Cuando un cliente no paga, la contabilidad tiene que “contar la verdad” aunque sea incómoda: ese derecho de cobro puede acabar en dinero… o en pérdida.
En el Plan General de Contabilidad esto se resuelve con una idea muy simple (y muy prudente): primero reconoces el riesgo (deterioro) y, solo si ya no hay salida, reconoces la pérdida definitiva (insolvencia firme).
En este artículo vas a aprender a distinguir cliente de dudoso cobro vs incobrable y como contabilizarlos, cuándo reclasificar, qué cuentas contables usar y el enfoque correcto para que tu balance no esté inflado con saldos que, en la práctica, no se van a cobrar.
Como buen contable, mi consejo es claro, no esperes “a ver si suena la flauta”, si hay señales objetivas de riesgo, actúa, es mejor ajustar a tiempo que tragarte una sorpresa fea al cierre.
Dudoso cobro vs incobrable: Diferencias que cambian el asiento
Aunque en la calle se mezclen, en contabilidad no son lo mismo:
| Concepto | Qué significa en la práctica | Qué haces en contabilidad |
|---|---|---|
| Cliente de dudoso cobro | Hay riesgo real de impago, pero aún existe posibilidad de cobrar (aunque sea parcial). | Reclasificas el saldo a 436 y reconoces un deterioro con 490 (gasto 694). |
| Cliente incobrable (insolvencia firme) | Ya hay confirmación razonable de que no se cobrará (cierre, liquidación, prescripción, etc.). | Das de baja el crédito y reconoces la pérdida definitiva con 650 (contra 430/436). |
Señales de “esto huele a dudoso”
No hay una lista mágica, pero suelen repetirse los mismos patrones:
- Facturas vencidas con retrasos recurrentes y sin compromisos creíbles.
- Falta de respuesta a reclamaciones (o respuestas “vacías”).
- Dificultades financieras públicas o evidentes (impagos a terceros, concurso, cierre, etc.).
- Disputas comerciales que bloquean el pago.
- Acuerdos de pago incumplidos.
En la práctica fiscal se usa mucho el criterio temporal de “más de 6 meses vencida” como referencia habitual, pero contablemente lo que manda no es el calendario: es la evidencia objetiva del deterioro.
Un hábito que te ahorra disgustos: Documentar el cobro
Lleva rastro de llamadas, correos, burofax, acuerdos, etc. No solo es orden: si algún día necesitas justificar por qué deterioraste o diste por incobrable un saldo, esa trazabilidad te salva (y te evita discusiones absurdas).
¿Qué dice el PGC?
El PGC, en la parte de instrumentos financieros, obliga a revisar al menos al cierre si existe evidencia objetiva de deterioro en créditos: cuando eventos posteriores al reconocimiento inicial provocan una reducción o retraso en los flujos de efectivo estimados (por ejemplo, por insolvencia del deudor).
Traducido a lenguaje humano, si hay motivos razonables para pensar que no vas a cobrar todo, no puedes mirar a otro lado. Lo correcto es:
- Separar el saldo problemático para controlarlo (reclasificación).
- Deteriorar (reconocer una pérdida estimada y reversible).
- Y solo si se confirma que no hay cobro posible, baja definitiva (insolvencia firme).
Además, el propio PGC contempla claramente la lógica reversible:
- La pérdida estimada se contabiliza como gasto (deterioro).
- Si luego se cobra o mejora la situación, se registra la reversión como ingreso.
En nuestra opinión, esta es la parte que más orden pone en una contabilidad: te obliga a reflejar el riesgo cuando aparece, no cuando ya ha explotado.
Cuentas contables implicadas
- 430 Clientes
- 436 Clientes de dudoso cobro
- 490 Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales
- 694 Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales
- 794 Reversión del deterioro de créditos por operaciones comerciales
- 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables
Ejemplos prácticos para contabilizar clientes dudoso cobro e incobrables
Ejemplo 1: Dudoso al cierre y cobro total al año siguiente
Situación: Cliente debe 5.000,00€, lo reclasificas y deterioras al 100% a 31/12. En marzo cobra todo.
1) Reclasificación (31/12):
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 436 Clientes de dudoso cobro | 5.000,00 | |
| 430 Clientes | 5.000,00 |
2) Dotación deterioro (31/12):
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 694 Pérdidas por deterioro de créditos comerciales | 5.000,00 | |
| 490 Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales | 5.000,00 |
3) Cobro (marzo):
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 5.000,00 | |
| 436 Clientes de dudoso cobro | 5.000,00 |
4) Reversión del deterioro (marzo):
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 490 Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales | 5.000,00 | |
| 794 Reversión del deterioro de créditos comerciales | 5.000,00 |
Resultado “con sentido”: fuiste prudente al cierre y, cuando cobras, lo reflejas como reversión.
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Ejemplo 2: Contabilizar cobro parcial y quita del resto (pérdida parcial real)
Situación: Deuda de 12.100,00€; estimas cobrar el 50% y deterioras el otro 50% (6.050,00€). En 2025 cobra 6.050,00€ y se condona el resto.
1) Reclasificación (2024):
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 436 Clientes de dudoso cobro | 12.100,00 | |
| 430 Clientes | 12.100,00 |
2) Dotación deterioro del 50% (2024):
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 694 Pérdidas por deterioro de créditos comerciales | 6.050,00 | |
| 490 Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales | 6.050,00 |
3) Cobro del 50% (2025):
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 6.050,00 | |
| 436 Clientes de dudoso cobro | 6.050,00 |
4) Ajuste del deterioro tras el cobro (2025)
Aquí hay dos formas de hacerlo y ambas son coherentes si quedan bien justificadas:
- Si ese cobro confirma que “la parte provisionada sí se cobró”, reviertes el deterioro por lo que ya no procede:
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 490 Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales | 6.050,00 | |
| 794 Reversión del deterioro de créditos comerciales | 6.050,00 |
- Y cuando formalizas la quita (lo que queda ya es pérdida definitiva), das de baja:
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables | 6.050,00 | |
| 436 Clientes de dudoso cobro | 6.050,00 |
El fondo del asunto: el deterioro es “estimación reversible”; la quita/renuncia o insolvencia firme es “pérdida real”.
Ejemplo 3: Contabilizar cliente incobrable (sin fase larga de duda)
Situación: Venta a cliente por 2.000,00€; al poco tiempo hay quiebra y se confirma que no se cobrará nada. Si la evidencia de pérdida es inmediata, puedes ir directo a 650.
| Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables | 2.000,00 | |
| 430 Clientes | 2.000,00 |