La cuenta contable 642, Seguridad Social a cargo de la empresa contabiliza los gastos que la empresa debe asumir relacionados con las contribuciones a la Seguridad Social de sus trabajadores.
Esencialmente, esta cuenta refleja la parte de las cotizaciones sociales que son responsabilidad directa del empleador y que se relacionan con las obligaciones legales o contractuales que tiene la empresa con respecto a sus empleados en términos de seguridad social.
Esta cuenta es muy importante para la correcta administración de las cargas sociales de una empresa, ya que permite un seguimiento detallado de los costos laborales que no son salarios directos pero que constituyen un gasto significativo para la empresa.
Características de la Cuenta 642
La naturaleza de la cuenta 642 es deudora, dado que representa un gasto para la empresa.
Se utiliza principalmente para reflejar las aportaciones que la empresa realiza a la seguridad social, que son independientes de las deducciones que se hacen del salario del trabajador.
Esta cuenta se activa cada vez que se realizan las nóminas, y tiene dos partes, los gastos por las cuotas de la seguridad social por parte de la empresa y también los gastos de seguridad social que pertenece a los trabajadores que deducimos de sus nóminas.
Descripción de la cuenta 642 en el Plan General de Contabilidad
Cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realizan.
Se cargará por las cuotas devengadas, con abono a la cuenta 476.
Ejemplo
Supongamos que una empresa realiza el cálculo de la nómina de sus empleados el día 30 de abril de 2024. Entre los gastos correspondientes figura la seguridad social a cargo de la empresa, que asciende a 5.000 euros. Este sería el asiento contable correspondiente:
| Fecha | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 30/04/2024 | 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 5.000 € | |
| 30/04/2024 | 476 Organismos de la Seguridad Social acreedores | 5.000 € |
En este ejemplo, la empresa registra un gasto de 5.000 euros en la cuenta 642, que refleja las contribuciones a la seguridad social que son responsabilidad de la empresa. Esta cantidad es contrarrestada en la cuenta 476, que refleja las obligaciones pendientes con la seguridad social, indicando que el monto ha sido contabilizado pero aún no ha sido pagado.
Preguntas
¿Qué tipos de contribuciones sociales se registran en la cuenta 642 y cuáles son las más comunes?
La cuenta 642 se utiliza para registrar las contribuciones de la empresa a la Seguridad Social, que incluyen las cotizaciones por contingencias comunes, contingencias profesionales (como accidentes de trabajo y enfermedades profesionales), desempleo, Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) y formación profesional.
Las más comunes son las contribuciones por contingencias comunes y por desempleo.
¿Cuál es la diferencia entre la cuenta 642 y la cuenta 476 «Organismos de la Seguridad Social acreedores»?
La cuenta 642 registra los gastos de la empresa destinados a la Seguridad Social, es decir, lo que la empresa paga en concepto de contribuciones sociales, y la cuenta 476 es una cuenta de pasivo donde se registran las deudas pendientes de la empresa hacia la Seguridad Social.
Mientras que la cuenta 642 muestra un gasto, la cuenta 476 refleja una obligación financiera que aún no ha sido saldada.
¿Cómo se determina el monto a registrar en la cuenta 642 durante el proceso de cálculo de la nómina?
El monto se calcula en base a los porcentajes establecidos por la ley para cada tipo de contribución social, aplicados sobre los salarios bruto de los empleados.
La suma total de estas contribuciones, que son responsabilidad del empresario, constituye el importe que se registra en la cuenta 642 en cada período de pago.
¿En qué momento se realiza el asiento contable en la cuenta 642 y cómo afecta esto al cierre del ejercicio contable?
El asiento en la cuenta 642 se realiza en el momento del cálculo de la nómina, generalmente al final del período de pago (mensualmente, en la mayoría de los casos).
Este registro afecta al cierre del ejercicio contable ya que incrementa los gastos de personal, reduciendo el resultado del ejercicio (beneficio antes de impuestos) y proporcionando una visión clara de las obligaciones sociales de la empresa durante el año.
¿Cómo interactúa la cuenta 642 con otras cuentas de gastos de personal en los asientos contables?
La cuenta 642 se utiliza junto con otras cuentas de gasto de personal, como los salarios (cuenta 640) y otras remuneraciones (cuenta 641), en un asiento contable compuesto que refleja el coste total del personal.
Mientras la cuenta 640 y 641 reflejan los gastos directos por remuneraciones, la cuenta 642 añade los gastos relacionados con la seguridad social a cargo de la empresa.
¿Qué sucede con la cuenta 642 en caso de bonificaciones o subvenciones por parte de la Seguridad Social?
Las bonificaciones o subvenciones se contabilizan como una disminución en el gasto a reportar en la cuenta 642.
Esto reduce el importe total de las contribuciones de seguridad social que la empresa debe financiar, reflejando el beneficio económico de dichas bonificaciones o subvenciones.
