La factura electrónica obligatoria supone uno de los avances más significativos en la digitalización de la gestión empresarial en España, y que a partir de 2026, tanto empresas como autónomos, deberán adaptarse a este nuevo sistema, que tiene como principales objetivos mejorar la transparencia fiscal, reducir los plazos de pago en operaciones comerciales y modernizar el funcionamiento económico del país.
Este cambio no se limita únicamente a sustituir el papel por archivos digitales, debemos de transformar profundamente la forma de emitir, recibir y conservar facturas, exigiendo el uso de formatos estructurados y herramientas informáticas que cumplan con requisitos legales muy concretos.
La factura electrónica deja de ser una opción voluntaria para convertirse en un instrumento obligatorio en todas las relaciones comerciales entre empresas y profesionales.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, siempre que cumpla ciertos requisitos técnicos y normativos.
No basta con enviar un archivo PDF por correo electrónico: la factura debe garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, normalmente mediante una firma electrónica o mediante el sistema VeriFactu.
Cuando hablamos de factura electrónica obligatoria, nos referimos a la exigencia de emitir facturas entre empresas y autónomos (operaciones B2B) en formatos estructurados, como Facturae (XML), UBL o EDIFACT. Estos formatos permiten el procesamiento automatizado y aseguran el control fiscal por parte de la Agencia Tributaria, que podrá acceder a las facturas prácticamente en tiempo real.
¿Quién debe emitir factura electrónica?
La obligación de emitir factura electrónica afecta a todas las empresas y autónomos que realicen operaciones comerciales con otras empresas o profesionales en España, es decir, en todas las operaciones B2B (business to business), tanto el emisor como el receptor de la factura deberán utilizar este formato, sin importar su tamaño, forma jurídica o sector de actividad.
Esta obligación fue establecida por la Ley Crea y Crece, con el objetivo de fomentar una mayor transparencia fiscal y una mejor trazabilidad de las operaciones económicas.
Solo algunas actividades o situaciones muy específicas quedarán fuera de esta obligación, como veremos más adelante en las excepciones.
¿Cuándo entra en vigor?
La implantación de la factura electrónica obligatoria será gradual y dependerá del tipo de empresa y su volumen de facturación:
- Las sociedades mercantiles (S.A., S.L., etc.) deberán comenzar a emitir facturas electrónicas a partir del 1 de enero de 2026.
- Los autónomos y pymes tendrán como fecha límite el 1 de julio de 2026 para adaptarse al nuevo sistema.
- Las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros dispondrán de un año desde la publicación del reglamento correspondiente.
- Las empresas con una facturación igual o inferior a 8 millones de euros tendrán dos años desde dicha publicación para cumplir con la obligación.
Este calendario puede sufrir ajustes si se producen retrasos normativos, pero la previsión actual es que antes de que finalice 2026 toda empresa o profesional que opere en el ámbito B2B esté utilizando ya la factura electrónica.
Normativa aplicable a pymes y autónomos
Para pymes
Las pequeñas y medianas empresas deberán cumplir con lo establecido en la Ley Crea y Crece y en el Real Decreto 1007/2023, que regulan la implantación de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales.
El plazo de adaptación dependerá del volumen de facturación, aquellas pymes con una facturación inferior a 8 millones de euros dispondrán de dos años desde la publicación del reglamento definitivo para adaptarse al nuevo sistema.
Además de emitir las facturas en formato estructurado, deberán asegurarse de que su software de facturación cumpla con los requisitos técnicos y de seguridad exigidos por la Agencia Tributaria. Esto incluye la generación de registros inalterables, la incorporación de un código QR, y la capacidad de enviar automáticamente las facturas a la AEAT mediante el sistema VeriFactu.
Para autónomos
Los autónomos también estarán obligados a emitir factura electrónica en sus operaciones con otras empresas o profesionales.
Esta obligación no distingue entre actividades ni sectores: cualquier autónomo que emita facturas en el ámbito B2B deberá adaptarse, salvo que se encuentre en uno de los regímenes exentos.
El plazo general para cumplir con esta obligación es hasta el 1 de julio de 2026, aunque si el volumen de facturación es bajo (menos de 8 millones de euros), podrán beneficiarse de un margen adicional de adaptación, igual que las pymes.
El autónomo deberá utilizar un software homologado que genere facturas en formato estructurado (como Facturae XML) y que garantice los principios de autenticidad, integridad y trazabilidad.
¿Existen excepciones a la obligación de emitir factura electrónica?
Aunque la norma general establece que todas las operaciones entre empresas y autónomos en España deberán documentarse mediante factura electrónica, existen algunas excepciones contempladas por la normativa:
- Operaciones con consumidores finales (B2C): En las ventas o servicios prestados a particulares no hay obligación de emitir factura electrónica, aunque el emisor puede hacerlo voluntariamente si así lo desea.
- Operaciones con empresas no establecidas en España: Si alguna de las partes no tiene su domicilio fiscal, establecimiento permanente o sede de actividad en territorio español, la obligación no aplica, aunque podrán seguir usando factura electrónica si lo consideran conveniente.
- Autónomos con baja facturación y sectores específicos: Quedarán exentos ciertos autónomos cuya facturación anual no supere los 85.000 euros, así como quienes tributen en regímenes especiales como el régimen agrario, de recargo de equivalencia o el régimen simplificado (módulos), salvo que se indique lo contrario en la normativa definitiva.
- Relaciones con la Administración Pública: Ya están reguladas desde hace años y exigen el uso de factura electrónica mediante el formato Facturae para todos los proveedores públicos.
En todo caso, la norma establece que las operaciones B2B dentro del territorio español son, por defecto, obligatorias, salvo cuando se encuadren específicamente en alguno de los supuestos anteriores.
Formatos y contenido de la factura electrónica
Para cumplir con la normativa, la factura electrónica debe generarse en formatos estructurados, lo que permite su tratamiento automatizado por parte de los sistemas contables y de gestión, tanto del emisor como del receptor, y su verificación por la Agencia Tributaria.
Principales formatos admitidos
En España, los formatos más utilizados y reconocidos para la factura electrónica son:
- Facturae (XML): Es el estándar oficial español, obligatorio en las facturas dirigidas a la Administración Pública, y también válido para operaciones privadas.
- UBL: Formato internacional basado en XML, ampliamente utilizado en operaciones B2B y compatible con la normativa europea.
- EDIFACT: Muy común en grandes empresas y sectores industriales, sobre todo para el intercambio automatizado de grandes volúmenes de datos.
- CEFACT: También basado en XML, con aplicación generalizada en múltiples sectores.
- PDF: Aunque seguirá usándose durante el período transitorio, no será suficiente como factura electrónica válida una vez la obligación sea definitiva. Solo se admite como acompañamiento visual, pero no cumple por sí solo con los requisitos legales.
Contenido mínimo obligatorio
Toda factura electrónica debe incluir, como mínimo, los siguientes datos:
- Datos del emisor y del receptor: Nombre o razón social, domicilio y NIF/CIF.
- Número y fecha de la factura.
- Descripción clara de los bienes o servicios prestados.
- Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA.
- Importe total a pagar.
- Firma electrónica cualificada (o sistema de autenticación equivalente que garantice la integridad y autoría).
- Código QR y metadatos exigidos por el sistema VeriFactu para su trazabilidad.
- Identificadores del formato utilizado (ej. versión XML o UBL empleada).
Este contenido no solo es obligatorio desde el punto de vista fiscal, sino que también facilita la automatización contable y la supervisión tributaria.
¿Los programas de facturación están preparados?
La mayoría de los software de contabilidad y facturación en España ya se están adaptando —o han completado su adaptación— a los nuevos requisitos legales de la factura electrónica obligatoria, sin embargo, no todos los programas cumplen automáticamente con la normativa: es esencial verificar que se trata de un sistema informático de facturación homologado.
¿Qué debe cumplir un software para ser válido?
Para cumplir con la normativa, el software de facturación debe:
- Generar facturas en formatos estructurados, como Facturae (XML), UBL o EDIFACT.
- Garantizar la inalterabilidad de los registros, impidiendo su modificación posterior.
- Incluir una firma electrónica y un código QR que aseguren la autenticidad y la integridad del documento.
- Integrarse con el sistema VeriFactu para remitir automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria.
- Cumplir con los requisitos técnicos de la Ley Crea y Crece, así como con la normativa antifraude vigente.
Soluciones que ya están adaptadas
Existen múltiples herramientas que ya han implementado estas funciones. Algunas de las más conocidas en el mercado español son:
- Sage 50
- Holded
- Billin
- Factusol
- Contasimple
- SERES
- B2Brouter
Estas plataformas ofrecen distintas soluciones según el tamaño y necesidades de cada empresa o autónomo. También permiten la emisión automática de facturas electrónicas, almacenamiento en la nube, gestión de impuestos y sincronización con bancos y la Agencia Tributaria.
Importante: Tanto el usuario como el proveedor del software pueden ser sancionados si el sistema no cumple con la normativa, por eso, conviene elegir un proveedor que garantice actualizaciones permanentes y soporte técnico especializado.