La cuenta 400 Proveedores pertenece al grupo 4 del Plan General de Contabilidad (PGC) de España, que agrupa las cuentas de acreedores y deudas a corto plazo.
Esta cuenta específicamente se utiliza para registrar las deudas que la empresa tiene con sus proveedores por la adquisición de bienes o servicios relacionados con la actividad comercial de las mismas, y muy importante siempre que dichas deudas sean exigibles en un plazo inferior a un año.
Su función principal es llevar el control detallado de los importes pendientes de pago a los proveedores, lo que facilita una adecuada gestión del pasivo corriente.
Las cuentas de este grupo son muy importantes para reflejar la situación financiera real de la empresa, ya que permite conocer las obligaciones económicas inmediatas y planificar los flujos de caja necesarios para cumplir con los objetivos marcados en la empresa, sobre todo en cuestión de presupuestación.
Características de la cuenta 400 Proveedores
La cuenta 400 tiene naturaleza acreedora, lo que significa que su saldo normal es acreedor, es decir, aumenta con abonos (al registrar nuevas deudas con proveedores) y disminuye con cargos (al cancelar las deudas mediante pagos o devoluciones).
Esta cuenta se utiliza en situaciones habituales como la compra de mercaderías, materias primas, o bienes de equipo necesarios para la actividad empresarial.
Dentro del PGC encontraremos también mencionadas diferentes subcuentas dependiendo si pagamos en moneda extranjera diferente a euros o si tenemos facturas pendientes de formalizar, te detallo más a continuación.
Subcuenta 4000 Proveedores (euros)
La subcuenta 4000 Proveedores (euros) se utiliza para registrar exclusivamente las deudas contraídas con proveedores que se liquidan en moneda nacional, es decir, en euros.
Esta distinción es importante en empresas que realizan operaciones en diversas monedas, ya que permite un control más ordenado y específico del pasivo relacionado con proveedores dentro del ámbito nacional.
Es especialmente útil para llevar una gestión clara de las operaciones más habituales de la empresa, como la compra de mercaderías, servicios o bienes, sin complicaciones de tipo cambiario.
Subcuenta 4004 Proveedores (moneda extranjera)
La subcuenta 4004 Proveedores (moneda extranjera) se emplea para reflejar las deudas con proveedores cuyo pago debe realizarse en una divisa distinta del euro, como dólares estadounidenses (USD), libras esterlinas (GBP), entre otras.
Esta cuenta facilita el registro separado de operaciones internacionales y permite aplicar ajustes contables derivados de diferencias de cambio cuando se realizan liquidaciones o cierres contables.
Su uso es fundamental en empresas que operan en mercados internacionales, ya que ayuda a identificar fácilmente las obligaciones en moneda extranjera y a gestionar los riesgos asociados a las fluctuaciones del tipo de cambio.
Subcuenta 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar
La subcuenta 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar se utiliza para registrar provisiones o estimaciones de deudas con proveedores cuando aún no se dispone de la factura correspondiente.
Por ejemplo, se emplea en situaciones en las que la empresa ha recibido mercancías o servicios, pero el proveedor aún no ha emitido la factura, lo que permite reflejar la obligación económica de forma anticipada.
Esta cuenta es clave para asegurar que los gastos o compras se imputen al ejercicio correspondiente, incluso si la factura llega en un periodo posterior, ya una vez recibida la factura, tenemos que regularizar el saldo contra la subcuenta 4000 o 4004, dependiendo de la moneda de la operación.
Definición en el Plan General Contable de la cuenta 400
Deudas con suministradores de mercancías y de los demás bienes definidos en el grupo 3.
En esta cuenta se incluirán las deudas con suministradores de servicios utilizados en el proceso productivo.
Figurará en el pasivo corriente del balance. Su movimiento es el siguiente:
- Se abonará:
- a1) Por la recepción «a conformidad» de las remesas de los proveedores, con cargo a cuentas del subgrupo 60.
- a2) Por los envases y embalajes cargados en factura por los proveedores con facultad de su devolución a éstos, con cargo a la cuenta 406.
- a3 ) En su caso, por el gasto financiero devengado, con cargo, generalmente, a la cuenta 662.
- Se cargará:
- b1) Por la formalización de la deuda en efectos de giro aceptados, con abono a la cuenta 401.
- b2) Por la cancelación total o parcial de las deudas de la empresa con los proveedores, con abono a cuentas del subgrupo 57.
- b3) Por los «rappels» que correspondan a la empresa, concedidos por los proveedores, con abono a la cuenta 609.
- b4) Por los descuentos, no incluidos en factura, que le concedan a la empresa por pronto pago sus proveedores, con abono a la cuenta 606.
- b5) Por las devoluciones de compras efectuadas, con abono a la cuenta 608.
- b6) Por los envases y embalajes devueltos a proveedores que fueron cargados en factura por éstos y recibidos con facultad de devolución, con abono a la cuenta 406.
Ejemplo de uso
Una empresa compra mercaderías por valor de 10.000€ (sin IVA) y el proveedor emite una factura con el 21% de IVA, lo que genera un total de 12.100€.
| Asiento contable cuenta 400 | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | 10000 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 2100 | |
| 400 Proveedores | 12100 |
Un ejemplo sencillo de uso de la cuenta contable 400 proveedores, en la que si emitimos un informe podremos visualizar que tenemos una deuda con un proveedor por valor de 12.100€.
Una vez realizado el pago solo tenemos que realizar el asiento contable correspondiente, supongamos en este caso pagamos al contado al proveedor, pues el siguiente asiento contable sería:
| Asiento contable pago en cuenta 400 | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400 Proveedores | 12100 | |
| 570 Caja | 12100 |
Y ya nuestra deuda con el proveedor habría finalizado y en los informes financieros veriamos nuestra deuda con proveedores reducida o a cero.