En contabilidad es muy habitual encontrarse con facturas “raras” en las que tu empresa solo termina pagando el IVA, mientras que la base imponible la asume un tercero: una aseguradora, una subvención, una entidad pública…
Si eres nuevo en contabilidad, esto puede despistarte: ¿registro solo el IVA?, ¿qué hago con la base?, ¿dónde meto el ingreso del seguro o de la subvención?
En este artículo vamos a ver, como buen contable, cómo contabilizar correctamente estas operaciones según el PGC, manteniendo la imagen fiel: registrar el gasto completo, el IVA soportado deducible y el ingreso compensatorio del tercero, verás que, una vez entiendes la lógica, el asiento sale casi solo.
Qué significa realmente “contabilizar solo el IVA”
Lo primero que hay que aclarar es que, desde el punto de vista contable, no existe una factura “solo de IVA”. La factura siempre tiene:
- Una base imponible (el valor del bien o servicio).
- Un IVA calculado sobre esa base.
- Un total (base + IVA).
Lo que ocurre en estos casos especiales es que:
- Tu empresa solo desembolsa el IVA (porque la base la paga un tercero a tu proveedor, o te la reembolsan).
- Pero económicamente el gasto completo sí es tuyo, porque el servicio o la reparación beneficia a tu empresa.
- A la vez, recibes una compensación (subvención, indemnización, bonificación…) que neutraliza esa base en resultados.
Por eso, cuando hablamos de “contabilizar solo el IVA”, en realidad queremos decir:
Registrar el gasto completo (base + IVA deducible),
reconocer el IVA soportado en la 472,
y, al mismo tiempo, registrar el ingreso del tercero que cubre la base.
De esta manera:
- El IVA se comporta como siempre: soportado y deducible si cumple requisitos.
- El resultado del ejercicio no se distorsiona: el gasto se compensa con un ingreso.
- Tus libros cuentan la historia real: has tenido un gasto, pero otra entidad lo ha financiado casi en su totalidad.
Para que no se te olvide, puedes quedarte con esta idea: contablemente nunca se “borra” la base, se compensa con un ingreso.
Situaciones habituales donde solo asumimos el IVA
Estas operaciones no son algo exótico; aparecen constantemente en el día a día de muchas pymes. Te resumo los casos más típicos que un contable ve de forma recurrente.
Reparaciones cubiertas por seguros
Es el ejemplo estrella:
- Un vehículo de empresa tiene un siniestro.
- El taller emite una factura por la reparación: base + IVA.
- La aseguradora cubre la base (la reembolsa o la paga directamente al taller).
- La empresa solo paga el IVA, que sí es deducible si el vehículo está afecto a la actividad.
Cursos y formación subvencionada
Otro caso muy habitual, sobre todo en empresas que aprovechan ayudas a la formación:
- Contratas un curso para tu equipo (prevención de riesgos, seguridad informática, etc.).
- El proveedor emite factura: base + IVA.
- Una subvención o bonificación cubre toda o casi toda la base.
- Tu empresa solo soporta el IVA, que suele ser deducible.
Ayudas públicas para inversiones
En inversiones también se da con frecuencia:
- Compras una máquina, equipo informático, etc.
- Una administración pública te concede una subvención que cubre parte de la base.
- El IVA no suele formar parte de la ayuda, por lo que lo paga y lo deduce la empresa.
En estos casos, además de la 472, entran en juego cuentas de inmovilizado (grupo 21/22) y de subvenciones (130, 740…), pero la idea es exactamente la misma:
Otros supuestos menos frecuentes
Sin ánimo de hacer una lista infinita, también puedes encontrarte:
- Garantías comerciales o reembolsos parciales de proveedores.
- Programas públicos donde se bonifica parte del coste de un servicio.
- Acuerdos con terceros financiadores que asumen el coste base de determinados servicios.
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Ejemplos prácticos de contabilización de solo el IVA
Vamos a lo que más ayuda cuando estás aprendiendo: ejemplos prácticos con sus asientos contables, como haría cualquier contable en su día a día.
Ejemplo 1: Reparación de vehículo cubierta por seguro (solo pagas el IVA)
Supongamos:
- Taller emite factura:
- Base: 1.000,00€
- IVA 21 %: 210,00€
- Total: 1.210,00€
- El seguro cubre la base (1.000,00€).
- Tu empresa solo paga 210,00€ de IVA, que es deducible porque el vehículo está afecto a la actividad.
1) Registro de la factura del taller
Primero, registras la factura completa:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Reparaciones y conservación | 1.000,00€ | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 210,00€ | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios (taller) | 1.210,00€ |
2) Pago del IVA al taller (el seguro paga la base aparte)
Cuando pagas al taller los 210,00€ de IVA:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios (taller) | 210,00€ | |
| 572 Bancos | 210,00€ |
La parte de 1.000,00€ que paga el seguro al taller se salda también contra la 410 (aunque no pases el dinero por tu banco, contablemente debes reflejarlo):
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios (taller) | 1.000,00€ | |
| 778 Ingresos excepcionales (indemnización seguro) | 1.000,00€ |
Al final:
- La 410 queda a cero.
- Tienes un gasto de reparación de 1.000,00€ y un ingreso de 1.000,00€.
- Has pagado 210,00€ de IVA, registrado en la 472 y deducible en la liquidación.
En nuestra opinión, este tratamiento refleja a la perfección la realidad económica: el coche se ha reparado, pero el coste de la reparación lo ha asumido el seguro; tú solo has soportado (y deducido) el IVA.
Ejemplo 2: Curso de formación subvencionado (la subvención cubre la base)
Segundo ejemplo típico:
- Factura de curso:
- Base: 500,00€
- IVA 21 %: 105,00€
- Total: 605,00€
- Una subvención de explotación cubre exactamente la base de 500,00€.
- Tu empresa paga los 105,00€ de IVA.
1) Registro de la factura del curso
Asentamos el gasto de formación y el IVA soportado:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas / Formación | 500,00€ | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 105,00€ | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios (proveedor) | 605,00€ |
* La subcuenta exacta del grupo 62 dependerá de cómo tengas configurado tu plan de cuentas para la formación.
2) Pago del IVA al proveedor
Cuando pagas al proveedor solo los 105,00€:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 105,00€ | |
| 572 Bancos c/c | 105,00€ |
3) Registro de la subvención que cubre la base
Si la administración ingresa directamente en tu banco los 500,00€ de subvención:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos c/c | 500,00€ | |
| 740 Subvenciones, donaciones y legados a la explotación | 500,00€ |
Si primero prefieres reconocer un derecho de cobro (por ejemplo, porque te notifican la concesión y el cobro llegará más tarde), puedes usar una cuenta de deudor por subvenciones (4708, por ejemplo) y luego saldarla al cobrar.
Al final del proceso:
- Tienes un gasto de formación de 500,00€.
- Un ingreso de subvención de 500,00€.
- Has pagado 105,00€ de IVA, que figura en la 472 y se deducirá en tu liquidación de IVA.
Errores frecuentes
Para rematar, te dejo algunos errores que vemos muy a menudo cuando alguien empieza a contabilizar estas operaciones:
- Error 1 – Registrar solo el IVA y olvidar la base: Aunque tú solo pagues el IVA, la base forma parte del gasto o inversión. Si no la registras, tu contabilidad no refleja la realidad económica.
- Error 2 – No contabilizar el ingreso del seguro o la subvención: Sin el ingreso compensatorio, parece que la empresa asume todo el gasto, cuando en realidad lo ha financiado un tercero.
- Error 3 – Tratar el IVA como no deducible por desconocimiento: A veces, por miedo, alguien no lleva el IVA a la 472. Nuestro consejo siempre será comprobar si se cumplen los requisitos de deducibilidad; si se cumplen, dedúcelo, porque si no estás perdiendo dinero.