Durante la actividad de la empresa, es muy probable que en determinados momentos tengamos que contabilizar un finiquito, esto pasa cuando se formaliza la terminación de una relación laboral entre un empleado y la empresa, un documento legal que recoge el saldo y liquidación de todas las cantidades económicas pendientes de pago.
El finiquito incluye salarios devengados no cobrados, pagas extra proporcionales, vacaciones no disfrutadas, indemnizaciones y cualquier otro concepto pendiente hasta la fecha de finalización del contrato, independientemente de la causa (renuncia voluntaria, despido, jubilación, fin de contrato temporal, etc.).
Dependiendo de la situación, se puede contabilizar con las nóminas a final de mes, si la finalización se ha producido en ese momento, pero aplicando las cuentas contables asociadas, o si es otra fecha, se contabilizará en un asiento contable único, cuando se devenga el finiquito.
Características y factores a tener en cuenta antes de contabilizar un finiquito
Antes de realizar los asientos contables del finiquito, conviene tener claros sus componentes y las circunstancias específicas de la extinción del contrato, a continuación tienes los principales elementos y factores a considerar:
¿Qué incluye un finiquito?
Un finiquito puede incluir varios conceptos económicos pendientes de pago al trabajador, donde cada concepto es posible que tenga una cuenta contable asociada:
- Salario del último periodo trabajado: La parte de salario mensual que el trabajador ha generado desde su última nómina hasta el día de la baja.
- Pagas extraordinarias prorrateadas: La parte proporcional de las pagas extra, las de verano y navidad devengada hasta la fecha de baja, si dichas pagas no se venían abonando prorrateadas mensualmente.
- Vacaciones no disfrutadas: Los días de vacaciones devengados por el trabajador que no llegó a disfrutar, por ejemplo, si un trabajador tenía 5 días de vacaciones acumulados sin usar al irse, se le pagarán 5 días de salario en el finiquito.
- Horas extraordinarias pendientes: Si el trabajador realizó horas extra que no le fueron retribuidas aún, también se liquidan en el finiquito.
- Indemnización por fin de contrato: Si corresponde según la causa de la extinción, se incluye una indemnización por la finalización del contrato, aunque no en todos los casos hay indemnización.
- Otras compensaciones: Cualquier otro pago pendiente, como bonus, pluses de productividad, comisiones devengadas y no pagadas, complementos pendientes, etc.
No todos los finiquitos llevan todos estos conceptos, generalmente dependerá de la situación de cada trabajador y de la causa de la baja, por ejemplo, en una baja voluntaria no habrá indemnización, mientras que en un despido procedente o improcedente sí puede haberla, un documento que nos entregará Recursos Humanos o el departamento laboral de la gestoría con la que trabajemos.
Diferencias según el tipo de extinción del contrato
La causa por la que se termina la relación laboral influye en el contenido del finiquito, especialmente respecto a la indemnización, ya que si es una «baja voluntaria», significa que el trabajador renuncia por su propia voluntad y en este caso, no tiene derecho a indemnización por despido.
Si es un despido improcedente, reconocido como tal, aquí el trabajador sí tiene derecho a indemnización, generalmente de 33 días de salario por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades.
Otro tipo de extinción de contrato es con un despido procedente, que puede ser disciplinario con causa justificada, en cuyo caso no hay indemnización legal, o un despido objetivo procedente por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, en lo que la ley establece una indemnización reducida de 20 días de salario por año trabajado, con un máximo de 12 mensualidades.
Otro caso que se puede dar es un «despido colectivo (ERE)», que es cuando la empresa finaliza contratos de varios trabajadores por causas económicas u organizativas, contablemente, cada despido individual se trata similar a un despido objetivo o improcedente según corresponda la indemnización.
Otro finiquito que se genera es con un fin de contrato temporal, cuando un contrato de duración determinada llega a su término, o la jubilación del trabajador, ya sea voluntariamente al alcanzar la edad o de mutuo acuerdo con la empresa.
Otro caso puede ser el fallecimiento del trabajador, donde se prepara un finiquito para liquidar salarios y demás conceptos pendientes que se pagan a los beneficiarios o herederos legales del trabajador.
Conceptos que suele incluir un finiquito
Antes de contabilizar, es fundamental tener todos los conceptos en el finiquito, esto suele hacerlo el departamento de Recursos Humanos o la asesoría laboral, y la contabilidad recibirá todos los datos ya calculados, los más comunes son:
- Salario pendiente
- Vacaciones no disfrutadas
- Pagas extra prorrateadas
- Cálculo de indemnización (si aplica)
- Retenciones de IRPF y Seguridad Social
Teniendo claros los importes del finiquito y con la documentación firmada, ya podemos pasar a la fase de contabilización.
Cuentas contables implicadas
- 640. Sueldos y Salarios
- 641. Indemnizaciones
- 642. Seguridad Social a cargo de la empresa
- 4751. Hacienda Pública, acreedora por retenciones
- 476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores
- 465. Remuneraciones pendientes de pago
- 572. Bancos
Ejemplos de cómo contabilizar un finiquito
A continuación te presento varios ejemplos prácticos con casos diferentes, aplicando todos los conceptos y elementos que hemos visto anteriormente, aplicado a contabilizar un finiquito con todos los asientos contables y explicados paso a paso.
Ejemplo 1: Contabilizar finiquito por baja voluntaria (sin indemnización)
Un empleado con un salario de 1.500€ brutos mensuales, con las pagas extra prorrateadas en el sueldo, decide renunciar y dejar la empresa el 10 de abril.
A esa fecha, tenía 3 días de vacaciones pendientes de disfrutar, por lo que se le debe pagar el salario de los 10 días de abril trabajados más los 3 días de vacaciones, y nos confirman que no hay indemnización por despido al ser baja voluntaria.
- Finiquito:
- Salario: 500€
- Vacaciones no disfrutadas: 150€
- Retención IRPF (10%): 65€
- Cotizaciones de la Seguridad Social: 39€
- Líquido a percibir: 546€ (500 + 150 – 65 – 39)
Con el documento del finiquito y todos los importes, procedemos a contabilizarlo, el asiento contable sería el siguiente:
| Asiento contable finiquito | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y Salarios | 650 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones | 65 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 39 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 546 |
Hemos contabilizado todos los conceptos según corresponde, en referencia a las vacaciones pagadas, se incluyen dentro del sueldo, ya que es un derecho que le pertenece al trabajador.
| Asiento contable pago finiquito | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 546 | |
| 572 Banco | 546 |
Ejemplo 2: Contabilizar finiquito por despido improcedente (con indemnización)
Un empleado es despedido improcedentemente tras 3 años en la empresa, donde su salario era de 1.200€ mensuales, con 14 pagas, pero no prorrateadas en mensual, se pagan en verano y navidad.
Lo despiden el 30 de septiembre, habiendo cobrado ya la paga extra de verano en julio, pero que le corresponde parte de la paga extra de navidad y 5 días de vacaciones sin disfrutar.
Recibimos el finiquito ya firmado Recursos Humanos y queda de la siguiente manera:
- Finiquito:
- Salario: 1.200€
- Vacaciones no disfrutadas: 200€
- Indemnización por despido: 4.550€
- Paga extra: 600€
- Retención IRPF (15%): 300€
- Cotizaciones de la Seguridad Social: 120€.
- Líquido a percibir: 6.130€ (1200 + 200 + 4550 + 600 – 300 – 120)
Con todos los importes, procedemos a realizar el asiento contable del finiquito:
| Asiento contable finiquito | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y Salarios | 2000 | |
| 641 Indemnizaciones | 4550 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones | 300 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 120 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 6130 |
En la cuenta contable de sueldos y salarios contabilizamos el importe total del sueldo, las vacaciones y la paga extra, ya que todos esos conceptos se consideran parte del salario del trabajador.
Dependiendo de la empresa y el procedimiento del despido, es posible que recibamos el documento con el importe de la indemnización en otra fecha que el finiquito, en ese caso se contabiliza el finiquito como en el caso anterior y posteriormente se contabiliza la indemnización en un asiento contable independiente.
Existen diferentes casos sobre el despido improcedente que se pueden dar, aquí te hemos puesto un básico para entenderlo a la perfección, pero puede revisar nuestro artículo con cómo contabilizar la indemnización por despido, donde verás diferentes ejemplos con situaciones que pueden darse al despedir un trabajador.
Una vez contabilizado el gasto, ahora contabilizamos el pago correspondiente:
| Asiento contable pago finiquito | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 6130 | |
| 572 Banco | 6130 |
Estos son los casos más comunes, la gran diferencia es si existe el concepto de indemnización o no.
Otros casos de finiquito, ya sea por finalización de contrato, por despido procedente o fallecimiento del trabajador, se realizará estos asientos contables dependiendo del documento recibido por Recursos Humanos o la asesoría.