En contabilidad, las provisiones ayudan a las empresas a reconocer y gestionar gastos que, aunque son inciertos en cuanto a su importe o fecha, se anticipan como altamente probables, permitiendo adherirse al principio de prudencia, asegurando que todos los posibles pasivos y pérdidas se registren tan pronto como sean conocidos y razonablemente estimables.
Las provisiones pueden abarcar desde litigios legales pendientes hasta garantías de productos, pasando por reparaciones o mantenimientos programados, pueden usarse para diferentes acciones, pero siempre deberán estar totalmente justificadas, no se pueden aplicar a estimaciones sin fundamentos.
A tener en cuenta en las provisiones
Contabilizar provisiones implica evaluar de forma cautelosa los riesgos futuros y comprometer recursos financieros para hacerles frente.
Esta práctica no sólo afecta la presentación de los estados financieros, sino que también influye en la solvencia y estabilidad financiera de la empresa.
Las provisiones actúan como un reconocimiento anticipado de gastos potenciales que podrían impactar negativamente en el patrimonio de la compañía si no se gestionan adecuadamente.
Desde una perspectiva de gestión, las provisiones ayudan a crear un colchón financiero que puede amortiguar el impacto de desembolsos imprevistos, permitiendo a la empresa mantener una planificación mucho más fiable.
La gran ventaja de establecer provisiones es que muestra su compromiso con una gestión financiera prudente y responsable, pero es imprescindible que las estimaciones sean realizadas basándose en la mejor información disponible.
Imagina que una empresa va a cerrar un departamento por razones organizativas sin posibilidad de recolocar a los trabajadores, por lo que se realiza una provisión de fondos estimada de gastos en concepto de indemnización, algo totalmente justificable. En cambio, no podemos realizar un provisión de fondos para indemnizaciones «por si acaso» realizo un despido al año siguiente.
Tratamiento contable de las provisiones
Reconocimiento de la provisión
El reconocimiento de las provisiones debe hacerse de acuerdo con el principio de prudencia, registrándose cuando exista una obligación futura y tengamos conocimiento a día de hoy que va a suceder, por lo que para satisfacer esta obligación tengamos que disminuir los recursos de la empresa, siempre con la premisa de que el importe de la obligación pueda ser estimado de manera fiable.
Documentación necesaria
Para contabilizar una provisión correctamente, es imprescindible contar con estimaciones basadas en la experiencia anterior, ajustes por inflación, y en algunos casos, opiniones de expertos externos.
Muchas veces se requiere documentación que justifique la estimación, como contratos, informes legales, o estudios técnicos.
Revisión y ajuste
Las provisiones deben ser revisadas al final de cada ejercicio fiscal y ajustadas para reflejar la mejor estimación posible en ese momento, ya que cualquier ajuste en el importe de la provisión se debe reconocer en la cuenta de resultados.
Cuentas contables implicadas
Las cuentas contables relacionadas con las provisiones son las siguientes, ya sean valoraciones que realicemos a corto o largo plazo:
- 140 Provisión por retribuciones a largo plazo al personal
- 141 Provisión para impuestos
- 142 Provisión para otras responsabilidades
- 143 Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado
- 145 Provisión para actuaciones medioambientales
- 146 Provisión para reestructuraciones
- 147 Provisión por transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio
- 529 Provisiones a corto plazo
- 5290 Provisión a corto plazo por retribuciones al personal
- 5291 Provisión a corto plazo para impuestos
- 5292 Provisión a corto plazo para otras responsabilidades
- 5293 Provisión a corto plazo por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado
- 5295 Provisión a corto plazo para actuaciones medioambientales
- 5296 Provisión a corto plazo para reestructuraciones
- 5297 Provisión a corto plazo por transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio
Después se utilizan las cuentas de gasto según el concepto de que realicemos la provisión, ya sean gastos de personal, gastos de intereses de deuda, gastos de multas, etc.
Igualmente habrá otras cuentas contables implicadas según la provisión, como cuentas de Hacienda Pública, bancos, etc.
En los ejemplos también veremos que puede ocurrir un exceso provisiones, dónde hay que llevarlo según el PGC a la cuenta 795. Exceso de provisiones (con la correspondiente subcuenta), en nuestro cuadro de cuentas de contabilidad puedes ver todas las cuentas relacionadas.
Ejemplos prácticos
Vamos a ver diferentes ejemplos de cómo contabilizar provisiones de fondos, situaciones que se pueden dar en cualquier empresa a corto o largo plazo, con diferentes estimaciones para que podamos entender a la perfección como realizar correctamente los asientos contables.
Ejemplos 1: Contabilizar provisión despidos por reestructuración de departamento
En una empresa se va a reestructurar un departamento compuesto por 20 personas, dónde 10 se van a reubicar en otros puestos en la empresa y otras 10 se las van a despedir en un plazo de 7 a 10 meses.
El departamento de Recursos Humanos nos pasa un presupuesto del total de gasto en indemnizaciones de los trabajadores según puesto y antigüedad en la empresa, ascendiendo a un total de 125.000 euros.
Al ser a corto plazo y en concepto de indemnización usaremos la cuenta contable 5290 Provisión a corto plazo por retribuciones al personal y la cuenta de gasto 641 Indemnizaciones, así que según el documento recibido de R.R.H.H. procedemos a contabilizar la provisión de fondos para los despidos.
| Asiento contable provisión despidos | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 641 Indemnizaciones | 125000 | |
| 5290 Provisión a corto plazo por retribuciones al personal | 125000 |
Transcurrido 7 meses, Recursos Humanos nos comunica que se ha procedido a despedir a los empleados, pero que se han despedido a 9, ya que uno de ellos se dio de baja voluntaria antes de que se le comunicara el despido, por lo que no le corresponde indemnización.
Nos confirman que el total de indemnizaciones es de 110.000 euros, por lo que realizamos el ajuste de la provisión y la liquidamos pagando las indemnizaciones.
| Asiento contable ajuste provisión despidos | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 7950 Exceso de provisión por retribuciones al personal | 15000 | |
| 5290 Provisión a corto plazo por retribuciones al personal | 125000 | |
| 572 Bancos | 110000 |
Como podemos ver, el asiento contable de provisión se queda totalmente a 0 y contabilizamos el exceso de provisión como un ingreso, ofreciendo una imagen fiel de la realidad en la empresa.
Ejemplos 2: Contabilizar provisión de fondos por multa recibida por el ayuntamiento
Una empresa que recibe una multa de 300.000 euros del ayuntamiento por no pagar un tributo local, pero contratamos a un bufete de abogados para poner un recurso, el bufete nos cobra 6.000 euros por la gestión del recurso de la multa más I.V.A. (21%) y nos requiere una provisión de fondos de 200.000 euros, ya que estima que tenemos que pagar la multa pero no todo el importe como reclama el ayuntamiento.
Por lo que contabilizamos la factura del bufete de abogados y hacemos el asiento contable de la provisión de fondos.
| Asiento contable factura bufete | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | 6000 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 1260 | |
| 572 Bancos | 7260 |
| Asiento contable provisión de fondos | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales | 200000 | |
| 142 Provisión para otras responsabilidades | 200000 |
Este asiento muestra la creación de una provisión para cubrir la multa anticipada como un gasto excepcional, reflejando una obligación que se espera en el futuro.
Tras un año, el recurso sigue sin resolverse pero se espera que se resuelva en el corto plazo porque hay fecha de resolución del recurso, por lo que ajustamos la provisión de largo a corto plazo.
| Reclasificación de largo a corto de la provisión de fondos | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 142 Provisión para otras responsabilidades | 200000 | |
| 5292 Provisión a corto plazo para otras responsabilidades | 200000 |
Finalmente, el recurso se resuelve y la empresa debe pagar la multa completa de 300.000 euros, y no los 200.000 euros que se estimaron, por lo que tenemos que contabilizar el ajuste de la provisión y realizar el pago de la multa, contabilizando también el gasto del restante de la multa.
El asiento contable sería el siguiente:
| Cancelación provisión de fondos | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 5292 Provisión a corto plazo para otras responsabilidades | 200000 | |
| 678 Gastos excepcionales por multas | 100000 | |
| 572 Bancos | 300000 |
Este asiento muestra la cancelación de la provisión y el pago adicional necesario, usando fondos de la cuenta bancaria para cubrir la totalidad de la multa impuesta.