuciones en especie, etc., las cuentas pueden variar, en la parte final del artículo dispones de diferentes supuestos contables sobre nóminas.
Ejemplos de asientos contables de nóminas
Asiento contable básico de nómina
A continuación de muestro el asiento contable principal de una nómina, de un trabajador con su salario base, dos deducciones por seguridad social a cuenta del trabajador y retención de I.R.P.F. (Impuesto a la renta de las personas físicas).
| Asiento Nómina | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | X | |
| 476 Organismo de la Seguridad Social, acreedores | X | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | X | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | X |
En cada nómina que se genere en la empresa, por la ley del seguro social, también se genera un importe por concepto de Seguro Social a cargo de la empresa, que es un porcentaje del salario bruto. Este importe se debe de registrar contablemente el mismo día que se genera la nómina, el asiento contable sería el siguiente:
| Asiento Seguridad Social Empresa | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | X | |
| 476 Organismo de la Seguridad Social, acreedores | X |
Ejemplo real de contabilizar una nómina
Un taller de coches va a pagar a su mecánico su nómina a 30/05/2023 por un salario base de 1.000€, un plus de transporte de 150€ y un concepto de manutención de 50€, y por la parte de deducciones tenemos conceptos de seguridad social por un importe de 76,2€ según porcentajes por ley y una deducción de I.R.P.F. del 12%, a continuación tienes un ejemplo de la nómina.
Ahora vamos a realizar el asiento contable de la nómina según los datos del documento del trabajador, en una empresa generalmente se suman todos los conceptos de salario y pluses se pueden llevar a la misma cuenta (640), aunque algunas empresas lo segmentan, por ejemplo, contabilizar el salario base en la 640001 y un «Plus de productividad» en la 640002, para tener un mejor control en dicho plus que suele ser variable cada mes.
También se juntan los conceptos de seguridad social que se contabilizan en la misma cuenta y la retención de I.R.P.F. se lleva a una cuenta para posteriormente cada trimestre ingresarlo en hacienda.
| Ejemplo Asiento contable Nómina 30/05/2023 | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 1.200 | |
| 476 Organismo de la Seguridad Social, acreedores | 76,2 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 125 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.003,8 |
En el mismo mes también se contabiliza la seguridad social de empresa, normalmente una gestoria nos manda un documento con el importe, en este caso vamos a estimar un importe de 300€ y los contabilizamos en la cuenta contable correspondiente.
| Asiento Seguridad Social Empresa 30/05/2023 | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 300 | |
| 476 Organismo de la Seguridad Social, acreedores | 300 |
Ahora contabilizaremos el pago de la nómina por transferencia bancaria el día 30/05/2023.
| Asiento contable pago nómina trabajador 30/05/2023 | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.003,8 | |
| 572 Bancos | 1.003,8 |
Y por último el cargo en cuenta de los seguros sociales que se hace a 30 días de cuando se genera, es decir el 30/06/2023, que el importe es la suma de la seguridad social del trabajador (76,2) y de la empresa (300) que se encuentra en la cuenta contable 476.
| Cargo en cuenta seguridad social empresa 30/06/2023 | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 476 Organismo de la Seguridad Social, acreedores | 376,2 | |
| 572 Bancos | 376,2 |
