La cuenta contable 140 Provisión para retribuciones y otras prestaciones al personal está diseñada para registrar las obligaciones que tiene la empresa hacia sus empleados, pudiendo ser de carácter legal o implícito, como planes de pensiones, incentivos diferidos, compensaciones por incapacidad y otros beneficios que se otorgarán a largo plazo.
La provisión se calcula en función de la naturaleza de estas prestaciones, considerando cualquier activo asociado que pueda ayudar a financiar dichos pagos.
La incertidumbre puede estar presente en cuanto al importe exacto o la fecha en la que se liquidarán las obligaciones, ya que pueden depender de factores como cambios en la plantilla, condiciones económicas o nuevas regulaciones, debiendo la empresa revisar y ajustar regularmente las provisiones para reflejar cualquier variación en las estimaciones iniciales.
Características de la cuenta contable 140
- Naturaleza: Acreedora.
- Uso común: Empresas que ofrecen beneficios a largo plazo, como pensiones o incentivos diferidos.
- Movimientos habituales: Cargo por cancelación o disminución de la obligación, abono por constitución o incremento de la provisión.
Definición de la cuenta contable 140 en el PGC
Obligaciones legales, contractuales o implícitas con el personal de la empresa, distintas de las recogidas en las cuentas 146 y 147, sobre las que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento, tales como retribuciones post-empleo de prestación definida o prestaciones
por incapacidad.
La provisión correspondiente a retribuciones a largo plazo de prestación definida se cuantificará teniendo en cuenta los eventuales activos afectos, en los términos recogidos en la norma de registro y valoración.
Si de la aplicación de lo dispuesto en esta norma surgiese un activo, la empresa creará la correspondiente cuenta en el grupo 2 que figurará en el activo no corriente del balance, en la partida “Otras inversiones”.
Los motivos de cargo y abono de este activo serán análogos a los señaladas para la presente cuenta 140.
Su movimiento es el siguiente:
a) Se abonará:
a1) Por las estimaciones de los devengos anuales, con cargo a cuentas del subgrupo 64.
a2) Por el reconocimiento de pérdidas actuariales, con cargo a la cuenta 850, en caso de tratarse de retribuciones post-empleo, debiendo cargarse a una cuenta del subgrupo 64 en las restantes retribuciones a largo plazo al personal.
a3) Por el importe de los ajustes que surjan por la actualización de valores, con cargo a la cuenta 660.
a4) Por el importe imputado a la cuenta de pérdidas y ganancias de los costes por servicios pasados, con cargo a la cuenta 6442.
b) Se cargará:
b1) Por la disposición que se realice de la provisión, con abono, generalmente, a cuentas del subgrupo 57.
b2) Por el reconocimiento de ganancias actuariales, con abono a la cuenta 950, en caso de tratarse de retribuciones post-empleo, debiendo abonarse a una cuenta del subgrupo 64 en las restantes retribuciones a largo plazo al personal.
b3) Por el rendimiento esperado de los activos afectos, con abono a la cuenta 767.
b4) Por el exceso de provisión, con abono a la cuenta 7950.
Ejemplo de uso
Nuestra empresa aporta 60.000 euros cada año a un fondo interno para garantizar las prestaciones por jubilación de sus empleados.
Al cierre del ejercicio, el valor actual de las obligaciones comprometidas es de 6.200.000 euros, mientras que el valor razonable de los activos afectos es de 5.400.000 euros.
Debemos de contabilizar el pago de retribuciones por prestación definida, siendo el aporte a fondos de pensiones o entidades aseguradoras:
| Asiento contable pago de retribuciones por prestación definida | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 644 Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida | 60000 | |
| 572 Bancos | 60000 |
El siguiente paso es realizar la contabilización al valor actual de las retribuciones comprometidas, para ello calculamos que el valor actual de las obligaciones es mayor que el valor razonable de los activos disponibles (6.200.000 – 5.400.000 = 800,000 euros), por lo que reconocemos el pasivo adicional:
| Asiento contable pago de retribuciones por prestación definida | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 850 Pérdidas actuariales | 800000 | |
| 140 Provisión por retribuciones a largo plazo al personal | 800000 |
Finalmente, regularizamos las cuentas del grupo 8, llevando el saldo a reservas:
| Asiento contable regularización grupo 8 | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 115 Reservas por pérdidas y ganancias actuariales | 800000 | |
| 850 Pérdidas actuariales | 800000 |
Explicación de cada cuenta contable del ejemplo anterior
- Cuenta 644 – Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida:
Esta cuenta recoge el gasto que realiza la empresa anualmente para financiar las prestaciones a largo plazo de sus empleados, reflejando al pagar a entidades aseguradoras o fondos de pensiones, quienes se encargan de administrar los fondos necesarios para futuras jubilaciones. El uso de esta cuenta ayuda a identificar de manera clara cuánto se está gastando en cada período para cumplir con los compromisos de prestación. - Cuenta 850 – Pérdidas actuariales:
Esta cuenta se utiliza para reflejar las pérdidas (o ganancias) actuariales que surgen cuando el valor actual de las obligaciones comprometidas supera el valor razonable de los activos disponibles.
Las pérdidas actuariales se producen debido a cambios en las estimaciones o condiciones que afectan la capacidad del fondo para cumplir con las obligaciones futuras, ayudando a identificar la diferencia entre lo que se ha reservado y lo que realmente se necesitará. - Cuenta 115 – Reservas por pérdidas y ganancias actuariales:
Esta cuenta de reservas es una parte del patrimonio de la empresa y se usa para acumular las pérdidas o ganancias actuariales generadas durante un ejercicio. En este caso, la pérdida reconocida en la cuenta 850 se transfiere a la cuenta 115 para reflejar la reducción neta en el patrimonio, manteniendo la transparencia sobre los ajustes realizados en la provisión. - Cuenta 140 – Provisión por retribuciones a largo plazo al personal:
Esta cuenta es una provisión, lo que significa que acumula el valor necesario para cumplir con los compromisos futuros que tiene la empresa con sus empleados, en otras palabras, muestra el pasivo que la empresa tendrá que cubrir en el futuro.
Se abona para reflejar el aumento de la provisión cuando la diferencia entre el valor actual de las obligaciones comprometidas y los activos afectos es desfavorable.