En los próximos meses, miles de empresas y autónomos deberán adaptar sus sistemas de facturación a un nuevo marco legal y tecnológico, el sistema VERIFACTU, una medida impulsada por la Agencia Tributaria que actualizará la manera de realizar la gestión fiscal.
Este sistema nace con un objetivo claro: garantizar la autenticidad e integridad de cada factura emitida, combatiendo así el fraude fiscal mediante registros digitales inalterables, la Administración podrá ejercer un control más eficiente y preciso sobre la facturación.
Además de sus implicaciones fiscales, VERIFACTU supone un gran paso hacia la digitalización de los procesos empresariales, donde tanto el emisor como el receptor de la factura obtendrán mayor seguridad y trazabilidad en cada transacción.
¿Qué es VERIFACTU y para qué sirve?
VERIFACTU es el nombre que recibe el Sistema de Emisión de Facturas Verificables, regulado por el Real Decreto 1007/2023.
Afecta directamente a todos los programas informáticos que se utilizan para emitir facturas en España, ya que establece una serie de requisitos técnicos y legales obligatorios.
Su propósito principal es asegurar que cada factura quede registrada de forma íntegra, trazable e inalterable, lo que impide que se manipulen los datos una vez generada la factura, y para lograrlo, se incorporan tecnologías como el encadenamiento de registros, huellas digitales criptográficas y la inclusión de un código QR visible en cada documento.
El sistema está diseñado, además, para erradicar el uso de software fraudulento que permite ocultar ventas o alterar la contabilidad. VERIFACTU introduce un rastro digital que permite a Hacienda detectar cualquier irregularidad de forma automática.
Pero no todo es control, este nuevo modelo también impulsa la transparencia entre empresas y clientes, al permitir que cualquier receptor pueda verificar la validez de una factura escaneando el código QR incluido.
¿Quién lo ha creado y cuándo entra en vigor?
El sistema VERIFACTU ha sido desarrollado por la Agencia Tributaria, bajo el impulso del Ministerio de Hacienda y Función Pública, como parte del paquete de medidas recogidas en la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal.
Su aplicación no será inmediata para todos, el calendario establece distintas fechas límite según el tipo de obligado:
- Fabricantes de software: Tienen hasta el 29 de julio de 2025 para adaptar sus programas a la normativa, a partir de ese día, solo podrán vender software que cumpla con los requisitos técnicos de VERIFACTU.
- Empresas (sociedades): Estarán obligadas a tener el sistema operativo a más tardar el 1 de enero de 2026. Esta fecha marca el comienzo del uso obligatorio para la mayoría de las sociedades mercantiles sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- Autónomos y profesionales: Disponen de un plazo más amplio, tendrán hasta el 1 de julio de 2026 para cumplir con la norma. Esta extensión se ha concedido para facilitar su adaptación tecnológica.
También hay algunas excepciones importantes, no están obligados a aplicar VERIFACTU los contribuyentes que ya utilizan el Suministro Inmediato de Información (SII), los domiciliados en el País Vasco o Navarra (por contar con sistemas propios como TicketBAI), ni aquellos que dispongan de una resolución específica de exención emitida por la Agencia Tributaria.
Beneficios principales del sistema VERIFACTU
La implantación de VERIFACTU no solo busca mejorar el control fiscal, sino que también aporta ventajas relevantes para empresas y profesionales:
- Mayor seguridad jurídica y fiscal: Gracias al uso de tecnologías como la criptografía y el encadenamiento de registros, VERIFACTU garantiza que las facturas no puedan alterarse sin dejar rastro, protegiendo así a las empresas ante posibles inspecciones o errores contables.
- Reducción de errores humanos: El sistema automatiza la creación y validación de los registros de facturación, lo que minimiza fallos administrativos y facilita una gestión mucho más precisa de la información contable.
- Transparencia en las operaciones comerciales: Cada factura emitida lleva un código QR que permite su verificación por parte del cliente, lo que aumenta la confianza en la operación y refuerza la imagen de profesionalidad y cumplimiento.
- Simplificación de trámites con Hacienda: Las empresas que opten por la modalidad con envío automático de registros a la AEAT tendrán menos carga administrativa y podrán beneficiarse de servicios de ayuda para la elaboración de libros registro o declaraciones.
- Menor riesgo de inspección fiscal: Tener un sistema conectado en tiempo real con la Agencia Tributaria permite a esta monitorizar las operaciones, lo cual puede reducir la probabilidad de inspecciones presenciales si todo se registra correctamente.
- Diferenciación comercial: Las facturas generadas bajo VERIFACTU incluyen la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”, lo que puede servir como sello de calidad y cumplimiento normativo frente a clientes y socios comerciales.
Cómo funciona VERIFACTU paso a paso
Aunque el sistema pueda parecer complejo, su funcionamiento se basa en una serie de procesos automáticos que garantizan la trazabilidad y seguridad de cada factura emitida:
1. Generación del registro de facturación
Al emitir una factura, el software crea automáticamente un registro con los datos fiscales esenciales, como el NIF del emisor, número de factura, fecha, importe total, bases imponibles o tipo de IVA. Todo esto ocurre de forma inmediata o justo antes de la emisión.
2. Cálculo de la huella digital (hash)
Sobre esos datos se aplica una función criptográfica que genera una huella digital única, usando el algoritmo SHA-256.
Esta huella sirve como identificador inalterable de la factura y se utiliza para asegurar que no pueda modificarse sin ser detectado.
3. Encadenamiento de registros
Cada nuevo registro incorpora la huella del anterior, lo que crea una cadena cronológica.
Esta técnica impide eliminar, alterar o insertar facturas fuera de orden sin romper la integridad del sistema.
4. Generación del código QR obligatorio
Toda factura debe incluir un código QR con los datos esenciales del documento, permitiendo a cualquier receptor verificar su autenticidad de forma inmediata, simplemente escaneando el código con su móvil o lector.
5. Envío de información a la AEAT (opcional)
En la modalidad VERIFACTU con envío automático, el software transmite el registro de facturación a la Agencia Tributaria mediante un sistema seguro de mensajes electrónicos (XML cifrado con certificado digital).
6. Validación y respuesta de la AEAT
La Agencia comprueba la validez del registro y responde con una confirmación o una notificación de errores. En caso de fallos, estos deben corregirse y reenviarse.
7. Conservación y accesibilidad
Los registros deben guardarse durante el periodo legal de prescripción (normalmente 4 años).
Si se elige la modalidad VERIFACTU, la AEAT se encarga de almacenarlos, lo cual reduce la carga de conservación documental para la empresa.
8. Registro de eventos del sistema
Para quienes no usen el envío automático, el software debe mantener un registro interno de todas las operaciones, como accesos, modificaciones o errores.
Con esto detectar cualquier intento de alteración o manipulación.
Factura electrónica obligatoria
Preguntas frecuentes sobre VERIFACTU
¿Es obligatorio enviar las facturas a la AEAT en tiempo real?
No, el envío automático es opcional y existen dos modalidades:
- VERIFACTU: con envío automático de registros a la AEAT.
- NO VERIFACTU: sin envío, pero con almacenamiento interno.
Ambas opciones son válidas, aunque el sistema debe tener la capacidad técnica para realizar el envío si se solicita.
¿Qué ocurre si se produce un fallo técnico o un corte de luz?
En caso de incidencias técnicas justificadas, los plazos de envío se amplían automáticamente.
Los registros generados durante ese periodo deberán incluir una marca especial de “incidencia” al ser enviados posteriormente.
¿Se puede modificar una factura ya emitida?
No, una vez generada la huella digital y el registro, no se puede modificar.
Cualquier cambio debe hacerse a través de una factura rectificativa, que quedará vinculada a la original para mantener la trazabilidad.
¿Las facturas simplificadas (tickets) también están afectadas?
Sí, incluso los tickets deben cumplir con los requisitos de VERIFACTU, deben incluir código QR y registro digital, aunque contengan menos datos que una factura completa.
¿Necesito certificado digital para usar VERIFACTU?
Solo si se opta por el envío automático, se requiere certificado digital válido para firmar y enviar los registros.
Aunque muchos programas ofrecen soluciones delegadas que facilitan este trámite.
¿Qué sanciones existen por incumplir la normativa?
Las sanciones pueden ser elevadas:
- Hasta 150.000€ para fabricantes de software no certificado.
- Hasta 50.000€ por año para empresas que usen sistemas no conformes.
Incluso la mera tenencia de software fraudulento puede sancionarse.
¿Puedo seguir usando mi software actual?
Depende, tu proveedor debe haber adaptado el software a la normativa VERIFACTU antes de julio de 2025, si no lo ha hecho, deberás actualizarlo o cambiar de sistema.
¿Es lo mismo VERIFACTU que factura electrónica?
No, la factura electrónica es un formato de documento digital (XML, PDF con firma, etc.), y VERIFACTU es un sistema de control fiscal que se aplica a cualquier tipo de factura, sea electrónica o en papel, siempre que se emita con software.
¿Puedo usar varios programas de facturación a la vez?
Sí, puedes utilizar diferentes sistemas, pero cada uno debe cumplir por separado con VERIFACTU.
La elección de modalidad (con o sin envío automático) se decide para cada sistema, no de forma global.
¿Existen ayudas para adaptarse?
Sí, el programa Kit Digital permite subvencionar la adquisición de software adaptado.
Además, las inversiones en estos sistemas pueden deducirse fiscalmente como gasto tecnológico.