La cuenta 401 Proveedores, efectos comerciales a pagar se utiliza para reflejar las deudas de la empresa con sus proveedores cuando estas están documentadas mediante efectos comerciales, como letras de cambio o pagarés, que tienen un vencimiento determinado.
Su objetivo principal es gestionar y controlar las obligaciones comerciales pendientes de pago que surgen de la adquisición de bienes o servicios necesarios para la actividad de la empresa, en un formato específico (efectos comerciales).
Es importante como contable tener perfectamente gestionada esta cuenta contable, ya que permite organizar el calendario de pagos y garantizar que se cumplen las obligaciones en las fechas estipuladas
Características de la cuenta contable 401
La naturaleza contable de la cuenta contable 401 es la de una cuenta de pasivo, lo que implica que su saldo es siempre acreedor. Esta cuenta aumenta en el haber cuando se reconocen nuevas deudas formalizadas mediante efectos comerciales, y disminuye en el debe cuando dichas deudas se cancelan o saldan, ya sea mediante el pago de los efectos o su renegociación.
Entre los casos de uso habituales de esta cuenta, destaca la documentación de las deudas comerciales a través de instrumentos como las letras de cambio o los pagarés aceptados por la empresa, los cuales constituyen un compromiso formal de pago a favor del proveedor.
La diferencia entre la cuenta contable 400 y 401 es que mientras la cuenta contable 400 recoge deudas generales con proveedores, la 401 solo se utiliza cuando esas deudas están formalizadas en efectos comerciales.
Se usa por ejemplo en compra de materias primas con pago aplazado mediante una letra de cambio o en la contratación de servicios de transporte pagaderos con un pagaré a 90 días.
Definición en el Plan General de Contabilidad de la cuenta contable 401
Deudas con proveedores, formalizadas en efectos de giro aceptados. Figurará en el pasivo corriente del balance.
Con carácter general, su movimiento es el siguiente:
- Se abonará:
- a1) Por la recepción “a conformidad” de las remesas de los proveedores, con cargo a cuentas del subgrupo 60, mediante aceptación de los efectos de giro.
- a2) Cuando la empresa acepte formalizar la obligación con los proveedores aceptando efectos de giro, con cargo, generalmente, a la cuenta 400.
- Se cargará por el pago de los efectos al llegar su vencimiento, con abono a las cuentas que correspondan del subgrupo 57.
Ejemplo de uso
Una empresa adquiere materias primas por un importe de 10.000€ (IVA 21% no incluido) a un proveedor.
El pago se documenta mediante una letra de cambio con vencimiento a 90 días.
El asiento contable de compra sería el siguiente:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | 10000 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 2100 | |
| 400 Proveedores | 12100 |
Una vez que hemos aceptado la forma de pago, hay que contabilizar que son efectos comerciales a pagar con el siguiente asiento:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400 Proveedores | 12100 | |
| 401 Proveedores, efectos comerciales a pagar | 12100 |
Y ahora realizaríamos el asiento contable con la cuenta 401 del pago según condiciones:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 401 Proveedores, efectos comerciales a pagar | 12100 | |
| 572 Banco | 12100 |
Y este es el proceso básico, generalmente algunos medios de pago, como puede ser un pagaré, es posible que el banco nos cobre una comisión, para ello simplemente la contabilizamos en la cuenta contable 626 gastos bancarios.