Te explicamos la cuenta contable 438 Anticipos de clientes, el lugar donde tu empresa registra contablemente este dinero que los clientes te han entregado por adelantado
Imagina que un cliente llama a tu empresa para hacer un pedido muy grande de productos, pero quiere asegurarse de que lo tendrás completamente listo en dos meses y te pide que le hagas un descuento especial a cambio de que te adelante dinero «a cuenta» de la factura futura.
Ese dinero que recibiste del cliente, pero que aún no le has facturado productos, es lo que se llama un «anticipo de cliente».
Cuando recibes dinero de un cliente por un pedido que aún no has entregado, tienes una obligación hacia ese cliente: entregarle la mercancía o servicio pactado, por eso, el anticipo aparece como un pasivo (una obligación) en el balance, y cuando finalmente envíes las mercancías, el anticipo se «compensa» (se anula) contra la factura que emites, y solo si queda dinero pendiente, cobrarás o devolverás la diferencia.
Esta cuenta es muy común en empresas que trabajan con proyectos grandes, fabricación personalizada, construcción, o cualquier negocio donde los clientes pagan una parte antes de recibir el producto final.
Características de la cuenta contable 438 Anticipos de Clientes
La cuenta 438 es una cuenta del subgrupo 43 del Plan General de Contabilidad (clientes). Se trata de una cuenta de pasivo corriente, lo que significa que representa una obligación de corto plazo que la empresa debe cumplir.
Sus características principales son:
- Naturaleza acreedora: Aparece con saldo acreedor (positivo), ya que representa dinero que la empresa ha recibido de los clientes.
- Obligación de cumplimiento: La empresa debe entregar productos o servicios por el importe anticipado, o bien devolver el dinero.
- Reclasificación a ventas: Cuando se entrega la mercancía, la cuenta se «cancela» contra la factura de venta, disminuyendo el importe a cobrar al cliente.
- Activo corriente: Aunque es un pasivo, figura en el balance minorando (restando) de la partida de clientes, reflejando que hay un dinero ya cobrado que no genera crédito futuro.
- Análoga a «Anticipos a proveedores»: Funciona de manera simétrica pero inversa: mientras que los anticipos a proveedores son dinero que la empresa adelanta (activo), los anticipos de clientes son dinero que la empresa recibe (pasivo).
Para qué se usa
- Recepción de depósitos de clientes para garantizar la disponibilidad de un producto.
- Cobros previos para encargos personalizados o bajo pedido.
- Adelantos de dinero en proyectos de construcción o ingeniería.
- Depósitos para servicios profesionales a largo plazo.
- Recepciones de fondos para reservar capacidad de producción.
- Cobros anticipados de servicios de suscripción anual.
Explicación en PYMEs y Grandes Empresas
En las PYMEs, la cuenta 438 es muy utilizada porque muchas pequeñas empresas operan con pedidos bajo encargo.
Por ejemplo, una carpintería que fabrica muebles a medida típicamente recibe un 50% del dinero al aceptar el encargo y otro 50% a la entrega, o una pequeña constructora o empresa de reformas recibe anticipos significativos antes de comenzar los trabajos, estos anticipos se registran en la 438 y se van cancelando conforme avanza la obra.
En las grandes empresas, aunque también utilizan esta cuenta, muchas veces tienen sistemas más sofisticados de gestión de pagos anticipados, especialmente en sectores como la manufactura personalizada, la consultoría o los servicios profesionales.
Por ejemplo, una empresa constructora grande puede tener cientos de anticipos de clientes simultáneamente, relacionados con diferentes proyectos en diferentes fases de realización.
Subcuentas
El Plan General de Contabilidad reconoce la posibilidad de crear subcuentas específicas para la cuenta 438 cuando existen operaciones con partes vinculadas. Las subcuentas típicas serían:
- 4380: Anticipos de clientes en euros.
- 4384: Anticipos de clientes en moneda extranjera.
- 4383: Anticipos de clientes, empresas del grupo.
- 4384: Anticipos de clientes, empresas asociadas.
- 4385: Anticipos de clientes, otras partes vinculadas.
Definición según el PGC
Entregas de clientes, normalmente en efectivo, en concepto de a cuenta de suministros futuros.
Cuando estas entregas se efectúen por empresas del grupo, multigrupo, asociadas u otras partes vinculadas deberán desarrollarse las cuentas de tres cifras correspondientes.
Figurará en el pasivo corriente del balance.
Su movimiento es el siguiente:
a) Se abonar por las recepciones en efectivo, con cargo a la cuenta que corresponda del subgrupo 57 (tesorería).
b) Se cargará por las remesas de mercaderías u otros bienes a los clientes, con abono, generalmente, a cuentas del subgrupo 70 (ventas e ingresos).
Ejemplos de uso
Situación: La empresa «Muebles SuperPro S.L.» recibe una llamada de un cliente que desea un armario personalizado. El cliente envía 3.000€ el 10 de enero como anticipo (50% del precio total de 6.000€).
El armario se fabricará durante febrero y se entregará el 1 de marzo.
Asiento de recepción del anticipo (10 de enero):
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 3.000 | |
| 438 Anticipos de clientes | 3.000 |
Comentario: Se registra la entrada de efectivo en tesorería y se reconoce la obligación con el cliente en la cuenta 438.
Asiento de entrega del armario (1 de marzo):
En esta fecha, la empresa fabrica y envía el armario al cliente. El armario ha costado 2.500€ en materiales y mano de obra, y se vende al cliente a 6.000€.
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 438 Anticipos de clientes | 3.000 | |
| 572 Bancos | 3.000 |
Comentario: Se cancela la obligación de anticipos con la tesorería. Hasta aquí, el cliente ha pagado todo, pero contablemente aún no hemos reconocido la venta.
Asiento de reconocimiento de la venta (1 de marzo):
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 3.000 | |
| 438 Anticipos de clientes | 3.000 | |
| 7001 Ventas de productos terminados | 6.000 |
Comentario: En una única entrada, se emite la factura por 6.000€, se compensa los 3.000€ de anticipo contra el crédito al cliente, resultando en un saldo de 3.000€ a cobrar en la cuenta 430 (clientes).