En este artículo vas a aprender cómo contabilizar una factura pendiente de recibir, ya que a menudo, estas facturas representan compromisos que aún no se han materializado en documentos formal, pero que ya tienen un impacto en los estados de las cuentas de la empresa.
Exploraremos los conceptos básicos de qué constituye una factura pendiente, hasta los asientos contables específicos que se utilizan para registrar este movimiento. Con ejemplos prácticos y consejos para comprender y aplicar estos conceptos de manera correcta.
El correcto registro de estas operaciones mostrará una imagen fiel de la empresa, que finalmente es el objetivo que tiene la contabilidad.
Fundamentos de la contabilización de facturas pendientes
Una factura pendiente de recibir es un compromiso generado por una transacción de compra o un servicio recibido, para el cual aún no se ha emitido una factura formal.
En términos contables, representa un gasto o coste incurrido que aún no ha sido documentado formalmente, una situación que es muy común en el mundo empresarial, especialmente cuando hay acuerdos continuos con proveedores o en casos de servicios con facturación posterior al consumo.
Diferencia entre facturas pendientes y recibidas
La principal diferencia entre una factura pendiente y una factura recibida es el estado de documentación y reconocimiento formal.
Mientras que una factura recibida es un documento formal y de curso legal que confirma un gasto o deuda específica, una factura pendiente es, por su naturaleza, estimativa y provisional, ya que aunque la contabilicemos, puede sufrir variaciones que a posteriori debamos regularizar.
¿Por qué realizamos este movimiento en contabilidad y no esperamos a la factura definitiva?
Porque como contables, debemos de aplicar los principios contables según el PGC, principalmente este movimiento viene especificado en el principio de devengo, en el que los ingresos y gastos deben ser reconocidos en el período en que se generan, sin importar cuándo se realicen los pagos o cobros.
Por lo tanto, si se incurre en un gasto o se recibe un servicio dentro de un período contable, es imperativo registrar dicho gasto en ese mismo período, independientemente de si la factura final ha sido recibida o no.
Cuentas contables
Las cuentas contables que usaremos normalmente son:
- 60 Compras
- 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar
- 4109 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar
- 400 Proveedores
- 57 Tesorería
- 472 H.P. IVA soportado
¿Qué diferencias tienen las cuentas 4009, 4109 y 407 en contabilidad?
- 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar: Esta cuenta se utiliza cuando una empresa ha recibido bienes o servicios de un proveedor, pero aún no ha recibido la factura correspondiente. Por ejemplo, se ha recibido un pedido de suministros de oficina pero la factura aún está en proceso.
- 4109 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar: Se utiliza específicamente para los servicios, en vez de para producto como el caso anterior.. Por ejemplo, si una empresa contrata a un consultor y el trabajo está completado pero aún no se ha emitido la factura.
- 407 Anticipos a proveedores: Esta cuenta se usa cuando una empresa ha realizado un pago anticipado a un proveedor por bienes o servicios que aún no ha recibido. Por ejemplo, un pago por adelantado para un pedido grande de material que aún no ha sido entregado.
Ejemplo práctico de cómo contabilizar una factura pendiente de recibir
Te presentamos un ejemplo de cómo contabilizar una factura pendiente de recibir, todos los asientos contables a realizar. Aclararte que vamos a usar la cuenta 600 (compra de mercaderías) y la 4009 (proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar), en tu caso usa la cuenta de gasto que corresponda y la 4109 si es una prestación de servicios.
Supongamos que la empresa realiza una compra de material de construcción por valor de 1.000€ y recibe el material el 15 de marzo, pero no vamos a recibir la factura hasta el 30 de abril.
Según el principio de devengo, tenemos que contabilizar el gasto ya que tenemos realizada la compra y el material en nuestras instalaciones, el asiento contable sería el siguiente:
| Asiento contable gasto material 15 de marzo | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
600 Compras de mercaderías | 1000 | |
| 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar | 1000 |
El 30 de abril recibimos la factura del compra por parte del proveedor, una factura con el concepto de la compra, e importante, el IVA desglosado (IVA 21%), por lo que tenemos que contabilizar el asiento contable de la factura que estaba pendiente por recibir.
| Asiento contable factura que estaba pendiente de recibir | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar | 1000 | |
| 472 H.P. IVA soportado | 210 | |
| 400 Proveedores | 1210 |
Y por último contabilizamos el pago de la compra.
| Asiento contable pago factura pendiente | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
400 Proveedores | 1000 | |
| 572 Bancos | 1000 |
En este ejemplo hemos visto los paso a paso como contabilizar una factura pendiente de recibir, empezando por el registro del gasto cuando recibimos el material según el principio de devengo, el concepto más importante de porque se aplica la cuenta contable facturas pendientes de recibir.