La cuenta contable 640 Sueldos y Salarios refleja el gasto del salario de los empleados por su trabajo en la empresa, pudiendo componerse del salario base más otros complementos de salario que tenga en la nómina, o compuesto solo del salario base.
Este tipo de cuenta se utiliza para registrar los importes brutos devengados por los trabajadores como contraprestación de los servicios prestados durante un periodo contable.
La importancia de esta cuenta radica en su impacto directo sobre el coste laboral de la empresa y, consecuentemente, sobre su resultado económico, y además juega un papel crucial en la determinación de las obligaciones tributarias y de Seguridad Social que debe cumplir la empresa.
Características de la Cuenta Contable 640
La cuenta 640 es de naturaleza deudora, lo que significa que los aumentos en esta cuenta se registran por el debe y los descensos por el haber, aunque en la práctica común esta cuenta raramente registra apuntes al haber.
Su uso está generalizado en todos los sectores económicos que emplean personal, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones, y es vital tanto para la contabilidad interna como para el cumplimiento de las normativas laborales y fiscales.
Los movimientos más usuales en esta cuenta incluyen el registro del gasto de las nóminas mensuales, con su correspondiente pago, así como las provisiones mensuales o anuales para sueldos y salarios.
Definición de la cuenta 640 en el PGC
Remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa.
Se cargará por el importe íntegro de las remuneraciones devengadas:
a1) Por el pago en efectivo, con abono a cuentas del subgrupo 57.
a2) Por las devengadas y no pagadas, con abono a la cuenta 465.
a3) Por compensación de deudas pendientes, con abono a las cuentas 254, 460 y 544 según proceda.
a4) Por las retenciones de tributos y cuotas de la Seguridad Social a cargo del personal, con abono a cuentas del subgrupo 47.
Ejemplo de uso
Supongamos que el día 30 de abril de 2024 se realiza el pago en una empresa de nóminas a sus empleados por un total de 50.000 € brutos, la cuenta contable 640 Sueldos y salarios se usa de la siguiente manera:
| Fecha | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 30/04/2024 | 640 Sueldos y Salarios | 50.000 € | |
| 30/04/2024 | 476 Organismos de la Seg. Soc. | 15.000 € | |
| 30/04/2024 | 4751 H.P. Acreedora por retenciones practicadas | 5.000 € | |
| 30/04/2024 | 465 Remuneraciones pendientes de pago | 60.000 € |
| Fecha | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 30/04/2024 | 465 Remuneraciones pendientes de pago | 60.000 € | |
| 30/04/2024 | 572 Bancos | 60.000 € |
Cuando la empresa paga los sueldos y salarios, generalmente se realiza en un mismo asiento el gasto de todos los salarios del personal, no se realiza solo de una persona.
En algunas empresas pueden contabilizar el gasto de sueldos y salarios por departamento, pero porque enfocan esta partida contable en datos para analizar en el futuro el gasto y adaptar las previsiones de presupuesto a estas partidas.
También veremos que los gastos del salario este compuesto por diferentes conceptos, por ejemplo, se puede cobrar 1.000 € de salario base, 100 € de manutención, 100€ de plus de productividad, etc., siendo estos gastos imputables a la cuenta 640 en una sola cuenta o en varias, dependiendo de nosotros como contabilizarlo, te pongo el ejemplo con los importes:
- Con los importes anteriores, podemos contabilizar en la cuenta 640001 Sueldos y Salarios 1.200€.
- O podemos crear 640001 y llamarla «Salario Base», la 640002 y llamarla «Manutención» y la 640003 y llamarla «Plus de Productividad», y en cada un contabilizar el importe correspondiente, siendo el saldo de la cuenta 640 Sueldos y Salarios 1.200€ como en el punto anterior.
Preguntas
¿Cuál es la diferencia entre la cuenta 640 Sueldos y Salarios y la cuenta 642 Remuneraciones a largo plazo?
La cuenta 640, Sueldos y Salarios, registra los pagos de nómina regulares y periódicos que la empresa realiza a sus empleados, incluyendo salarios, pagas extras, y otros pagos directos a corto plazo.
Por otro lado, la cuenta 642, Remuneraciones a largo plazo, se utiliza para registrar compensaciones que se pagan en un horizonte temporal más largo, como pueden ser los planes de pensiones, indemnizaciones por años de servicio, o cualquier otro tipo de beneficio que se otorgue al trabajador que no sea inmediato.
¿Cómo afecta el registro en la cuenta 640 a la cuenta de resultados de la empresa?
Los registros en la cuenta 640 afectan directamente a la cuenta de resultados de la empresa, ya que representan una parte significativa de los gastos operativos.
Al aumentar los gastos en Sueldos y Salarios, disminuye el resultado operativo y, por ende, el beneficio neto de la empresa.
Esto refleja la inversión en capital humano, que es vital para el funcionamiento de la empresa, pero también representa una reducción en la rentabilidad si no se gestiona eficientemente.
¿Cómo se contabilizan las horas extras en la cuenta 640?
Las horas extras se contabilizan en la cuenta 640 al igual que el salario baso o los complementos, pudiendo usarlo como un aumento en la cuenta 640001 o usar una cuenta, por ejemplo, 640009 «Horas Extra» para ello.
¿Cómo se relaciona la cuenta 640 con las declaraciones de la Seguridad Social y el IRPF?
La cuenta 640 está estrechamente relacionada con las obligaciones tributarias de la empresa, incluyendo las declaraciones de la Seguridad Social y el IRPF.
Los importes registrados en esta cuenta forman la base para calcular las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones del IRPF que la empresa debe deducir de los salarios y pagar a la Agencia Tributaria.
¿Qué documentación debe soportar los asientos contables realizados en la cuenta 640?
Los asientos contables en la cuenta 640 deben estar respaldados por nóminas detalladas, contratos de trabajo, acuerdos de compensación y cualquier otra documentación que justifique los pagos realizados a los empleados.
Como buen administrativo contable que somos, es necesario mantener registros de las horas trabajadas, incluyendo las horas extras, y de cualquier otro factor que afecte la remuneración, esta documentación es esencial para validar los gastos ante una revisión contable o fiscal, siempre y cuando no dispongamos de un departamento de Recursos Humanos independiente en la empresa.
¿Cómo afectan las bajas por enfermedad o permisos remunerados a los registros en la cuenta 640?
Las bajas por enfermedad o permisos remunerados también se registran en la cuenta 640, ya que constituyen pagos a los empleados, aunque estos no estén trabajando temporalmente.
Estos pagos son parte de los beneficios laborales que la empresa ofrece y deben ser contabilizados de manera precisa para reflejar correctamente el coste laboral durante el periodo en que se otorgan dichas bajas o permisos.
