Cuando una empresa revisa sus cuentas, no es raro encontrar facturas que no se registraron a tiempo en el ejercicio correspondiente, por eso contabilizar correctamente estas facturas atrasadas no solo ayuda a presentar una imagen fiel de la empresa, sino que también es crucial para cumplir con la normativa contable y fiscal.
Esto puede suceder por diversos motivos: errores administrativos, pérdida de documentos, retrasos en la emisión o en la recepción de las facturas, o simplemente por falta de control interno.
El Plan General de Contabilidad (PGC) ofrece criterios específicos para abordar este tipo de situaciones, especialmente a través del principio de devengo y las normas sobre corrección de errores contables.
Veamos en este artículo todos los aspectos a tener en cuenta en este tipo de facturas, desde la normativa, las cuentas contables, y ejemplos prácticos de los asientos contables de estas operaciones.
¿Qué se considera factura atrasada?
Una factura atrasada es aquella que no se ha registrado en el periodo contable que le corresponde según el principio de devengo, incluyendo tanto facturas emitidas como recibidas que, por diferentes causas, no llegaron a contabilizarse cuando debían.
Podemos distinguir dos casos principales:
- Facturas pendientes de recibir: Son aquellas operaciones que ya se han realizado, pero cuya factura aún no se ha emitido o no ha llegado a la empresa, aun así, el gasto o ingreso debe reflejarse en la contabilidad del ejercicio en que se generó.
- Facturas recibidas fuera de plazo: En este caso, la empresa recibe la factura tras cerrar el ejercicio contable al que corresponde, pero requiere un tratamiento correcto para no alterar indebidamente los resultados del ejercicio en curso.
Consideraciones antes de contabilizar
El principio de devengo
Es la piedra angular del tratamiento contable de las facturas atrasadas, y es que el PGC establece que los hechos económicos deben registrarse cuando ocurren, no cuando se cobran o se pagan.
Esto implica que si un servicio se prestó en diciembre, pero la factura se recibe en enero, debe reconocerse como gasto o ingreso del año anterior. Ignorar esto distorsionaría los resultados y rompería con la imagen fiel de la empresa.
Imagen fiel y consecuencias del error
Registrar una factura atrasada en el ejercicio equivocado puede generar consecuencias negativas:
- Distorsión de los resultados contables del año actual y del anterior.
- Informes financieros poco fiables, que dificultan la toma de decisiones.
- Problemas fiscales, como deducciones indebidas o retrasadas.
- Riesgo de sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
La contabilidad no es solo un requisito legal, sino una herramienta que debe reflejar fielmente la realidad económica de la empresa.
Plazos y prescripción
Al tratar facturas atrasadas, hay que tener en cuenta dos aspectos legales importantes:
- Deducción del IVA soportado: El plazo máximo para deducir el IVA es de cuatro años desde la emisión de la factura, si se supera este periodo, ya no podrá incluirse en la declaración del impuesto.
- Prescripción de facturas: El derecho a reclamar una factura también caduca:
- Entre empresas o autónomos: 5 años.
- A particulares: 3 años.
- A Administraciones públicas: 4 años.
Controlar estos plazos es clave para no perder derechos fiscales o comerciales.
Pasos para contabilizar facturas atrasadas
Identificar el tipo de factura atrasada
El primer paso consiste en determinar a qué ejercicio pertenece la factura, ya que el tratamiento contable varía en función de su origen.
Podemos encontrarnos con tres casos distintos:
- Una factura que corresponde a un ejercicio anterior ya cerrado.
- Una factura pendiente de recibir del ejercicio actual.
- Una factura pendiente de emitir del ejercicio actual.
La correcta clasificación es esencial para aplicar el asiento adecuado y evitar errores contables.
Evaluar la importancia del importe
Según el principio de importancia relativa del Plan General de Contabilidad (PGC), si el importe de la factura es poco relevante, puede registrarse directamente en el ejercicio actual, sin necesidad de ajustes en el patrimonio neto.
Sin embargo, si se trata de un importe significativo, debe aplicarse el procedimiento previsto para errores contables en la norma de registro y valoración 22.ª del PGC, ajustes que afectan a cuentas del patrimonio neto, como la 113.
Verificar los plazos legales
Antes de contabilizar, es importante revisar dos aspectos clave:
- En el caso del IVA, no deben haber transcurrido más de 4 años desde la fecha de emisión de la factura, pasado ese plazo, ya no se podrá deducir el IVA soportado.
- En cuanto al gasto, hay que comprobar que sea deducible fiscalmente según las normas del Impuesto sobre Sociedades, esto incluye analizar si corresponde al devengo de ejercicios anteriores o al actual.
Comprobar el impacto fiscal
Un punto fundamental es asegurarse de que la contabilización del gasto no implique pagar menos impuestos de los que habrían correspondido si se hubiese registrado correctamente en su ejercicio original.
La Ley del Impuesto sobre Sociedades (artículo 11.3.1) permite contabilizar gastos en ejercicios posteriores al devengo, siempre que no se reduzca la carga tributaria, si se genera un ahorro fiscal indebido, no se considerará deducible.
Documentar la información en la memoria
Cuando se corrigen errores contables de ejercicios anteriores, es obligatorio informarlo en la memoria de las cuentas anuales.
En concreto, debe indicarse dentro del apartado dedicado a las bases de presentación de las cuentas, explicando el ajuste realizado, el importe y los motivos.
Ejemplos prácticos de contabilización
Ejemplo 1: Asientos contables de factura de proveedor de ejercicio anterior
Situación: Una empresa localiza en enero de 2026 una factura de material de oficina fechada en noviembre de 2025 por 2.000€ más 420€ de IVA. La factura no fue registrada en el ejercicio 2025, que ya está cerrado.
Asiento contable (Enero de 2026):
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 629 Suministros | 2.000 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 420 | |
| 400 Proveedores | 2.420 | |
| 113 Reservas voluntarias | 2.000 |
Tratamiento fiscal:
- IVA: Se deduce en la declaración del primer trimestre de 2026 (dentro del plazo de 4 años).
- IS: El gasto se imputa en 2026 si no produce una tributación inferior.
- Memoria: Se debe incluir una nota explicativa sobre el ajuste en las cuentas anuales de 2026.
Ejemplo 2: Asiento contable factura de servicios pendiente de recibir
Situación: Una empresa recibe en enero de 2026 una factura de asesoría jurídica correspondiente a diciembre de 2025, por 1.500€ más 315€ de IVA. El servicio fue recibido pero no facturado antes del cierre contable.
Asiento provisional (Diciembre de 2025):
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 623 Servicios profesionales independientes | 1.500 | |
| 4109 Acreedores, facturas pendientes | 1.500 |
Asiento al recibir la factura (Enero de 2026):
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 4109 Acreedores, facturas pendientes | 1.500 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 315 | |
| 410 Acreedores por prestación de servicios | 1.815 |
Tratamiento fiscal:
- IVA: Se deduce en el primer trimestre de 2026, con la recepción de la factura.
- IS: El gasto se imputa al ejercicio 2025 por devengo, aunque se registre en 2026.
Ejemplo 3: Factura de venta pendiente de emitir
Situación: Una empresa entrega mercaderías a un cliente el 28 de diciembre de 2025 por un importe de 5.000€ más 1.050€ de IVA. Por razones internas, la factura se emite el 5 de enero de 2026.
Asiento provisional (Diciembre de 2025):
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 4309 Clientes, facturas pendientes de formalizar | 6.050 | |
| 700 Ventas de mercaderías | 5.000 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 1.050 |
Asiento definitivo (Enero de 2026):
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 6.050 | |
| 4309 Clientes, facturas pendientes de formalizar | 6.050 |
Tratamiento fiscal:
- IVA: Debe declararse en el cuarto trimestre de 2025, al coincidir con el devengo.
- IS: El ingreso se imputa al ejercicio 2025, aunque la factura se emita en 2026.