En este artículo te enseñamos cómo contabilizar una provisión de fondos de acuerdo con el PGC, su contabilización es crucial para mantener las cuentas claras y precisas en cualquier negocio.
Una provisión de fondos se puede realizar en la empresa por diferentes motivos, pero con el objetivo de provisionar un gasto futuro que posiblemente se de, pero que no conocemos el importe y que dependerá del proceso asociado de la provisión.
¿Qué es una provisión de fondos?
Una provisión de fondos en contabilidad se refiere al proceso mediante el cual una empresa proporciona un pago anticipado a un profesional o a otra organización.
El objetivo de este pago es cubrir los costos de servicios futuros o una posible pérdida. Por ejemplo, una empresa puede decidir asignar fondos para afrontar los gastos de un juicio del que ya tenemos fecha y que van a requerir unos gastos, pero que en la actualidad no conocemos, por eso haremos una provisión de fondos, para reflejar que disponemos de un importe concreto para cubrir ese gasto futuro.
Para llevar a cabo la contabilización de dicha provisión, la empresa crea una cuenta específica, conocida como cuenta de gastos o pérdidas provisionales.
La provisión se refleja en el balance de la empresa, que es una de las principales declaraciones financieras. Dependiendo de si la empresa espera que la pérdida o el gasto se materialice en un futuro cercano o más distante, la provisión puede registrarse como un activo (si el gasto se prevé en un futuro más lejano) o un pasivo (si se prevé que ocurra en el futuro cercano).
Cosas a tener en cuenta en la contabilización de una provisión de fondos
La contabilización de una provisión de fondos se realiza básicamente en dos fases.
Primero, cuando se realiza el pago inicial al proveedor y segundo, cuando el proveedor presenta una factura por los gastos incurridos.
Es posible que la cuenta del proveedor no cuadre, ya que no conocemos el gasto exacto en el primer paso, ya en el segundo paso veremos si tenemos que incurrir en realizar otro pago al proveedores, o si por el contrario, nos debe devolver el proveedor el parte del importe que le abonamos en el pago de la provisión.
Cuentas contables implicadas en una provisión de fondos
- 555 Partidas pendientes de aplicación: Aquí se registra la provisión inicial de fondos.
- 623 Servicios de profesionales independientes: La cuenta de gasto (puede ser cualquier gasto de servicio o compra, hemos puesto la 623 para nuestro ejemplo práctico de más abajo).
- 400 Proveedores: Esta cuenta se utiliza para registrar la factura del proveedor.
- 472. Hacienda Pública, IVA soportado: En esta cuenta se registra el IVA soportado en la factura del proveedor.
- 57 Tesorería: Esta cuenta se utiliza para registrar el pago de la factura.
Ejemplo de asientos contables en una provisión de fondos
En primer lugar te presento los asientos contables paso a paso que se deben de realizar en una provisión de fondos.
| Asiento contable provisión de fondos | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 555 Partidas pendientes de aplicación | X | |
| 472 Hacienda Pública IVA soportado | X | |
| 57 Tesorería | X |
A continuación cuando ya conocemos el gasto generado con la factura desglosada, realizamos el asiento saldando la cuenta 555 que es donde contabilizamos la provisión de fondos.
| Asiento cuando se genera el gasto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | X | |
| 472 Hacienda Pública IVA soportado | X | |
| 555 Partidas pendientes de aplicación | X | |
| 400 Proveedores | X |
Y por último realizamos el cuadre de la cuenta, en este caso hemos realizado un pago, pero pueden existir casos en que sea el proveedor quien nos tenga que devolver parte del dinero de la provisión de fondos.
| Asiento final de pago | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400 Proveedores | X | |
| 57 Tesorería | X |
Ejemplo real de contabilizar una provisión de fondos
Un trabajador de la empresa nos denuncia poniendo en duda las razones de su despido hace unas semanas. La empresa recibe una notificación para ir a juicio el día 30/06/2023.
Actualmente es día 01/04/2023, 90 días antes de la fecha del juicio, por lo que contratamos un abogado para el juicio y acordamos con él una provisión de 3.000€ para cubrir los gastos del juicio.
El primer asiento contable con fecha 01/04/2023 es contabilizar la provisión de fondos.
| Asiento contable provisión de fondos 01/04/2023 | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 555 Partidas pendientes de aplicación | 3.000 | |
| 472 Hacienda Pública IVA soportado | 630 | |
| 57 Tesorería | 3.630 |
Una vez pasado el juicio, el abogado nos emite una factura de 4.000€ por los honorarios, en la factura viene restado la provisión que le pagamos y el IVA que queda por pagar.
| Asiento cuando se genera el gasto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | 4.000 | |
| 472 Hacienda Pública IVA soportado | 210 | |
| 555 Partidas pendientes de aplicación | 3.000 | |
| 400 Proveedores | 1.210 |
Y por último contabilizamos el pago.
| Asiento final de pago | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400 Proveedores | 1.210 | |
| 57 Tesorería | 1.210 |
El objetivo es provisionar gastos futuros para crear una imagen fiel de la situación del empresa, un experto contable podría ver en un balance si tiene cuentas contables con provisiones, para requerir a qué proceso se refieren, ya que en un futuro puede generar un gasto que en la actualidad no se tiene contemplado.
En el ejemplo anterior sobre provisionar un fondo para un gasto futuro del resultado de un juicio pueden entrar muchas variables, que el juicio salga a nuestro favor y el gasto finalmente sea mínimo o incluso nulo, o que por determinadas circunstancias se determine que la empresa deba de correr con gastos no contemplados, incluso llegando a incrementar bastante el gasto, que incluso nuestro plan de gasto de la provisión de fondos se quede corta.