Aprende cómo contabilizar una factura rectificativa, un documento que se emite para corregir o modificar una factura original ya contabilizada.
Sirve para enmendar errores en los datos o importes de la factura inicial, o para reflejar cambios posteriores en la transacción, por ejemplo, devolución de mercancías, descuentos aplicados con posterioridad, corrección de un importe o incluso del IVA, permitiendo ajustar la contabilidad y la documentación fiscal para que reflejen la realidad correcta de la operación de compra.
En el ámbito contable español, las facturas rectificativas son habituales y están reguladas tanto a nivel fiscal como por principios contables, ya que cuando la rectificación implica disminuir el importe de la factura original (lo que comúnmente se conoce como una factura de abono), se registra un asiento inverso o de ajuste que reduce el gasto y la deuda con el proveedor, y si la rectificación implica aumentar el importe, por ejemplo había un importe sin cobrar en la factura inicial, entonces básicamente se trata de una factura adicional y se contabiliza como una compra normal, sin particularidades especiales.
Tratamiento contable de una factura rectificativa
Debemos tener en cuenta que cada factura rectificativa puede estar originada por diferentes situaciones, por ello es necesario conocer el tratamiento contable en cada caso, aunque similares, se deberá tener especial atención al IVA.
Veamos diferentes casos en la que debemos usar una factura rectificativa.
¿Cuándo es obligatorio emitir una factura rectificativa?
En España, la legislación obliga a expedir una factura rectificativa en diferentes supuestos.
En términos generales, se debe emitir una rectificativa cuando la factura original no cumple con los requisitos legales obligatorios, por ejemplo si falta algún dato fiscal obligatorio o la factura contiene datos erróneos, cuando los importes de IVA se calcularon incorrectamente, o bien cuando ocurre algo que obliga a modificar la base imponible de la operación.
En otras palabras, tendremos que hacer una factura rectificativa en situaciones como:
- Errores en la factura original: Por ejemplo, errores formales (NIF, nombre, fecha) o errores en los importes (precio equivocado, cálculo incorrecto de la base imponible o del IVA, etc.).
- Requisitos legales incumplidos: Si la factura inicial no incluye alguno de los datos obligatorios exigidos por el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
- Modificaciones de la operación tras la emisión: Supuestos contemplados en el artículo 80 de la Ley de IVA que obligan a modificar la base imponible. Entre ellos se incluyen la devolución de mercancías al proveedor, la concesión de descuentos o bonificaciones posteriores a la emisión de la factura, la anulación de la operación o incluso variaciones por resolución judicial, situaciones de impago incobrable o concurso de acreedores.
Requisitos de la factura rectificativa
Legalmente, una factura rectificativa debe cumplir con los mismos requisitos que una factura normal en cuanto a contenido (datos de emisor y receptor, descripción, importe, tipo de IVA, etc.), pero además tiene particularidades propias.
Debe tener numeración específica distinta de la serie general de facturas y debe indicar expresamente que es una factura rectificativa, identificando la factura original que corrige, incluyendo número y fecha de la factura original, e indicar el motivo de la rectificación.
En la propia factura rectificativa se pueden consignar los importes de dos maneras, o bien mostrando solo la diferencia, o mostrando los importes finales correctos tras la rectificación junto con la indicación explícita de cuánto se rectifica, en cualquier caso, el documento debe dejar claro el ajuste realizado.
Otra obligación fiscal a tener en cuenta es que se debe expedir en cuanto se detecte el error o causa que la motiva, siempre dentro de los cuatro años siguientes a la fecha de la factura original, que es el plazo de prescripción del IVA.
Efectos de la rectificación en la contabilidad e IVA
Desde el punto de vista contable, una factura rectificativa de compra ajusta los importes originalmente contabilizados.
Si la rectificación es una reducción, disminuirá el valor de la compra registrada y reducirá la deuda pendiente con el proveedor, o generará un derecho a cobrar si ya se había pagado de más.
Si la rectificación es un aumento, aumentará el gasto y la deuda con el proveedor.
En cuanto al IVA, la rectificación implica regularizar el IVA soportado, esto debe de estar claramente especificado en dicha factura para no incurrir en errores, y es muy importante contabilizar la factura rectificativa en el período que corresponda a su fecha, para que el ajuste de IVA se incluya en la liquidación de IVA de ese trimestre o mes.
Cuentas contables implicadas
- 600 Compras de mercaderías (u otra cuenta de gasto del subgrupo 60/61 correspondiente a la naturaleza de la compra)
- 606 Descuentos sobre compras por pronto pago
- 608 Devoluciones de compras y operaciones similares
- 609 Rappels por compras
- 400 Proveedores
- 472 Hacienda Pública, IVA soportado
- 57 Tesorería
Ejemplos de contabilización de una factura rectificativa
A continuación, detallamos cómo se contabiliza una factura rectificativa en varios casos, con todos las cuentas contables implicadas y lo asientos contables a realizar.
Ejemplo 1: Corrección de errores en la factura original (precio o datos incorrectos)
Un empleado del departamento de ventas nos informa que nos estaban cobrando de más un producto, después de revisar las facturas originales de compra y hablar con el proveedor, nos emite una factura rectificativa por 100€.
En contabilidad, eso se registra como una reducción del gasto y de la deuda con el proveedor, por lo que el asiento contable sería:
| Asiento contable factura rectificativa de compra | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | -100 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | -21 | |
| 400 Proveedores | -121 |
Una de las dudas más frecuentes, es si es correcto contabilizar con signo negativo, y la norma no establece nada al respecto, por lo que se entiende, mientras se cumpla el reglamento de facturación, que se puede.
También podemos realizar el asiento poniendo el importe en positivo y en el Haber, o incluso usar la cuenta contable 608, todas la maneras son correctas, pero como contable, es más «cómodo» realizar con el signo negativo, ya que así no tenemos un saldo en el Haber.
Otro caso sería que la empresa nos comunica que estaba mal el importe del producto que compramos, ya que valía 100€ más, y nos emite una factura rectificativa, el asiento contable sería como el de una compra:
| Asiento contable factura rectificativa de compra | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | 100 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 21 | |
| 400 Proveedores | 121 |
Ejemplo 2: Devolución de mercancías al proveedor
Una empresa compra mercancías por valor de 2.000€, las contabiliza en la cuenta contable 600 Compra de mercaderías junto con el IVA del 21% aplicable.
Con el tiempo detecta que parte de la mercancía ha salido defectuosa y después de hablar con el proveedor las devuelve y le emite una factura de rectificativa de 500€ más IVA.
En este caso, al ser una devolución, se debe usar la cuenta contable 608 Devoluciones de compras y operaciones similares, por lo que el asiento contable se haría de la siguiente manera:
| Asiento contable factura rectificativa de compra | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 608 Devoluciones de compras y operaciones similares | 500 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 105 | |
| 400 Proveedores | 605 |
En este caso se usa claramente la cuenta contable 608 ya que ha habido un movimiento de mercancías, y no ha sido un error de facturación.
Ejemplo 3: Contabilizar factura rectificativa por descuento por pronto pago
Un proveedor nos concede un descuento por pagar antes de la fecha de vencimiento un 2% de descuento si pagamos al contado una factura que vencía a 60 días, pero nos damos cuenta que ese descuento no se reflejó en la factura inicial, ya que normalmente este tipo de descuentos se incluye en la factura original.
Ahora el proveedor nos emite una factura rectificativa de abono por el importe del descuento, que era el 2% de 1.000€ (más 21% de IVA), es decir, una factura de 20€ más 4,20€ de IVA.
Por lo que el asiento contable sería el siguiente:
| Asiento contable factura rectificativa | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 606 Descuentos sobre compras por pronto pago | 20 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 4,20 | |
| 400 Proveedores | 24,20 |
Ejemplo 4: Factura rectificativa del IVA por error en la factura inicial
Supongamos que una empresa compró mercancía por 1.000€ y el proveedor, por error, aplicó el IVA del 21% cuando debía ser 10%.
La factura original fue por 1.000€ + 210€ IVA = 1.210 €, y más tarde, el proveedor rectifica el error con el IVA correcto que eran 100€ (10% de 1.000), por lo que había 110€ de IVA cobrados de más.
El proveedor nos emite una factura rectificativa por -110€ de IVA, con una base imponible que pone 0€, así que procedemos a contabilizar la factura, que por normativa debe de proporcionar todos los datos, el número de factura que rectifica y el motivo de la rectificación.
| Asiento contable factura rectificativa IVA | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400 Proveedores | 110 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 110 |
Este caso cuando esta relacionado el IVA, también como contable es muy poco probable que pase en cuanto a que os emitan una factura solo con IVA, sin base imponible, la mayoría de veces lo que realizará una empresa es enviar una factura rectificativa con el total del importe de la factura inicial, es decir una factura de -1.000€ (más IVA), y emitir una nueva con la base imponible y el IVA correcto, y es otra manera de hacerlo correctamente.
Como puedes ver, el método de contabilización en cada ejemplo depende de la naturaleza que tenga la factura rectificativa, desde rectificar importes erróneos, pero que el producto o servicio es correcto, devoluciones por producto defectuoso a fábrica u olvidar incluir un descuento por pronto pago, por lo que deberemos usar una cuenta contable u otra dependiendo de la situación.
Otra opción que pueden emitir una factura rectificativa relacionada con un tipo de descuento, pero como generalmente ese descuento es futuro, es muy poco probable que pase, y te hablo de contabilizar rappel sobre compras.