En el PGC (Plan General Contable) establece los elementos obligatorios que deben de incluir las cuentas anuales, que son 5:
- Balance
- Cuenta de resultados (Pérdidas y ganancias)
- Estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN)
- Estado de flujos de efectivo (EFE)
- Memoria
Todos estos informes son de obligado cumplimiento y la información que aparece en los mismos debe de proporcionar una imagen fiel y actual de la empresa, que sean datos fiable y que totalmente comprensibles.
Tienen que presentarse anualmente, desde el 1 de enero del año hasta el 31 de diciembre y se presentan después del sexto mes del año a presentar.
¿Cuáles son los elementos más importantes de las cuentas anuales?
Entre todos los elementos de las cuentas anuales, hay unos que tienen más relevancia que otros, por ejemplo, el balance y la cuenta de resultados muestran la situación financiera de la empresa, y si una persona desea conocer si obtiene beneficios y posee activos sólidos, con esos dos elementos sería suficiente.
De todas maneras, vamos a ver cada uno y la información que incluye.
El Balance
El balance se considera uno de los informes principales de una sociedad, incluso el objetivo de la contabilidad es generar este informe, que refleja la situación del patrimonio de la empresa, y aunque podemos solicitarlo de un periodo determinada, en la cuenta de resultados debe de ser con una periodicidad anual.
Los elementos que aparecen en un balance, también conocido como el balance de situación son:
- Activos: Bienes, derechos y recursos controlados económicamente por la empresa, que son el resultado de transacciones pasadas, de los que se espera en el futuro que la empresa reciba beneficios o rendimiento económicos. Los activos son entre otros los terrenos, locales o naves, máquinas, herramientas, derecho sobre cobros, mercancías, inversiones en acciones, dinero, etc.
- Pasivos: Obligaciones que se forman a partir de transacciones pasadas donde la empresa genera una posible deuda que deriva en la entrega de activos para cancelar dicha deuda. Los pasivos entre otros son los préstamos bancarios, deudas con proveedores, con compañías de suministros, con Hacienda y la Seguridad Social, con los trabajadores, etc.
- Patrimonio neto: Está formado por la parte residual de los activos de una empresa un vez deducido los pasivos, es decir, es el resultado de restar los activos de los pasivos. El patrimonio neto son entres el capital, reservas legales y voluntarias, el resultado, subvenciones, etc.
Con la comparación de dos balances de años consecutivos, podemos apreciar si los recursos que posee la empresa han aumentado o disminuido, en qué cantidad y las razones de dicha variación.
La cuenta de resultados
La cuenta de resultados es el informe anual que muestra si la empresa ha tenido beneficios o perdidas.
El resultado se obtiene de todas las transacciones que se van registrando y que van a la partida de ingresos y gastos de la empresa, proporcionando un importe positivo en caso de beneficio, o un importe negativo en caso de pérdidas.
Nunca confundir con cuentas de tesorería, que solo nos informan de los cobros y los pagos en las cuentas de efectivo del balance.
La cuenta de resultados aparece como una partida en el balance en el patrimonio neto, pero al ser información contable relevante, se debe de emitir un informe desglosando todas sus cuentas.
Es muy importante analizar la cuenta de resultados detenidamente, es el informe que puede determinar que la empresa obtenga más beneficio futuro, ya que nos sirve para crear un plan específico sobre algunas partidas.
Si una empresa venía dando beneficios durante varios años seguidos y de repente un año el resultado son pérdidas, hay que analizar cuál es la causa, que puede estar justificada y no tomar acción, o analizando la causa y tomando acción.
Un ejemplo sería, la bajada de ingresos por ocupación de un hotel al lado de un aeropuerto, porque durante varias semanas cancelaron todos los vuelos por la erupción de un volcán, estarían totalmente justificadas las pérdidas, pero en el mismo caso de un hotel, puede dar pérdidas porque se contrato a mucho personal y las previsiones de ocupación no fueron las estimadas, para el año siguiente se debería de analizar y corregir dichas variaciones.
Estados de cambios en el patrimonio neto
El estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN) son registros contables que afectan directamente al patrimonio neto durante el ejercicio económico.
Como ya dijimos, el patrimonio neto es el resultado de los activos menos los pasivos, por eso conocer los diferentes movimientos que afectan a dicho patrimonio es muy útil para conocer el valor real de la empresa, un informe esencial para inversores o acreedores de una sociedad.
Dentro del ECPN podemos encontrar dos partes:
- Estado de ingresos y gastos reconocidos: Hace referencia a todos los ingresos y gastos que se han generado por la actividad normal de la empresa, como el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias, ingresos y gastos de activos financieros, etc.
- El estado total de cambios en el patrimonio neto: Incluye diferentes cambios relacionados del estado de ingresos y gastos reconocidos, variaciones que tienen su origen en operaciones con los socios o propietarios de la empresa, junto con algunos ajustes contables, como pueden ser subvenciones o donaciones, fondos propios, etc.
Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo (EFE) es un estado financiero de la empresa que informa sobre el origen y la utilización de las corrientes de efectivo y similares.
En este informe se refleja todos los cobres y pagos realizados por la sociedad, donde se puede verificar el origen que ha generado ese efectivo y la utilización del efectivo durante todo el año.
De manera resumida, estamos hablando de todas las entradas y salidas de las cuentas de tesorería, ya sea una caja con dinero físico o las diferentes cuentas bancarias que tengamos en ese momento.
Los flujos de efectivo se pueden generar de diferentes maneras, las principales son por la actividad empresarial, donde deberemos de realizar cobros y pagos, de financiación, relacionados con cuotas de préstamos, cancelaciones totales o parciales de las mismas, o el pago de dividendos a los accionistas de la empresa, y de inversión, que son los que se generan por la compra o venta de activos.
Memoria
La memoria es un documento que su función es ampliar la información de los cuatro anterior puntos, con el objetivo de completar o aclarar variaciones de las mismas que pueden ser importantes para conocer la situación financiera de la empresa.
Este informe es muy importante para inversores y accionistas, ya que reflejan los hechos más importantes de la sociedad, como pueden ser los objetivos de las inversiones, el rendimiento que ha dado una inversión específica, resultados de un nuevo departamento de la empresa, etc.
Su principal función es hacer más comprensible la situación económica y financiera de la empresa, con operaciones únicas realizadas dentro de la sociedad, ya que la memoria esta directamente conectada con el balance, la cuenta de resultados, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
Existen 2 tipos de memoria para realizar:
- Memoria ordinaria: Esta destinada a grandes empresas, debido a que requiere un nivel de información mayor por el gran volumen de negocio que poseen.
- Memoria abreviada: Es la principal de las pequeñas y medianas empresas, que no requiere de un volumen de información muy grande.
