En este artículo te explicamos cómo contabilizar dietas y gastos de viaje conforme al Plan General de Contabilidad (PGC) y a la ley, ya que estos tipos de gastos muchas empresas los «cuelan» para imputar gasto y muchas veces no son deducibles. Conocer bien estos procedimientos te permitirá mantener una contabilidad ordenada, maximizar las deducciones fiscales y evitar problemas en caso de inspección.
Los gastos de viaje y las dietas forman parte habitual de la operativa de muchas empresas, especialmente en contextos donde los desplazamientos laborales son frecuentes, sobre todo en empresas dedicadas a prestar servicios específicos, como mantenimiento de maquinaria, limpieza, instalaciones, etc.
¿Qué son las dietas y los gastos de viaje?
Las dietas y gastos de viaje son compensaciones económicas que una empresa entrega a sus empleados cuando estos deben desplazarse fuera de su lugar de trabajo habitual por motivos laborales.
Su finalidad es cubrir los gastos que el trabajador asume durante ese desplazamiento: transporte, comidas, alojamiento, entre otros.
Diferencia entre dietas y gastos de viaje
Aunque a menudo se utilizan como sinónimos, conviene diferenciar ambos conceptos:
- Las dietas se refieren concretamente a la compensación por manutención y alojamiento cuando el empleado está fuera por trabajo.
- Los gastos de viaje abarcan todos los desembolsos realizados durante el desplazamiento: transporte (kilometraje, billetes, taxis), peajes, aparcamiento, comidas, hotel, etc.
Esta distinción es relevante porque afecta tanto a la cuenta contable utilizada como al tratamiento fiscal.
¿Qué debemos tener en cuenta para contabilizar dietas y gastos de viaje?
La contabilización de dietas y gastos de viaje requiere no solo aplicar correctamente los principios contables, sino también cumplir con una serie de requisitos clave para que dichos gastos sean deducibles.
Documentación y justificación necesaria
Para que un gasto de viaje sea aceptado contablemente y fiscalmente deducible, debe estar debidamente documentado y justificado. Es imprescindible conservar:
- Facturas de transporte (billetes, gasolina, peajes).
- Facturas o recibos de alojamiento.
- Comprobantes de manutención (comidas, cenas, etc.).
- Cualquier otro justificante relacionado con el desplazamiento.
Límites de exención fiscal
La normativa fiscal establece límites máximos para que las dietas y gastos de viaje estén exentos de tributación. Estos límites varían según si el desplazamiento incluye pernocta y si se realiza en territorio nacional o en el extranjero:
- Con alojamiento (pernocta):
- En territorio nacional: 53,34€ por día.
- En el extranjero: 91,35€ por día.
- Sin alojamiento (sin pernocta):
- En territorio nacional: 26,67€ por día.
- En el extranjero: 48,08€ por día.
Además, si el desplazamiento se realiza con vehículo propio, el importe exento por kilometraje es de 0,19€ por kilómetro recorrido, incluyendo también peajes y aparcamiento como gastos deducibles.
Duración máxima de exención
Las dietas solo están exentas de tributación durante un período máximo de 9 meses consecutivos. Si el trabajador permanece desplazado por más tiempo, las cantidades que reciba a partir del noveno mes deberán tributar como retribución en especie y se incluirán en la base del IRPF.
Diferenciación según el motivo del viaje
El objetivo del desplazamiento también determina el tratamiento contable:
- Si el viaje está relacionado con la promoción de la empresa, relaciones públicas o representación, se considera un gasto de representación.
- Si el viaje está relacionado con la actividad ordinaria de la empresa, se trata de un gasto de viaje ordinario.
Esta distinción es importante para elegir correctamente la cuenta contable a utilizar (como veremos más adelante).
Lo que establece el PGC
El Plan General de Contabilidad (PGC) no dedica una norma específica a dietas o gastos de viaje, pero establece un marco general que permite registrar correctamente estos gastos dentro del grupo 6, relacionado con «Compras y Gastos».
Marco normativo aplicable
El PGC se basa en el principio de devengo, lo que significa que los gastos deben contabilizarse en el momento en que se generan, no cuando se pagan.
Así, un gasto de viaje debe registrarse cuando el empleado realiza el desplazamiento, aunque la empresa lo pague días después o lo reembolse más adelante.
Clasificación según la naturaleza del gasto
Dependiendo del motivo del desplazamiento, el gasto puede clasificarse en:
- Gastos de representación: si el viaje tiene como objetivo promocionar la empresa, asistir a ferias, encuentros con clientes, etc.
- Gastos de viaje ordinarios: si el desplazamiento forma parte del trabajo habitual (visitas técnicas, reuniones internas, etc.).
- Retribución salarial: si los importes se abonan como parte del salario del empleado, en nómina.
Tratamiento del IVA
El IVA soportado en los gastos de viaje debe registrarse por separado en la cuenta 472 Hacienda Pública, IVA soportado.
Sin embargo, no todo el IVA es deducible:
- Sí es deducible: el IVA de alojamiento y transporte.
- No es deducible: el IVA correspondiente a gastos de manutención (comidas, bebidas, etc.), según la normativa fiscal vigente.
Por tanto, al contabilizar gastos de viaje, conviene desglosar bien los conceptos para separar el IVA deducible del no deducible.
Perfecto, continuamos con la siguiente sección reescrita del artículo: Cuentas contables para dietas y gastos de viaje. El contenido se presenta de forma clara, didáctica y estructurada por tipos de gasto y su correspondiente cuenta.
Cuentas contables utilizadas
En función del tipo de viaje, su finalidad y la forma en que se reembolsen los gastos, se utilizan distintas cuentas contables.
Cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas
Se utiliza cuando el viaje tiene un objetivo promocional o de representación. Por ejemplo:
- Reuniones con clientes o proveedores.
- Participación en ferias, congresos o eventos del sector.
- Acciones orientadas a mejorar la imagen de la empresa.
Esta cuenta recoge aquellos gastos destinados a dar visibilidad o reforzar la presencia comercial de la empresa en el mercado.
Cuenta 629 Otros servicios
Es la cuenta más utilizada para los desplazamientos habituales del personal. Incluye:
- Transporte (billetes, kilometraje, taxis, aparcamiento, peajes).
- Alojamiento durante viajes laborales.
- Comidas vinculadas a la actividad ordinaria de la empresa.
Se emplea cuando el viaje responde a necesidades operativas normales: visitas técnicas, instalaciones, reuniones internas, etc.
Cuenta 640 Sueldos y salarios
Se utiliza cuando la empresa incluye los gastos de viaje como complemento salarial en la nómina del trabajador. Esto implica:
- Que el importe se considera parte del salario.
- Que está sujeto a cotización y retención de IRPF.
Es una práctica poco habitual, pero puede darse en trabajadores que viajan con frecuencia y pactan un complemento fijo mensual.
Cuenta 649 Otros gastos sociales
En algunos casos, cuando los gastos no pueden registrarse como parte del salario pero tampoco se encuadran claramente como servicios exteriores, se utiliza la cuenta 649. Es útil para gastos relacionados con el bienestar del personal no considerados retribución directa.
Cuenta 472 Hacienda Pública, IVA soportado
Esta cuenta recoge el IVA deducible en los gastos de transporte y alojamiento. Es importante tener en cuenta:
- No se puede deducir el IVA de manutención (comidas, cenas, etc.).
- El gasto debe estar perfectamente documentado con factura válida.
- La factura debe estar a nombre de la empresa o, en su defecto, del empleado actuando en nombre de esta.
En todos los casos, si el gasto se ha pagado directamente por el trabajador y luego se le reembolsa, también se utilizará la cuenta 465 Remuneraciones pendientes de pago.
Perfecto, a continuación te presento los ejemplos prácticos de contabilización de dietas y gastos de viaje, reescritos con estilo claro, explicativo y con los asientos contables presentados en tablas con el formato que hemos venido utilizando.
Contabilizar nóminas
Contabilizar bonificación de gasolina
Contabilizar gastos no deducibles
Ejemplos de cómo contabilizar dietas y gastos de viaje
Ejemplo 1: Viaje comercial con gastos de representación
El director comercial de la empresa Servicios Profesionales ABC, S.L. viaja a Barcelona para reunirse con clientes y asistir a una feria del sector.
Gastos justificados
- Billete de tren: 120€ + 25,20€ IVA
- Hotel (2 noches): 200€ + 42€ IVA
- Comidas (dentro de límites exentos): 80€
- Taxi aeropuerto-hotel-oficinas: 45€ + 9,45€ IVA
- Total gasto: 521,65€
Dado que se trata de un viaje con fines comerciales y de representación, se utiliza la cuenta 627. El gasto ha sido adelantado por el trabajador y será reembolsado posteriormente.
Asiento contable por los gastos del viaje:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas | 445,00 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 76,65 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 521,65 |
Asiento contable por el reembolso al empleado:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 521,65 | |
| 572 Bancos | 521,65 |
Ejemplo 2: Viaje de trabajo con vehículo propio
Un técnico de la empresa Instalaciones Técnicas Delta, S.A. realiza una instalación a 200 km de distancia y usa su vehículo particular.
Gastos justificados
- Kilometraje: 400 km × 0,19€ = 76€
- Peajes: 25€ + 5,25€ IVA
- Aparcamiento: 15€ + 3,15€ IVA
- Comida (dieta): 35€
- Total gasto: 159,40€
El viaje corresponde a una actividad operativa habitual, por tanto se utiliza la cuenta 629. El gasto es reembolsado al trabajador.
Asiento contable por los gastos del viaje:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 629 Otros servicios | 151,00 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 8,40 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 159,40 |
Asiento contable por el reembolso al empleado:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 159,40 | |
| 572 Bancos | 159,40 |
Perfecto, continuamos con el último ejemplo práctico.
Ejemplo 3: Gastos de viaje incluidos en la nómina
La empresa Consultoría Gamma, S.L. decide incluir en la nómina mensual de abril los gastos de viaje de un consultor que se desplaza regularmente por motivos laborales.
Datos del mes
- Dietas de manutención: 180€ (dentro de los límites exentos)
- Transporte justificado: 320€ + 67,20€ IVA
- Total a incluir en nómina: 567,20€
- Salario base del empleado: 2.500,00€
- Retención IRPF: 15%
- Cotizaciones Seguridad Social: 1.012,17€
- Retención IRPF calculada: 459,43€
- Neto a pagar: 1.662,80€
Como los gastos se incluyen en la nómina, se registra todo en la cuenta 640 Sueldos y salarios, y se declara el IVA deducible solo en los gastos que lo permiten. El resto queda como componente salarial exento.
Asiento contable por la nómina completa:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 3.067,20 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 67,20 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social | 1.012,17 | |
| 4751 Hacienda Pública, retenciones IRPF | 459,43 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.662,80 |
Asiento contable por el pago al empleado:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.662,80 | |
| 572 Bancos | 1.662,80 |