En este artículo, exploraremos cómo contabilizar las fianzas y depósitos constituidos de manera correcta, tanto a largo como a corto plazo, según el Plan General de Contabilidad de España.
Las fianzas se engloban dentro del activo de la empresa y se cancelará en el momento de su devolución, ya sea que se devuelva el 100% o de manera parcial según condiciones del contrato.
Diferencia entre fianza y depósito
Las fianzas son cantidades de dinero entregadas como garantía del cumplimiento de una obligación, que deben ser devueltas al finalizar dicha obligación. En caso de incumplimiento, la fianza puede ser retenida parcial o totalmente.
Por otro lado, los depósitos se refieren al dinero entregado como garantía de bienes o servicios, también sujeto a devolución al concluir el contrato.
Según el PGC, se clasifican en corto plazo (vencimiento inferior a un año) y largo plazo (vencimiento superior a un año).
Cuentas contables usadas
- 260 Fianzas constituidas a largo plazo
- 565 Fianzas constituidas a corto plazo
- 265 Depósitos constituidos a largo plazo
- 566 Depósitos constituidos a corto plazo
- 57 Tesorería
- 678 Gastos Excepcionales
Ejemplos de cómo contabilizar una fianza de alquiler o para contabilizar un depósito
Vamos a ver diferentes ejemplos de cómo contabilizar una fianza y todos los asientos contables de debemos de realizar.
Es importante conocer diferentes datos para realizar la contabilización de manera correcta, por lo que si estamos trabajando como contable, el departamento correspondiente debe facilitarnos todos los datos del contrato o el propio contrato, así podremos visualizar el importe de la fianza y la duración del contrato.
Con estos elementos podremos realizar el asiento contable de una fianza de alquiler u otro tipo de fianza de manera correcta.
Ejemplo de contabilizar la fianza de un alquiler de oficinas
Nuestra empresa alquila unas oficinas en el distrito financiero de la ciudad por valor de 3.000€ mensuales durante 10 años y depositamos 2 meses de alquiler en concepto de fianza, que suma un total de 6.000€, importe que será devuelto a la finalización del contrato.
Vamos a hacer el asiento contable de la fianza según dos casos reales, el primero que el arrendador nos devuelve el 100% de la fianza, y el segundo que nos descuenta un importe por arreglos por mal uso de la oficina.
Caso 1: Devolución total de la fianza
Primero contabilizamos el pago de la fianza al arrendador según contrato.
| Asiento contable de fianza de alquiler | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 260 Fianzas constituidas a largo plazo | 6000 | |
| 572 Banco | 6000 |
Pasados los 10 años (o menos) el arrendador nos devuelve la fianza.
| Asiento contable devolución fianza de alquiler | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 572 Banco | 6000 | |
| 260 Fianzas constituidas a largo plazo | 6000 |
Un procedimiento contable muy sencillo.
Caso 2: Devolución parcial de la fianza
Con el mismo ejemplo del caso anterior, ya contabilizado el asiento contable del pago de la fianza del alquiler, al finalizar el contrato, se acuerda el descuento de 1.000€ por desperfectos en la oficina de mal uso por nuestra parte, por lo que el arrendador nos devuelve 5.000€ de la fianza.
En este acaso usaremos la cuenta contable 678 «Gastos Excepcionales», ya que es un gasto no relacionado con la actividad de la empresa.
El asiento contable sería el siguiente:
| Asiento contable devolución fianza de alquiler | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 572 Banco | 5000 | |
| 678 Gastos Excepcionales | 1000 | |
| 260 Fianzas constituidas a largo plazo | 6000 |
Con este asiento contable tendríamos saldadas todas las cuentas y reflejando a la perfección todas las cuentas contables de la sociedad.
Si el contrato estipula que es menos de 1 año, debemos de usar las cuentas contables de corto plazo, tanto de fianza, como de depósitos, y los asientos contables son idénticos de los 2 casos de ejemplos de contabilizar una fianza de alquiler anteriores.
