Te enseñamos como contabilizar los gastos no deducibles, un concepto muy usado en contabilidad y fiscalidad, ya que los gastos no deducibles son aquellos gastos que, a pesar de registrarse en la contabilidad de la empresa, no pueden restarse de la base imponible del impuesto, en otras palabras, son costes que la empresa ha pagado pero que no reducen la factura fiscal en el Impuesto sobre Sociedades.
Identificar correctamente estos gastos es muy importante, si se confunden con gastos deducibles, la empresa podría calcular mal sus impuestos y enfrentarse a sanciones tributarias.
Llevar un control claro de qué gastos son fiscalmente no deducibles ayuda a evitar errores en la liquidación de impuestos y a tener una imagen fiel tanto contable como fiscal de la actividad de la empresa.
Características sobre los gastos deducibles
Para que un gasto sea fiscalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades debe cumplir ciertos requisitos.
En general, el gasto debe estar vinculado a la actividad empresarial y realizado con la finalidad de obtener ingresos, y debe de estar debidamente justificado (tickets, facturas, recibos, etc.) y registrado contablemente en la forma que exige el Plan General de Contabilidad.
Por último, no debe encontrarse dentro de ninguna de las categorías que la ley tributaria expresamente declara no deducibles (como veremos más adelante).
¿Por qué ciertos gastos no son deducibles aunque se contabilicen?
Existen gastos que, aun siendo reales y contabilizados en la empresa, la ley fiscal no permite deducir. ¿Por qué ocurre esto? En muchos casos, porque no están directamente relacionados con la actividad empresarial o porque se considera que su deducción supondría financiar indirectamente conductas no deseadas.
Por ejemplo, pagar una multa por infracción es un gasto real, pero fiscalmente no se permite descontarlo de los beneficios porque supondría aliviar el importe de la multa, ya que nos ayudará a pagar menos en el Impuesto de Sociedades si lo contabilizamos como gasto deducible.
Existen varios gastos que se excluyen para evitar abusos, como gastos personales cargados a la empresa o gastos excesivos que en el fondo benefician a socios o administradores.
Diferencia entre gasto contable y gasto fiscal
Es importante distinguir entre el gasto contable y el gasto fiscal, donde un gasto contable es cualquier coste registrado en la cuenta de pérdidas y ganancias según las normas del PGC, afectando al resultado contable, y el gasto fiscalmente deducible es aquel que puede restarse del resultado contable al calcular la base imponible del impuesto.
Un mismo desembolso puede ser gasto contable, porque la empresa lo ha pagado y lo contabiliza, pero no ser gasto fiscal deducible, porque la ley no permite restarlo en el impuesto, esto crea lo que se llama diferencias permanentes: el beneficio contable difiere del beneficio fiscal.
Situaciones habituales y tipos comunes de gastos no deducibles
A continuación, veremos algunos ejemplos típicos de gastos no deducibles que suelen presentarse en la gestión de una empresa, dónde cada tipo de gasto tiene sus particularidades, pero comparten el hecho de que no reducen el beneficio fiscal aunque se reflejen en la contabilidad:
- Multas y sanciones: Todos los importes pagados por multas de tráfico, sanciones administrativas o recargos por infracciones tributarias no son deducibles fiscalmente, ya que la lógica es que las sanciones no deben incentivarse otorgándoles un ahorro fiscal.
- Donativos y liberalidades: Los donativos, regalos o liberalidades (gastos de mera voluntad, sin obligación ni contraprestación) tampoco se pueden deducir, incluyendo las donaciones a ONG u otros entes, las entregas de dinero o bienes que la empresa hace sin recibir algo a cambio, y en general los regalos no vinculados a una actividad publicitaria concreta.
- Gastos excesivos en atenciones a clientes: Invitar a clientes o proveedores a comidas, eventos, entregar obsequios promocionales, etc., puede considerarse gasto de representación, el cual es deducible solo dentro de ciertos límites. La ley permite deducir gastos de atenciones a clientes hasta un máximo del 1% de la cifra de negocios del ejercicio, cualquier monto que exceda ese límite se considera liberalidad no deducible.
- Retribuciones a administradores no acordadas en estatutos: La remuneración a los administradores de la sociedad (miembros del consejo de administración) tiene un tratamiento especial. Para que los sueldos o honorarios de los administradores sean deducibles, deben estar previstos en los estatutos de la sociedad (de acuerdo con la legislación mercantil).
- Gastos financieros por deudas con entidades vinculadas por encima de mercado: Cuando una empresa tiene deudas con empresas vinculadas, por ejemplo, préstamos de una sociedad del mismo grupo, y paga intereses a un tipo superior al de mercado, la parte excedida de esos intereses no es deducible. ¿Por qué? Porque se interpreta que el exceso pagado no es un gasto necesario, sino un exceso de intereses deliberado.
- Vehículos de empresa y gastos de uso personal no afectos a la actividad: Un caso frecuente es el de turismos u otros vehículos a nombre de la empresa que en la práctica se usan para fines particulares, como por ejemplo el coche de alta gama asignado a un socio o directivo que lo utiliza principalmente fuera del trabajo.
- Otros casos frecuentes: Además de los anteriores, la ley identifica otros gastos no deducibles, como pérdidas del juego, si la empresa incurriera en apuestas o loterías, los gastos de actuaciones ilícitas o contrarias al ordenamiento jurídico, como un soborno, sanciones tributarias, y también algunos gastos con territorios considerados paraísos fiscales o no cooperantes.
Cuentas contables implicadas
Desde el punto de vista contable, no existe un grupo separado de «gastos no deducibles» en el Plan General de Contabilidad, los gastos se contabilizan según su naturaleza, usando las cuentas del grupo 6 del cuadro de cuentas contable que correspondan, independientemente de su deducibilidad fiscal.
Veamos algunas cuentas contables que pueden albergar gastos no deducibles, dependiendo del caso:
- Multas y sanciones: Se usa la cuenta «678 Gastos excepcionales» u otra subcuenta de gastos extraordinarios.
- Donativos y liberalidades: A veces se emplea también «678 Gastos excepcionales» si es un hecho aislado o en la «627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas».
- Atenciones a clientes/proveedores: Normalmente se contabilizan en la cuenta «627 Publicidad, propaganda y RRPP», que incluye gastos de promoción y atención a clientes.
- Retribución de administradores: Si se les paga mediante nómina, suele ir a «640 Sueldos y salarios» o si es un pago por servicios profesionales del administrador, podría ir a «623 Servicios profesionales independientes» o a una cuenta de personal externo.
- Intereses de deudas (entidades vinculadas): Los intereses pagados se contabilizan en «662 Intereses de deudas» o una subcuenta específica si se quiere separar intereses a empresas del grupo.
- Vehículos de empresa de uso mixto: Los gastos ligados a vehículos se contabilizan en las cuentas correspondientes, como «629 Otros servicios» o «628 Suministros».
¿Cómo diferenciar en libros un gasto deducible de uno que no lo es?
Dado que contablemente se mezclan, una buena práctica es usar subcuentas o divisiones analíticas.
Por ejemplo, supongamos la cuenta 627 para gastos de representación, podríamos llevar los gastos de relaciones públicas deducibles en 627000y aquellos que sepamos que exceden el límite en 627999, de esta forma, a la hora del cierre del ejercicio, es muy fácil sumar todas las subcuentas terminadas en 999 y obtener el total de gastos no deducibles contabilizados.
Este es un método interno de control que facilita la elaboración del impuesto.
Algunas empresas utilizan marcadores en su contabilidad analítica o etiquetas en el software contable para señalar gastos no deducibles.
Lo importante es que, aunque en la cuenta de pérdidas y ganancias no se separen, a nivel de detalle interno podamos distinguirlos para justificarlos correctamente ante Hacienda y hacer los ajustes fiscales necesarios.
Tratamiento fiscal de los gastos no deducibles
Desde el punto de vista fiscal, todos estos gastos no deducibles requieren un ajuste al resultado contable al calcular el Impuesto sobre Sociedades.
El tratamiento fiscal consiste en identificar en el cierre del ejercicio todos los gastos no deducibles contabilizados y realizar por ellos un ajuste positivo en la declaración de Impuesto sobre Sociedades. Esto aumenta la base imponible y, por tanto, la cuota a pagar, tal como exige la normativa
El modelo 200 incluye apartados para ajustar el resultado contable, existe una casilla específica para «Gastos no deducibles».
La empresa debe conservar soporte de todos los gastos (facturas, recibos, multas, contratos…) independientemente de si son deducibles o no.
En caso de una inspección, Hacienda puede solicitar explicar por qué cierto gasto fue tratado como no deducible o comprobar que efectivamente no se dedujo.
Ejemplos prácticos
Supongamos que la empresa paga 1 multa de tráfico de 200€ cada por un vehículo de empresa en el año.
Cuando recibimos la multa, realizamos el asiento contable correspondiente de gasto:
| Asiento contable gasto multa de tráfico | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales | 200 | |
| 572 Bancos | 200 |
Hemos contabilizado el gasto a la cuenta contable correspondiente.
Ahora llega el cierre del ejercicio, y despues de calcular el resultado de pérdidas y ganancias contable, nos da lo siguiente:
| Resultado contable | ||
|---|---|---|
| Ingresos | 10.000€ | |
| Gastos | 8.000€ |
Lo que genera un beneficio de 2.000€ (10.000 – 8.000), pero claro, la base imponible para el impuesto de sociedades es de 2.000€, pero como buenos contables, revisamos los gastos no deducibles y encontramos que tenemos 200€, por lo que realizamos un ajuste extracontable.
| Resultado fiscal | ||
|---|---|---|
| Ingresos | 10.000€ | |
| Gastos | 8.000€ | |
| Gastos no deducibles | 200€ |
Por lo que el beneficio fiscal antes de impuestos es de 2.200€ al aplicar los gastos no deducibles fiscalmente.
Este es el proceso de contabilizar gastos no deducibles, ya sea una multa, donaciones a entidades, u otro tipo de gasto.