Si tu empresa o tú, como autónomo, trabajáis en una oficina, local, nave o cualquier inmueble alquilado para la actividad, es muy probable que cada trimestre debas contabilizar el famoso modelo 115 de alquileres, y aquí es donde surgen muchas dudas, no por la presentación del modelo, sino por cómo se reflejan bien la retención, el IVA y la deuda con el arrendador.
Como buen contable, nuestro consejo siempre será el mismo: si lo registras bien desde la factura, el trimestre se cierra solo.
Aspectos a considerar para contabilizar el modelo 115
El modelo 115 es la declaración (normalmente trimestral) mediante la que se ingresan en Hacienda las retenciones practicadas en alquileres de inmuebles urbanos cuando esos alquileres están vinculados a una actividad económica (oficinas, locales, naves, despachos, almacenes, etc.).
¿Cuándo aplica la retención y cuándo no?
En la práctica, lo más habitual es que exista retención en alquileres de inmuebles urbanos afectos a la actividad. Aun así, hay situaciones típicas en las que no procede retener (o no procede presentar el 115):
- Alquiler de vivienda: Por ejemplo, si la empresa alquila una vivienda para un trabajador, en general no lleva retención por esta vía.
- Importe bajo: Existe un umbral anual por debajo del cual no hay obligación de retener.
- Casos particulares del arrendador, aquí, en nuestra opinión, lo prudente es revisar la factura y el contrato, porque es donde suele estar la clave.
IVA y retención: no se mezclan
Esto es importantísimo: IVA y retención son impuestos distintos y se tratan distinto.
- El IVA se añade a la base del alquiler y, si procede, lo deduces como IVA soportado.
- La retención se calcula sobre la base (sin IVA) y reduce lo que pagas al arrendador, pero no reduce el gasto contable: el gasto es la base del alquiler devengada.
Cuentas contables implicadas
- 621 Arrendamientos y cánones
- 472 H.P. IVA soportado
- 4751 Retenciones practicadas
- 410 Acreedores
- 57 Bancos/Caja
Ejemplos prácticos de cómo contabilizar el pago del modelo 115
Ejemplo 1: Contabilizar alquiler mensual de una oficina
Datos
- Base alquiler: 1.000,00€
- IVA (21%): 210,00€
- Retención (19% sobre base): 190,00€
- Total factura: 1.210,00€
- Total a pagar al arrendador: 1.210,00€ − 190,00€ = 1.020,00€
Asiento 1: Factura (devengo)
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 621 Arrendamientos y cánones | 1.000 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 210 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 190 | |
| 410 Acreedores por prestación de servicios | 1.020 |
Asiento 2: Pago al arrendador
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 410 Acreedores por prestación de servicio | 1.020 | |
| 572 Bancos | 1.020 |
Asiento 3: Ingreso Modelo 115 del trimestre
Supongamos que el alquiler se repite enero, febrero y marzo:
- Retención trimestral: 190,00€ × 3 = 570,00€
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 570 | |
| 572 Bancos | 570 |
Ejemplo 2: Alquiler de nave con un mes bonificado
Datos
- Enero: base 3.500,00€
- Febrero (bonificación): base 2.500,00€
- Marzo: base 3.500,00€
- IVA 21%
- Retención 19%
Enero: cálculo rápido
- IVA: 3.500,00€ × 21% = 735,00€
- Retención: 3.500,00€ × 19% = 665,00€
- Pago al arrendador: 3.500,00€ + 735,00€ − 665,00€ = 3.570,00€
Asiento de enero (devengo)
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 621 Arrendamientos y cánones | 3.500 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 735 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 665 | |
| 410 Acreedores por prestación de servicios | 3.570 |
Febrero (alquiler reducido): cálculo
- IVA: 2.500,00€ × 21% = 525,00€
- Retención: 2.500,00€ × 19% = 475,00€
- Pago al arrendador: 2.500,00€ + 525,00€ − 475,00€ = 2.550,00€
Asiento de febrero (devengo)
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 621 Arrendamientos y cánones | 2.500 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 525 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 475 | |
| 410 Acreedores por prestación de servicios | 2.550 |
Marzo: igual que enero
- Retención marzo: 665,00€
Asiento del Modelo 115 (trimestre)
Retención total:
- 665,00€ + 475,00€ + 665,00€ = 1.805,00€
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 1.805 | |
| 572 Bancos | 1.805 |
Ejemplo 3: Varios inmuebles alquilados a la vez
Datos (bases mensuales)
- Oficina: 2.000,00€
- Almacén: 1.500,00€
- Parking: 300,00€
- IVA 21%
- Retención 19%
Cálculo conjunto de enero
- Base total: 2.000,00€ + 1.500,00€ + 300,00€ = 3.800,00€
- IVA: 3.800,00€ × 21% = 798,00€
- Retención: 3.800,00€ × 19% = 722,00€
- Pago al arrendador: 3.800,00€ + 798,00€ − 722,00€ = 3.876,00€
Asiento único de enero (si devenga el mismo día)
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 621 Arrendamientos y cánones | 3.800 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 798 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 722 | |
| 410 Acreedores por prestación de servicios | 3.876 |
Asiento del pago (si se paga todo junto)
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 410 Acreedores por prestación de servicios | 3.876 | |
| 572 Bancos | 3.876 |
Modelo 115 del trimestre (si se repite tres meses)
- Retención trimestral: 722,00€ × 3 = 2.166,00€
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 2.166 | |
| 572 Bancos | 2.166 |