El operador intracomunitario es una figura esencial para cualquier empresa o profesional que desee expandir su actividad comercial dentro de la UE, ya que obteniendo este estatus permite realizar ventas y compras entre países miembros sin las cargas fiscales habituales, especialmente en lo relativo al IVA.
Este régimen se activa mediante el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), un censo gestionado por la Agencia Tributaria. Estar inscrito en él permite beneficiarse del tratamiento especial del IVA intracomunitario, lo que facilita y abarata las transacciones con otros países de la Unión Europea.
Las operaciones entre empresas registradas están exentas de IVA, lo que supone un importante ahorro económico y una gestión administrativa mucho más sencilla.
¿Qué es un operador intracomunitario y cuál es su objetivo?
Se considera operador intracomunitario a cualquier persona física o jurídica que realice compraventa de bienes o servicios entre países miembros de la Unión Europea.
Esta figura está regulada por el artículo 15 de la Ley del IVA y se aplica a empresas, autónomos y entidades que realizan operaciones comerciales transfronterizas dentro del mercado común.
El objetivo fundamental de esta figura es simplificar el comercio internacional en la UE, armonizando el tratamiento fiscal del IVA, ya que antes de su existencia, las empresas debían enfrentarse a normas diferentes en cada país, lo que generaba complejidad, errores y sobrecostes.
Las operaciones intracomunitarias amparadas por este régimen incluyen:
- Entregas intracomunitarias de bienes sujetas al IVA.
- Adquisiciones intracomunitarias de bienes, aunque se usen fuera de España.
- Prestación de servicios en otro país de la UE cuando el destinatario sea el sujeto pasivo.
- Recepción de servicios desde otro Estado miembro cuando el proveedor no esté establecido en España.
El sistema permite que las operaciones se realicen sin aplicar IVA en origen, siempre que tanto el emisor como el receptor estén dados de alta en el ROI.
¿Qué es el Registro de Operadores Intracomunitarios?
El Registro de Operadores Intracomunitarios, conocido como ROI, es un censo gestionado por la Agencia Tributaria en el que deben inscribirse todas las empresas y profesionales que quieran beneficiarse del régimen especial del IVA intracomunitario.
Al darse de alta, el contribuyente obtiene un NIF-IVA, formado por el prefijo «ES» seguido del NIF habitual.
El ROI está regulado por la Directiva 2006/112/CE del Consejo de la UE, que establece un marco fiscal común para garantizar la coherencia en los intercambios comerciales entre Estados miembros.
La inscripción en el ROI es lo que legitima a una empresa para emitir facturas sin IVA a otros países de la UE.
Este sistema no solo otorga validez fiscal, sino que también garantiza el control y la trazabilidad de las operaciones, ya que permite a las administraciones tributarias cruzar información de forma automatizada.
¿Quién está obligado a darse de alta en el ROI?
Deben inscribirse en el ROI todas las personas físicas o jurídicas que realicen, o tengan previsto realizar, operaciones comerciales intracomunitarias sujetas a IVA. Esto incluye tanto a quienes venden como a quienes compran productos o servicios dentro del territorio de la Unión Europea.
Están obligados a registrarse:
- Empresarios y profesionales que efectúen entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes gravadas por el IVA.
- Prestadores de servicios a empresas situadas en otros Estados miembros, cuando el destinatario sea el sujeto pasivo.
- Receptores de servicios prestados desde otro país de la UE por empresarios no establecidos en España.
- Personas jurídicas no empresarias, si adquieren bienes de forma ocasional desde otro Estado miembro.
Por el contrario, no están obligados a inscribirse quienes solo operan con países fuera de la UE, quienes prestan servicios exentos como los educativos, ni los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) o con domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, donde existen sistemas propios equivalentes.
La inscripción en el ROI es, por tanto, obligatoria en muchos casos, y no hacerlo puede tener consecuencias fiscales importantes, además de impedir la correcta aplicación del régimen intracomunitario.
Ventajas del operador intracomunitario para el comercio
La principal ventaja de estar registrado como operador intracomunitario es la posibilidad de realizar operaciones sin aplicar IVA, tanto en entregas como en adquisiciones de bienes o servicios dentro de la Unión Europea.
Beneficios clave del régimen intracomunitario:
- Exención de IVA en origen: Las ventas intracomunitarias entre operadores registrados están exentas de IVA, lo que mejora la liquidez y elimina la necesidad de adelantar el impuesto.
- Reducción de costes operativos: Al no aplicarse IVA en origen, se evitan trámites de devolución o compensación, facilitando el flujo de caja.
- Mayor competitividad en la UE: Las empresas pueden ofrecer precios más atractivos al eliminar el impacto fiscal del IVA, lo que resulta en una mejor posición frente a competidores no registrados.
- Trámites simplificados: El sistema evita gestiones aduaneras y reduce la carga documental, sobre todo en operaciones recurrentes.
- Acceso a nuevos mercados: Estar registrado facilita la entrada a otros países de la UE sin barreras fiscales, algo clave para empresas en fase de expansión.
¿Dónde comprobar si una empresa está dada de alta en el ROI?
Para confirmar si una empresa europea está registrada como operador intracomunitario, se utiliza el sistema oficial VIES (VAT Information Exchange System), desarrollado por la Comisión Europea.
Este sistema permite verificar en tiempo real la validez de cualquier número de identificación fiscal intracomunitario.
- La web oficial de la Unión Europea, que ofrece un formulario de consulta válido para cualquier país miembro.
- La sede electrónica de la Agencia Tributaria, que enlaza con el mismo sistema y permite comprobar operadores desde España.
Puedes visitar el sistema VIES desde aquí.
Para realizar la verificación solo necesitas:
- Seleccionar el país de origen del operador.
- Introducir el número NIF-IVA que aparece en la factura.
- Consultar si el número está activo y válido para operaciones intracomunitarias.
Es importante tener en cuenta que el vendedor tiene la responsabilidad de comprobar que su cliente está correctamente registrado en el ROI, ya que si emite una factura sin IVA y el cliente no figura en el censo, podría ser sancionado y obligado a ingresar el impuesto no repercutido.
El sistema VIES no proporciona más datos que la validez del número: no muestra el nombre, dirección ni otra información adicional.
¿Cómo funciona?
El funcionamiento del operador intracomunitario se apoya en tres elementos clave: la inscripción en el ROI, la correcta emisión de facturas sin IVA y la declaración de operaciones mediante modelos específicos.
Alta en el ROI
Para darse de alta como operador intracomunitario hay que presentar el modelo 036 de declaración censal ante la Agencia Tributaria. En este formulario se deben marcar:
- La casilla 582, para solicitar el alta en el ROI.
- La casilla 584, donde se indica la fecha estimada de la primera operación intracomunitaria.
El plazo máximo para que Hacienda resuelva la solicitud es de tres meses, aunque suele gestionarse en menos tiempo. Durante este período, es habitual que el contribuyente reciba una comprobación o visita por parte de la Administración, con el fin de verificar la existencia real de la actividad.
Una vez aprobada la solicitud, el contribuyente recibe su NIF-IVA intracomunitario, formado por el prefijo ES seguido de su NIF habitual, este número debe figurar en todas las facturas sin IVA emitidas a operadores europeos.
Verificación de clientes y proveedores
Antes de emitir o recibir una factura sin IVA, es obligatorio comprobar que la otra parte también está registrada en el ROI mediante el sistema VIES.
Si ambas partes están correctamente registradas, la operación estará exenta de IVA, si alguna no lo está, habrá que aplicar el IVA correspondiente y tratar la operación como una compraventa nacional.
Emisión de facturas intracomunitarias
Las facturas intracomunitarias exentas de IVA deben contener:
- El NIF-IVA de ambas partes.
- Una mención legal justificando la exención.
Por ejemplo:
- Para bienes: “Entrega intracomunitaria exenta por aplicación del art. 25 Uno de la Ley 37/1992 del IVA y el art. 6.1.j del RD 1619/2012”.
- Para servicios: “Operación localizada en sede del destinatario en virtud del art. 69 de la Ley 37/1992 del IVA”.
Contabilidad y liquidación del IVA
En las adquisiciones intracomunitarias, el comprador debe aplicar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, donde se autorrepercute el IVA y lo registra como soportado y repercutido a la vez, lo que en la práctica lo neutraliza.
Este procedimiento debe quedar bien reflejado tanto en la contabilidad como en los libros de IVA.
Declaración de operaciones intracomunitarias: Modelo 349
El modelo 349 es una declaración informativa que deben presentar todos los operadores intracomunitarios para notificar a la Agencia Tributaria las operaciones realizadas con empresas de otros países de la Unión Europea.
Este modelo recoge tanto entregas como adquisiciones de bienes y servicios realizadas en el periodo correspondiente, y es clave para garantizar la trazabilidad fiscal dentro del territorio comunitario.
Periodicidad de la presentación
La frecuencia con la que debe presentarse el modelo 349 depende del volumen de operaciones:
- Mensual: Si el importe total de las entregas intracomunitarias supera los 50.000€ en el trimestre actual o en cualquiera de los cuatro anteriores.
- Trimestral: Si no se supera ese umbral de 50.000€, se puede presentar una vez cada trimestre.
- Anual: Solo se permite si se cumplen dos condiciones:
- Que el total de operaciones del año anterior no supere los 35.000€.
- Que las entregas exentas no superen los 15.000€.
Contenido del modelo
En el modelo 349 se debe incluir:
- El NIF-IVA del cliente o proveedor intracomunitario.
- El importe total de la operación.
- El tipo de operación realizada (entrega, adquisición, prestación de servicios, etc.).
La presentación del modelo se realiza exclusivamente por medios electrónicos, a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Sanciones por incumplimiento
Las sanciones por no presentar el modelo 349, o hacerlo de forma incorrecta, pueden ser considerables. La ley establece:
- Multa mínima: 300€.
- Multa por dato omitido: 150€ por cada operación no declarada.
- Sanción máxima: Hasta 6.000€, incluso si no hay perjuicio económico.
Estas sanciones se aplican incluso sin requerimiento previo, por lo que es fundamental cumplir con los plazos y verificar cuidadosamente la información incluida.
Preguntas sobre el operador intracomunitario
¿Es obligatorio estar dado de alta en el ROI para todas las operaciones con la UE?
No en todos los casos, el alta en el ROI es obligatoria solo para operaciones entre empresas o profesionales (operaciones B2B) que cumplan ciertos requisitos.
Para ventas a consumidores finales (B2C), pueden aplicarse otros regímenes como la Ventanilla Única OSS, especialmente si se superan los 10.000€ anuales en ventas transfronterizas.
¿Qué pasa si recibo facturas sin IVA pero no estoy en el ROI?
Si no estás dado de alta en el ROI y tu proveedor te emite una factura sin IVA, esa factura no es válida fiscalmente.
El proveedor está obligado a aplicarte el IVA correspondiente, y tú deberías exigirle la corrección, de lo contrario, podrías ser responsable de ese impuesto ante Hacienda.
¿Puedo darme de baja del ROI?
Sí, puedes solicitar la baja del ROI presentando nuevamente el modelo 036, esta vez marcando la casilla correspondiente a la baja y especificando la fecha en la que cesas las operaciones intracomunitarias.
Si te das de baja como autónomo, la salida del ROI se produce automáticamente.
¿Qué sanciones existen por no estar en el ROI si es obligatorio?
Las sanciones pueden ser muy relevantes, ya que si realizas operaciones sujetas al ROI y no estás inscrito, puedes ser sancionado con una multa del 2% del valor total de las operaciones, con un mínimo de 300€ y un máximo de 30.000€, y en casos más graves, la sanción puede llegar al 4%.
¿Cuánto tiempo tarda el alta en el ROI?
El plazo máximo legal para que la Agencia Tributaria resuelva la solicitud es de 3 meses.
No obstante, en la práctica, muchas altas se resuelven antes, durante ese tiempo, Hacienda puede solicitar documentación adicional o realizar visitas para verificar la actividad.
¿Pueden darme de baja de oficio si no opero?
Sí, en caso de que pasen 12 meses sin realizar operaciones intracomunitarias, Hacienda puede darte de baja del ROI de forma automática.
Sin embargo, el Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) ha señalado que esta baja no debe basarse únicamente en el paso del tiempo, sino en un análisis global de las circunstancias.