Te enseñamos cómo contabilizar la venta de mercaderías, una de las operaciones más comunes en contabilidad de cualquier empresa comercial, que son compras para revender “tal cual”, sin transformación, y ventas constantes a clientes.
Y aunque parezca una rutina, es justo donde más errores se cuelan, ya sea IVA mal desglosado, ventas registradas cuando se cobra y no cuando se devenga, descuentos mal tratados o clientes que “no cuadran”, meter todos los conceptos a la misma cuenta de ingreso, etc.
En este artículo vamos a detallar cuándo se reconoce la venta, qué cuentas del PGC intervienen y cómo hacer el asiento contable correcto, con ejemplos para entenderlo a la perfección.
Lo qué debes tener claro antes de contabilizar una venta
Antes de lanzar el asiento, conviene repasar cuatro ideas que, en la práctica, marcan la diferencia entre una contabilidad “presentable” y una contabilidad «regulera», y es que aquí se equivoca mucha gente, así que veamos los puntos más importantes.
La factura manda
Toda venta debe estar respaldada por una factura (o documento equivalente). En ella se define:
- Datos fiscales de ambas partes.
- Número de factura.
- Conceptos por cada tipo de producto o servicio.
- Base imponible (el “precio real” de la venta).
- Tipo de IVA y cuota de IVA.
- Total a pagar.
- Condiciones (contado, transferencia, 30 días, etc.).
- Descuentos incluidos (si los hay).
Se contabiliza por devengo, no por cobro
En contabilidad, el ingreso se reconoce cuando entregas la mercadería y emites la factura, es decir, cuando ya existe el derecho de cobro, independientemente si el cliente paga hoy o dentro de 60 días.
Contabilizar por cada servicio de manera independiente
Si emites una factura de venta de mercaderías con productos, y también le imputas al cliente el transporte, el embalaje de los productos y un seguro, estos conceptos deben especificarse en factura e ir a la cuenta contable de ingreso correspondiente en el Plan General de Contabilidad.
Cuentas contables implicadas
- 700 Ventas de mercaderías
- 477 Hacienda Pública, IVA repercutido
- 430 Clientes
- 57 Tesorería
Existen más cuentas implicadas dependiendo de la operación, pero las principales son estas, en los ejemplos podremos ver con más detalle cuando intervienen otros tipos de cuentas.
Asiento contable de una venta de mercaderías
Vamos a lo práctico. Imagina una venta de mercaderías por 2.000€ + 21% IVA.
IVA: 2.000€ × 21% = 420€.
Total factura: 2.420€.
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 700 Ventas de mercaderías | 2.000,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 420,00 | |
| 430 Clientes | 2.420,00 |
Este es el asiento base, contabilizamos la venta, que es un ingreso, el IVA correspondiente y lo registramos al cliente correspondiente.
Ahora vemos diferentes casos que pueden darse, desde otros servicios específicos detallados en factura, hasta descuento y devoluciones.
Venta de mercaderías con servicios extra en la factura
Cuando en la misma factura cobras mercaderías más un servicio accesorio (como transporte, embalaje, seguro, etc.), lo habitual es separar el ingreso para que quede claro qué parte es venta de mercaderías y qué parte es servicio, veamos un ejemplo:
- Base mercaderías: 1.000,00
- Base transporte: 80,00
- Base total: 1.080,00
- IVA 21%: 226,80
- Total factura: 1.306,80
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 1.306,80 | |
| 700 Ventas de mercaderías | 1.000,00 | |
| 705 Prestación de servicios | 80,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 226,80 |
Como puedes ver, el servicio de transporte se específica en factura y su tratamiento contable es registrarlo en su cuenta contable correspondiente, que es justo lo contrario si contabilizamos compra de mercaderías, en donde si viene reflejado, lo sumamos al valor de compra.
Devoluciones
Las devoluciones son de esas situaciones que, si no se registran bien, descuadran clientes, IVA y ventas netas.
Lo correcto es reflejar la devolución con un asiento independiente usando la 708 Devoluciones de ventas y operaciones similares, que actúa como un “ingreso negativo”.
Supongamos que, de una venta anterior, el cliente devuelve mercaderías por 1.000€ de base imponible. El IVA (21%) es 210€. Total que se “resta” a la factura: 1.210€.
Asiento de la devolución
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 708 Devoluciones de ventas y operaciones similares | 1.000,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 210,00 | |
| 430 Clientes | 1.210,00 |
Qué está pasando aquí:
- La 708 reduce tus ingresos de ventas sin mezclarlo con la 700.
- El IVA repercutido se reduce, porque ya no tendrás que ingresarlo por esa parte anulada.
- El clientepasa a deber menos, porque lógicamente no va a pagarte mercancía que ha devuelto.
Descuento por pronto pago
El descuento por pronto pago es muy común, y el error típico es tratarlo como si fuera un descuento comercial “normal” dentro de la 700.
En el PGC, cuando el descuento se concede después de emitir la factura (es decir, es condicional al pago anticipado), se registra con la 706 Descuentos sobre ventas por pronto pago.
Imagina una venta original de 5.000€ + IVA 21% (1.050€) = Total 6.050€.
El cliente paga en 10 días y se aplica un 2% sobre la base:
- Descuento base: 5.000€ × 2% = 100€
- IVA del descuento: 100€ × 21% = 21€
- Total descuento: 121€
- Total que realmente paga el cliente: 6.050€ − 121€ = 5.929€
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 706 Descuentos sobre ventas por pronto pago | 100,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 21,00 | |
| 430 Clientes | 121,00 |
Posterior a esto ya queda reflejar el descuento con un movimiento bancario o incluso para descontar en futuros pedidos, es algo ya negociable entre las partes.
Rappels
Los rappels son descuentos por volumen, por ejemplo, “si este año superas 50.000€ de compras, te bonifico un 3%”.
El PGC los separa en la 709 Rappels sobre ventas, precisamente para distinguirlos de la venta de mercaderías.
Imagina que calculas un rappel de 500€ de base imponible a un cliente, con IVA 21% de 105€, y un total abono de 605€.
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 709 Rappels sobre ventas | 500,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 105,00 | |
| 430 Clientes | 605,00 |
Si el cliente ya está pagado y le haces un reembolso o compensación bancaria, el haber iría a 572 Bancos (o a la cuenta que corresponda).
Prueba nuestro nuevo simulador de asientos contables, realiza los asientos contables introduciendo solo importes y las diferentes opciones para conocer todo el proceso contable entero.
Ejemplos de cómo contabilizar la venta de mercaderías
Ejemplo 1: Venta a crédito con transporte en factura + descuento por pronto pago (706) + cobro final
Situación: El 12 de febrero vendes mercaderías a Empresa A, S.L.:
- Mercaderías: 2.500,00€
- Transporte: 120,00€
- IVA 21%
- Pago pactado a 30 días, pero si paga en 10 días obtiene 1% de descuento por pronto pago sobre la base de mercaderías (no sobre el transporte).
1) Asiento de la venta (12/02)
Base total: 2.500,00 + 120,00 = 2.620,00
IVA (21%): 550,20
Total factura: 3.170,20
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 3.170,20 | |
| 700 Ventas de mercaderías | 2.500,00 | |
| 705 Prestación de servicios | 120,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 550,20 |
2) El cliente paga en 10 días y aplica el descuento (22/02)
Descuento: 2.500,00 × 1% = 25,00
IVA del descuento: 25,00 × 21% = 5,25
Total descuento: 30,25
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 706 Descuentos sobre ventas por pronto pago | 25,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 5,25 | |
| 430 Clientes | 30,25 |
3) Cobro por banco del importe final (22/02)
Total a cobrar: 3.170,20 − 30,25 = 3.139,95
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 3.139,95 | |
| 430 Clientes | 3.139,95 |
Ejemplo 2: Venta de mercaderías a crédito + devolución parcial (708) + rappel (709) al cierre + cobro
Situación: El 3 de marzo vendes mercaderías a Empresa A, S.A.:
- Mercaderías: 4.000,00€
- IVA 21%
- Pago a 60 días.
A los pocos días, el 10 de marzo, el cliente devuelve mercaderías por 600,00€ (base). Y además, el 31 de marzo, le corresponde un rappel por volumen de 200,00€ (base). Finalmente, paga todo por banco el 2 de mayo.
1) Asiento de la venta (03/03)
IVA: 4.000,00 × 21% = 840,00
Total factura: 4.840,00
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 4.840,00 | |
| 700 Ventas de mercaderías | 4.000,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 840,00 |
2) Asiento de la devolución (10/03)
Base devuelta: 600,00
IVA devolución: 600,00 × 21% = 126,00
Total reducción al cliente: 726,00
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 708 Devoluciones de ventas y operaciones similares | 600,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 126,00 | |
| 430 Clientes | 726,00 |
3) Asiento del rappel (31/03)
Base rappel: 200,00
IVA rappel: 200,00 × 21% = 42,00
Total reducción: 242,00
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 709 Rappels sobre ventas | 200,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 42,00 | |
| 430 Clientes | 242,00 |
4) Cobro final (02/05)
Saldo a cobrar tras ajustes:
- Total inicial: 4.840,00
- Menos devolución: 726,00
- Menos rappel: 242,00
- Tota: 3.872,00
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 3.872,00 | |
| 430 Clientes | 3.872,00 |