En este artículo aprenderemos como contabilizar la maquinaria de una empresa, uno de los activos más importantes por su importancia en la actividad de la empresa, especialmente en sectores industriales.
Se trata de bienes de equipo que se utilizan principalmente para producir sus productos o prestar sus servicios, y suelen tener un valor significativo y una vida útil prolongada.
En contabilidad, la maquinaria se considera un activo no corriente (parte del inmovilizado material) porque su aprovechamiento se extiende a lo largo de varios ejercicios económicos.
A tener en cuenta para contabilizar maquinaria
El Plan General de Contabilidadestablece claramente unas normas para el registro y valoración de los activos fijos y su amortización, como es la maquinaria, y es que se deben contabilizar inicialmente por su coste de adquisición, este coste incluye:
- El precio de compra de la maquinaria.
- Cualquier gasto adicional necesario para dejar la máquina lista para su uso (transporte, instalación, montaje, etc.).
- Los impuestos indirectos que no sean recuperables. (Por ejemplo, si la compra está sujeta a IVA y este no es deducible, entonces el IVA formará parte del coste de la maquinaria, en caso de que el IVA sea deducible, no se incluye en el coste del activo).
Conocido el coste de la maquinaria, continuamos con el cálculo de la pérdida de valor, conocido comúnmente como depreciación, que sufre el activo con el tiempo mediante la amortización, que es el proceso de distribuir el importe amortizable de un activo a lo largo de su vida útil estimada
Por lo que en cada ejercicio desde su fecha de compra se reconoce una dotación a la amortización como gasto, representando la depreciación del valor de la máquina que se ha consumido en ese período por uso, desgaste u obsolescencia.
Es importante destacar que el PGC permite distintos métodos de amortización (lineal, decreciente, por unidades de producción, etc.), siempre que la distribución del importe a amortizar a lo largo de la vida útil sea sistemática y racional.
Es verdad que en la práctica muchas empresas utilizan el método lineal por su simplicidad, pero en algunos casos se puede usar otro método según la operativa de la empresa.
Cuentas contables utilizadas
Para contabilizar la compra y amortización de maquinaria bajo el PGC, intervienen varias cuentas contables del Cuadro de Cuentas:
- 213 Maquinaria: Es la cuenta de activo del inmovilizado material donde se registra el coste de adquisición de la maquinaria.
- 281 Amortización acumulada del inmovilizado material: En esta cuenta reflejaremos la amortización acumulada de los activos inmovilizados, aunque normalmente como contables solemos crear subcuentas para cada tipo de activo, en este caso 2813 Amortización acumulada de maquinaria.
- 681 Amortización del inmovilizado material: Cuenta de gasto donde se registra la dotación anual a la amortización de los activos materiales, igualmente que la anterior, se suele crear una subcuenta específica como 6813 Amortización de maquinaria.
- 472 Hacienda Pública, IVA soportado: Para registrar el IVA soportado en la factura.
- 57 Tesorería: Para realizar el pago, usando principalmente la cuenta 572 Bancos, ya que rara vez se paga en efectivo maquinaria.
- 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo: Cuenta que representa la deuda con proveedores por la compra de inmovilizado y se utiliza cuando la maquinaria se compra a crédito, si se paga en el momento, se puede usar una cuenta de proveedor.
- 173 Proveedores de inmovilizado a largo plazo: Se usa solo si la deuda con el proveedor se va a pagar en un plazo mayor a un año.
Con estas cuentas, ya podemos armar los asientos contables necesarios tanto para contabilizar la compra de la maquinaria como para reflejar su amortización año a año.
Ejemplos de contabilización de compra de maquinaria
Al adquirir una maquinaria, debemos registrar la incorporación del activo al patrimonio de la empresa, veamos dos ejemplos típicos y cómo se realizan los asientos contables en cada caso:
Ejemplo 1: Contabilizar compra de maquinaria nueva
Una empresa compra una máquina nueva por un precio de 15.000€ más IVA.
Supongamos que el IVA aplicable es del 21% y, dado que la empresa realiza actividades sujetas a IVA, este impuesto será deducible.
El proveedor nos emite una factura por el importe neto más el IVA:
- Base imponible (precio de la máquina): 15.000€
- IVA 21%: 3.150€
- Total factura: 18.150€
Veamos el proceso, desde los asientos contables de compra, hasta la amortización que debemos de realizar.
Asientos contables compra y pago de la maquinaria
Primero vamos a contablizar la compra de la máquina y registrarlo en la cuenta contable activos de la empresa, para en el mismo día realizar el pago por transferencia bancaria de la factura, lo asientos contables serían:
| Asiento contable compra maquinaria | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 213 Maquinaria | 15.000 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 3.150 | |
| 400 Proveedores | 18.150 |
| Asiento contable pago maquinaria | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400 Proveedores | 18.150 | |
| 572 Bancos | 18.150 |
Nota: Si en lugar de pagar en el mismo día, la empresa acuerda pagar en varios plazos, podríamos usar la cuenta contable 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo, en vez de la cuenta 400.
Asientos contable de amortización de la maquinaria
Una vez que la maquinaria está en uso, comienza a perder valor debido al desgaste por uso, por lo que debemos en contabilidad reflejar esa pérdida de valor mediante la amortización, distribuyendo el coste de la máquina a lo largo de su vida útil.
Al realizar la amortización, la contabilidad va ajustando el valor en libros de la maquinaria, que inicialmente estará registrada por su coste de adquisición, pero con cada amortización anual se irá reduciendo su valor contable neto mediante la cuenta de amortización acumulada, y al final de su vida útil, la máquina quedará con un valor neto contable igual a su valor residual, que podría ser cero si estimamos que no tendrá un valor de reventa significativo.
El Plan General de Contabilidad no obliga a usar un único método de amortización, aunque aquí vamos a usar el método líneal, que es el más sencillo y común.
- Cuota anual = (Coste de la maquinaria – Valor residual) / Vida útil (en años)
Suponemos que la maquinaria no tendrá un valor residual significativo al final de su vida útil, es decir, consideramos valor residual = 0 para simplificar, entonces básicamente dividimos el coste entre el número de años de vida útil.
Ya hemos contabilizado que la máquina que costó 15.000€ y estimamos que va a durar 5 años en la empresa (vida útil = 5 años), sin valor residual, por lo que realizando la fórmula nos sale:
- Cuota de amortización cada año = 15.000€ / 5 años = 3.000€ por año.
Cada año, durante 5 años, contabilizaremos 3.000€ de gasto por amortización de esta máquina y realizaríamos una cuadro de amortización que quedaría de la siguiente manera:
| Año | Cuota de amortización anual | Amortización acumulada | Valor neto en libros al cierre |
| 1 | 3.000 | 3.000 | 12.000 |
| 2 | 3.000 | 6.000 | 9.000 |
| 3 | 3.000 | 9.000 | 6.000 |
| 4 | 3.000 | 12.000 | 3.000 |
| 5 | 3.000 | 15.000 | 0 € |
Al final de los 5 años habremos amortizado 15.000€ en total, y la maquinaria quedará con un valor de 0€ y quedará totalmente amortizada.
Ejemplo 2: Compra de maquinaria usada (IVA no deducible)
La empresa compra una máquina usada por 8.000€ más 21% de IVA, pero que nuestra empresa no puede deducir ese IVA.
Teniendo en cuenta que el IVA asciende a 1.680€, y al no ser deducible, ese impuesto formará parte del coste de la maquinaria, por lo que en la práctica, esto equivale a decir que la máquina «nos cuesta» 9.680€ en total a efectos contables.
El asiento contable sería:
| Asiento contable compra maquinaria | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 213 Maquinaria | 9.680 | |
| 400 Proveedores | 9.680 |
Como vemos, tanto si no hay IVA como si el IVA no es recuperable, todo el importe se contabiliza como mayor valor de la maquinaria.
Igualmente que en el caso anterior, debemos de amortizar la máquina según su vida útil estimada.
Consejos finales
Los ejemplos se encuentran bastante resumidos, generalmente la amortización se hace mensual, no anual, y los programas contables ofrecen herramientas automitazida para realizar este proceso, comumente les llaman fichas de inmovilizado, en el que debemos de introducir importes, fechas y valora residual, se elige el métido de amortización y el programa realizar el calculo de las cuotas de amortización.
Con el tiempo deberemos ejecutar este proceso, revisarlo y dar de baja el activo si fuera necesario.