En cualquier empresa cada mes tenemos que contabilizar suministros, una cuenta específica en el que debemos reflejar el gasto de consumo de luz, agua, gas, o cualquier otro gasto necesario para el funcionamiento diario de una empresa.
Es fundamental tener en cuenta que estos no se consideran un activo sino un gasto corriente, registrándose cuando se devenga, es decir, en el momento en que se recibe el bien o servicio.
El concepto de suministros no se considera parte del inventario ni se destinan a la venta directa.
Qué son los suministros
Los suministros en una empresa se refieren a los bienes y servicios esenciales para su funcionamiento, específicamente el agua, la electricidad u otros consumos.
Estos servicios permiten que la empresa pueda operar, también denominados servicios públicos, se consideran gastos operativos recurrentes que afectan al margen operativo de la empresa.
Aunque su importancia varía según la industria, son indispensables para cualquier empresa, desde pequeñas oficinas hasta grandes instalaciones industriales.
Cómo se contabilizan
El registro contable de los suministros implica la contabilización de un gasto corriente que debe reflejarse en el período en el que se consume.
El gasto se registra en la cuenta de gasto correspondiente, siendo la cuenta contable específica para ella según el PGC la cuenta 628 «Suministros», y tenemos que tener en cuenta el tratamiento del IVA, que generalmente es deducible para la empresa si está sujeta a este impuesto.
Generalmente en las empresas se crean cuentas según el tipo de consumo, así se puede visualizar el gasto de manera aislada para cada suministro, por ejemplo, las cuentas contables se crean de esta manera:
- 628001 Luz
- 628002 Agua
- 628003 Gas
Y así según necesidades de la empresa y por supuesto se les puede aplicar el nombre que creamos conveniente, como energía eléctrica, consumo de agua, etc.
La contabilización de los suministros tiene implicaciones en el resultado de la empresa, pues se reflejará como un gasto operativo.
A tener en cuenta
Aunque los servicios de telefonía, ya sean líneas móviles o internet con consumos, se específica que debe de contabilizarse en la cuenta contable 629 «Otros servicios».
También cualquier consumo que requiera de almacenamiento para su posterior consumo, debe de contabilizarse en la cuenta 602 «Compras de otros aprovisionamientos», por ejemplo, si compramos toners para las impresoras de la empresa.
Cuentas contables implicadas
- 628 Suministros
- 410 Acreedores por prestación de servicios
- 57 Tesorería
- 472 Hacienda Pública, IVA soportado
Es posible que en algunos casos nos encontremos la cuenta 400 «Proveedores» para contabilizar el consumo de luz por ejemplo, aunque no es la cuenta correcta, hay que destacar que si se usa, el tratamiento contable es idéntico a la cuenta 410, es de pasivo, de naturaleza acreedora y tienen el mismo tratamiento contable.
Para aclararnos, la cuenta 400 se usa para proveedores que nos proveen de materiales o productos para el desarrollo del negocio, mientras que la 410 es para consumos o prestación de servicios que no se implica directamente, pero que es necesario para el funcionamiento del negocio, como el consumo de energía eléctrica.
Ejemplos de cómo contabilizar suministros
Contabilizar suministros es muy sencillo, debemos tener en cuenta el asiento contable del suministro, que será reflejar el gasto del mismo y contabilizar el IVA correspondiente según factura, la cuál será contabilizado contra la cuenta 410 y posteriormente el pago del suministro cuando se produzca.
Ejemplo 1: Contabilizar gastos de luz
Recibimos la factura de consumo de luz de la compañía eléctrica, la cuál tiene una base imponible de 400€, con un IVA del 21% de 84€, reflejando un resultado neto de 484€, veamos los asientos contables que debemos de realizar.
| Asiento contable gasto luz | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 628 Suministros – Gasto de luz | 400 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 84 | |
| 410 Acreedores por prestación de servicios | 484 |
Una semana después nos cargan en banco el recibo de la luz, por lo que tenemos que contabilizar el pago de consumo de luz.
| Asiento contable pago luz | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 410 Acreedores por prestación de servicios | 484 | |
| 572 Bancos | 484 |
Y ya tendríamos contabilizado correctamente el suministro, en este caso el consumo de energía de la empresa, que generalmente nos factura la compañía eléctrica cada mes.
Ejemplo 2: Contabilizar consumo agua oficina
En nuestra empresa tenemos que contabilizar el consumo de agua, la compañía nos emite una factura cada 2 meses, siendo la última factura con un importe de 200€, desglosando un IVA en factura del 10% por un importe de 20€, por lo que procedemos a contabilizar el gasto de agua.
| Asiento contable gasto agua | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 628 Suministros – Consumo de agua | 200 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 20 | |
| 410 Acreedores por prestación de servicios | 220 |
A los 15 días vemos cargado en el banco la factura, así que procedemos a realizar el asiento contable del consumo de agua en nuestra contabilidad.
| Asiento contable pago consumo agua | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 410 Acreedores por prestación de servicios | 220 | |
| 572 Bancos | 220 |
Un proceso sencillo, solo debemos tener la factura con todo el desglose y comprobar el IVA correspondiente, ya que en la actualidad en España la luz tributa al 21% y el agua las 10%