En la gestión diaria de cualquier empresa, es habitual encontrarse con pequeñas diferencias de importes que surgen al registrar cobros, pagos o ajustes, por eso cada cierto tiempo, como buenos contables, debemos de contabilizar pequeños descuadres para cuadrar la contabilidad hasta el último céntimo.
Las causas más comunes suelen estar relacionadas con redondeos automáticos, comisiones bancarias no previstas o errores menores en la introducción de datos, que por su escasa magnitud, estos descuadres no suelen alterar la imagen fiel de las cuentas, pero deben resolverse aplicando criterios contables prácticos y coherentes.
Este artículo explica cómo identificar, analizar y registrar correctamente los pequeños descuadres según PGC, aplicando los principios contables generales sin complicar innecesariamente la operativa diaria.
¿Qué se consideran pequeños descuadres contables?
Los pequeños descuadres contables son diferencias mínimas que pueden surgir durante las operaciones habituales de la empresa y que, por su escasa cuantía, no afectan de forma significativa a la información financiera.
Suelen estar comprendidos entre unos pocos céntimos y varios euros, dependiendo del tamaño y volumen de actividad de la empresa.
Entre las causas más habituales están los redondeos de IVA por diferencias entre sistemas, comisiones bancarias no registradas, errores manuales en facturas o pequeñas variaciones en cobros y pagos, donde en todos estos casos, la importancia relativa del importe es mínima y no justifica un procedimiento complejo de corrección.
Lo esencial es recordar que, aunque representan diferencias reales, estos descuadres se consideran aceptables siempre que no distorsionen la imagen fiel de la contabilidad ni se acumulen hasta volverse significativos en conjunto.
¿Qué dice el PGC?
El PGC no dedica un tratamiento específico a los pequeños descuadres, pero sí establece principios contables generales que permiten resolver estas situaciones de forma adecuada, te explico cuáles son.
Principio de importancia relativa
Este principio permite no aplicar estrictamente un criterio contable cuando el efecto de la diferencia es insignificante, en otras palabras, se acepta un tratamiento siempre que no se altere la imagen fiel de las cuentas anuales ni se comprometa su comprensión global.
Gracias a este principio, los contables pueden resolver diferencias de escasa cuantía sin necesidad de ajustes complejos ni reclasificaciones exhaustivas, utilizando criterios prácticos ajustados a la realidad de cada empresa.
Principio de correlación de ingresos y gastos
El PGC exige que los ingresos y los gastos se registren en el mismo periodo económico en el que se producen, por ello, los descuadres deben ajustarse en el momento en que se detectan, manteniendo así la adecuada imputación temporal de los resultados.
Este principio garantiza que incluso los ajustes menores se contabilicen de forma oportuna y no queden pendientes o acumulados indebidamente, lo que facilita una contabilidad más clara y precisa.
Criterios de clasificación contable
En función del origen del descuadre, pueden emplearse diferentes cuentas del PGC para registrar el ajuste.
Las más comunes pertenecen a los subgrupos 66/76 (ajustes financieros), 67/77 (ajustes excepcionales) o 65/75 (resultados ordinarios de gestión), en función de la naturaleza del ingreso o gasto generado por la diferencia.
Consideraciones antes de contabilizar
Antes de registrar cualquier diferencia, es necesario analizar su origen con precisión, así determinaremos si se trata de un redondeo aceptable, una comisión no prevista, un error en el pago o una variación por tipo de cambio, no debemos irnos directamente a contabilizar el descuadre en una cuenta contable.
Por ejemplo, un redondeo provocado por diferencias en los sistemas de facturación se considera normal, mientras que una comisión bancaria debería tratarse como un gasto financiero, en cambio, un descuadre que responde a una diferencia voluntaria de pago puede requerir una revisión comercial o contractual.
También considerar que una diferencia de 2 euros puede ser irrelevante para una gran empresa, pero representar un 1% de una factura para un autónomo, por lo que es importante evaluar el efecto acumulado durante el ejercicio, ya que múltiples diferencias pequeñas podrían volverse relevantes en conjunto.
Una vez definida una política contable para estos ajustes, debe aplicarse de forma coherente durante todo el ejercicio y mantenerse entre ejercicios salvo justificación.
Por ejemplo, si una empresa decide registrar todos los redondeos menores de 1€ en la cuenta 669, debe seguir ese mismo criterio en todos los casos similares, evitando decisiones arbitrarias que puedan generar inconsistencias en los estados financieros.
Cuentas contables utilizadas en pequeños descuadres
- 669 Otros gastos financieros: Para registrar diferencias negativas de escasa cuantía, como redondeos, comisiones bancarias no previstas o ajustes menores en transferencias.
- 668 Diferencias negativas de cambio: Se utiliza cuando hay pequeñas pérdidas por variaciones en el tipo de cambio en operaciones en moneda extranjera.
- 769 Otros ingresos financieros: Para redondeos positivos, cobros ligeramente superiores o ingresos financieros menores derivados de diferencias a favor de la empresa.
- 768 Diferencias positivas de cambio: Recoge pequeñas ganancias por tipo de cambio cuando se liquidan cobros o pagos en divisa extranjera.
- 678 Gastos excepcionales: Solo debe emplearse para ajustes extraordinarios de carácter excepcional, aunque el importe sea bajo.
- 659 Otras pérdidas en gestión corriente: Para registrar pérdidas no financieras menores, como ajustes de caja o diferencias menores en inventarios.
- 778 Ingresos excepcionales: Se emplea en situaciones poco frecuentes con ingresos extraordinarios que no forman parte de la actividad normal.
- 759 Otros ingresos de gestión corriente: Alternativa para registrar ingresos menores no financieros, que no sean excepcionales ni estrictamente financieros.
Ejemplos de contabilización de pequeños importes
Ejemplo 1: Descuadre por redondeo automático
Datos del caso:
- Empresa: Comercial López, S.L.
- Factura emitida: 158,43€
- Cobro recibido: 158,44€
- Diferencia: +0,01€
- Causa: Redondeo entre sistemas informáticos
Análisis: El descuadre es causado por un redondeo automático al alza en el sistema de cobro del cliente, tratándose de una diferencia mínima y recurrente, habitual en sistemas que manejan operaciones con IVA.
No tiene un impacto relevante ni requiere corrección más allá del ajuste contable.
Contabilización:
- Registro previo de la factura:
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 158,43 | |
| 705 Prestación de servicios | 130,85 | |
| 477 IVA repercutido | 27,58 |
- Registro del cobro con diferencia positiva:
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 572 Bancos c/c | 158,44 | |
| 430 Clientes | 158,43 | |
| 769 Otros ingresos financieros | 0,01 |
Justificación: El ingreso de 1 céntimo se clasifica como un ingreso financiero menor, originado por un redondeo no intencionado, su importancia es nula en términos económicos y el uso de la cuenta 769 es el más apropiado.
Ejemplo 2: Descuadre por comisión bancaria no prevista
Datos del caso:
- Empresa: Servicios Técnicos, S.A.
- Factura emitida: 2.500,00€
- Cobro recibido: 2.497,50€
- Diferencia: -2,50€
- Causa: Comisión de transferencia internacional cargada al ordenante
Análisis: La diferencia se debe a una comisión bancaria efectiva no prevista en el momento de emitir la factura. Aunque el importe es pequeño, representa un gasto real relacionado con el proceso de cobro.
En estos casos, lo más apropiado es utilizar la cuenta 669 como gasto financiero.
Contabilización:
- Registro del cobro con diferencia negativa:
| Cuenta contable y concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 572 Bancos c/c | 2.497,50 | |
| 669 Otros gastos financieros | 2,50 | |
| 430 Clientes | 2.500,00 |
Justificación: El ajuste refleja la comisión bancaria como un gasto financiero menor, separado del importe del cliente. Esta diferencia se considera inmaterial y propia de la operativa habitual, por lo que se registra directamente sin necesidad de reclamación o ajuste adicional.
Ejemplo 3: Regularización de pequeñas diferencias al cierre
Datos del caso:
- Empresa: Distribuciones Norte, S.L.
- Contexto: Al cierre del ejercicio se identifican varios saldos residuales
- Cliente García (430.001): saldo deudor de 0,03€
- Cliente Martín (430.015): saldo acreedor de 0,07€
- Proveedor Suministros (400.005): saldo acreedor de 0,02€
- Situaciones similares en otras cuentas
- Total neto favorable: 0,28€
Análisis: Se trata de ajustes residuales acumulados durante el ejercicio, fruto de pequeñas diferencias que no se corrigieron al momento. Aunque cada importe es insignificante, es recomendable regularizarlos para cerrar el ejercicio con saldos limpios y evitar arrastrar descuadres innecesarios.
Contabilización:
- Ajuste individual en cuentas con saldo deudor:
| Cuenta contable y concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 669 Otros gastos financieros | 0,03 | |
| 430.001 Cliente García | 0,03 |
- Ajustes en cuentas con saldo acreedor:
| Cuenta contable y concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 430.015 Cliente Martín | 0,07 | |
| 769 Otros ingresos financieros | 0,07 |
| Cuenta contable y concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400.005 Proveedor Suministros | 0,02 | |
| 769 Otros ingresos financieros | 0,02 |
- Alternativa práctica (regularización conjunta):
| Cuenta contable y concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 430 Clientes (varias subcuentas) | 0,10 | |
| 400 Proveedores (varias subcuentas) | 0,18 | |
| 769 Otros ingresos financieros | 0,28 |
Justificación: Este tipo de asiento permite cerrar el ejercicio con cuentas de terceros saneadas, evitando que pequeñas diferencias se arrastren a ejercicios siguientes. El importe total, aunque favorable, es claramente inmaterial, y su registro asegura una contabilidad ordenada.