Aprender cómo contabilizar existencias correctamente es muy importante para cualquier buen contable, ya que juegan un papel fundamental al final del ejercicio contable en una empresa.
Las existencias, estrechamente vinculadas con el concepto de inventario, juegan un papel fundamental dentro del ciclo de explotación de una empresa, especialmente en los procesos de compras y ventas.
Existencias e inventario: Aspectos claves a considerar
El inventario representa el conjunto de productos que una empresa posee en un momento determinado.
A partir de la correcta gestión del inventario, se puede llevar a cabo una eficiente contabilización de las existencias, pudiendo identificar y clasificar cada elemento del inventario, sino también evaluar el total del coste de las existencias, fecha de valor de las existencias, conocer las entradas y salidas de las existencias en un período de tiempo, etc.
¿Cómo se realiza la valoración de las existencias?
La valoración de las existencias es un proceso que determina el valor económico de los productos en el inventario. Este valor puede basarse en el precio de adquisición o el coste de producción.
- Precio de adquisición: Incluye el importe facturado por la compra del producto, excluyendo descuentos o rebajas. Además, se deben considerar otros gastos adicionales que aumenten el valor de adquisición, tales como costes de transporte, aranceles, seguros asociados a la operación, y cualquier otro gasto relevante.
- Coste de producción: En el caso de productos fabricados por la empresa, el coste de producción es el criterio de valoración. Esto incluye no solo el coste de las materias primas, sino también todos los gastos directamente asociados con la producción de las existencias, tales como mano de obra, utilización de maquinaria, y otros costos indirectos relacionados.
Métodos de valoración de existencias
Las empresas generalmente realizan inventario a final de año para poder contabilizar las existencias actuales y regularizar la existencias que tenía la empresa al inicio y al final del ejercicio contable.
Existen diferentes métodos para valorar las existencias, dónde cada uno de estos métodos tiene características particulares que los hacen adecuados para diferentes tipos de negocios y situaciones de inventario, veamos cuáles son los más usados.
Método precio medio ponderado (PMP)
Este método calcula el costo de las existencias basándose en el costo promedio de todos los artículos disponibles, independientemente de cuándo se compraron.
Para determinar el valor de las existencias, se suma el coste total de todos los artículos disponibles y se divide por el número total de unidades en el inventario.
Es especialmente útil en situaciones donde los artículos se compraron durante el año pero su precio de compra fluctuaba según el mercado.
Método FIFO (First In, First Out)
FIFO asume que los primeros productos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos o consumidos.
Bajo este método, el coste de las existencias vendidas o utilizadas se calcula sobre la base del coste de los artículos más antiguos en el inventario.
Este método es beneficioso en entornos donde los productos tienen fechas de vencimiento o son perecederos, asegurando que los productos más antiguos se vendan o utilicen primero.
Otros métodos
Son los métodos más comunes y por supuesto existen otros métodos, pero suelen ser para algún sector muy específico.
También podremos realizar nuestro propio método, siempre y cuando cumpla con la legislación vigente y las normas del Plan General de Contabilidad.
Pasos para contabilizar
Para realizar la contabilización de las existencias debemos de conocer las existencias que teníamos a principio de año y las que tenemos al final.
Con estos datos debemos de realizar el asiento contable de regularización de existencias para reflejarlo en las cuentas anuales de la empresa, dónde en el balance reflejaremos las existencias que posee la empresa al final del ejercicio y en la cuenta de pérdidas y ganancias reflejaremos la variación de existencias.
Cuentas contables de existencias
El grupo 3 del Plan General de Contabilidad se refiere solo a las cuentas contables de existencias, por lo que según necesidades usaremos las correspondientes para contabilizar las existencias.
- 30 Comerciales
- 31 Materias primas
- 32 Otros aprovisionamientos
- 33 Productos en curso
- 34 Productos semiterminados
- 35 Productos terminados
- 36 Subproductos, residuos y materiales de recuperación
- 39 Deterioro de valor de las existencias
- 610 Variación de existencias de mercaderías
- 611 Variación de existencias de materias primas
- 612 Variación de existencias de otros aprovisionamientos
- 693 Pérdidas por deterioro de existencias
- 793 Reversión del deterioro de existencias
- 710 Variación de existencias de productos en curso
- 711 Variación de existencias de productos semiterminados
- 712 Variación de existencias de productos terminados
- 713 Variación de existencias de subproductos, residuos y materiales recuperados
Ejemplos prácticos
Te enseño varios ejemplos de cómo contabilizar la existencias en casos reales, realizando los asientos contables correctos según las operaciones comerciales de la empresa.
Ejemplo de asiento contable de variación de existencias
La empresa «Viva la vida del espacio exterior» dedicada a la comercialización de perfumes tiene un valor de mercancía a 31 de diciembre de 30.000 euros.
El 1 de enero el valor era de 25.000 euros.
El primer paso es dar de baja las existencias iniciales con el siguiente asiento contable.
| Asiento contable baja existencias iniciales | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 610 Variación de existencias de mercaderías | 25.000 | |
| 300 Mercaderías | 25.000 |
Y a continuación damos de alta las existencias finales.
| Asiento contable baja existencias iniciales | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 300 Mercaderías | 30.000 | |
| 610 Variación de existencias de mercaderías | 30.000 |
Ejemplo de asiento contable de variación de existencias de fabricación de productos
La empresa “CicloRápido” se dedica a la fabricación de bicicletas, al realizar el inventario a 31 de diciembre nos encontramos con los datos de las existencias a 1 de enero y 31 de diciembre según como se encuentra el producto:
- 1 de enero:
- Valor productos semiterminados: 5.000 euros.
- Valor productos terminados: 18.000 euros.
- 31 de diciembre:
- Valor productos semiterminados: 4.000 euros.
- Valor productos terminados: 22.000 euros.
Con estos datos vamos a realizar los asientos contables con la variación de existencias, como en el ejemplo anterior, primero los damos de baja las existencias iniciales del 1 de enero y damos de alta las finales.
| Asiento contable baja existencias productos semiterminados | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 711 Variación de existencias productos semiterminados | 5.000 | |
| 340 Productos semiterminados | 5.000 |
| Asiento contable baja existencias iniciales productos terminados | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 712 Variación existencias productos terminados | 18.000 | |
| 350 Productos terminados | 18.000 |
Y ahora damos de alta las existencias finales con los siguientes asientos contables.
| Asiento contable alta existencias productos semiterminados | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 340 Productos semiterminados | 4.000 | |
| 711 Variación de existencias productos semiterminados | 4.000 |
| Asiento contable alta existencias iniciales productos terminados | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 350 Productos terminados | 22.000 | |
| 712 Variación existencias productos terminados | 22.000 |
Al comienzo del año, la empresa contabiliza la disminución de sus existencias iniciales, y al final del año, ajusta el valor de sus existencias finales. Este proceso garantiza que los estados financieros reflejen con precisión el valor real de los productos terminados y semiterminados que la empresa tiene en inventario.
Ejemplo de asiento contable con deterioro de valor de las existencias
La empresa «ElectroMax del Espacio» realiza una revisión de su inventario de productos electrónicos al final del año y descubre que ciertas existencias de televisores han sufrido un deterioro en su valor debido a la obsolescencia tecnológica.
El valor original de estas existencias es de 50.000 euros, pero debido a la rápida evolución de la tecnología en el mercado, su valor realizable neto ha disminuido a 40.000 euros, por lo tanto, hay un deterioro en el valor de las existencias de 10.000 euros que necesita ser contabilizados para reflejar el valor de las existencia de la manera más fiel posible.
El asiento contable de deterioro de valor de las existencias sería el siguiente:
| Asiento contable deterioro de existencias | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 693 Pérdida por deterioro de las existencias | 22.000 | |
| 390 Deterioro de valor de las mercaderías | 22.000 |
La cuenta 693 captura la pérdida que la empresa ha sufrido como resultado del deterioro, y la cuenta 390 muestra la reducción en el valor contable de las existencias.