Aquí aprenderás a contabilizar una licencia de software, un derecho de uso sobre un programa informático, otorgado bajo determinadas condiciones, donde no se adquiere el software como propiedad, sino la posibilidad de utilizarlo legalmente conforme a los términos del proveedor.
Esta diferencia, aunque sutil, tiene una importante repercusión contable: según las circunstancias, la licencia puede registrarse como activo intangible o como gasto del ejercicio.
Elegir el tratamiento contable adecuado no solo es una cuestión de forma, sino que afecta a la imagen fiel de las cuentas, por ejemplo, si una empresa activa como inmovilizado una licencia que en realidad se agota en un año, estaría inflando su balance, y por el contrario, si registra como gasto una inversión en software que se usará durante varios ejercicios, estaría distorsionando sus resultados, de ahí la importancia de aplicar correctamente los criterios establecidos por el PGC.
En este artículo analizamos cuándo debe considerarse una licencia como intangible y cuándo como gasto corriente, qué cuentas contables se emplean en cada caso, y cómo se reflejan las operaciones relacionadas: adquisición, amortización, renovaciones y baja del software.
Consideraciones antes de contabilizar una licencia de software
Antes de tomar una decisión contable, es fundamental comprender bien la naturaleza de la licencia. No basta con conocer el importe pagado: es imprescindible analizar su duración, condiciones, finalidad y posibles servicios asociados, así que veamos todos los aspectos clave a considerar:
Tipo de licencia: ¿permanente o temporal?
El primer paso es identificar si estamos ante una licencia perpetua (sin vencimiento) o una suscripción por tiempo limitado, como suele ser habitual en el software en la nube. Si se trata de una licencia perpetua, y el software se usará durante varios ejercicios, en la mayoría de los casos deberá activarse como inmovilizado intangible.
Por el contrario, si la empresa paga por una licencia temporal —por ejemplo, 12 meses renovables—, y el derecho de uso expira si no se renueva, lo lógico es tratarla como gasto del ejercicio, ya que su beneficio económico se consume dentro del mismo año.
Duración del uso y utilidad económica
Más allá de lo que diga el contrato, hay que considerar cuánto tiempo se espera utilizar el software en la práctica. ¿Aportará beneficios económicos más allá del año en curso? ¿Es previsible que lo reemplacemos o abandonemos en breve?
Si la licencia tiene utilidad durante varios ejercicios, es razonable reconocerla como activo intangible y amortizarla durante ese período. En cambio, si el uso previsto es puntual o acotado a un solo ejercicio, debe imputarse como gasto directamente.
Amortización: vida útil y límites prácticos
En caso de activarse como intangible, la licencia debe amortizarse a lo largo de su vida útil estimada. Determinar esta duración es clave para reflejar correctamente el gasto anual.
En la práctica contable española, muchas empresas adoptan una vida útil estándar de 3 a 5 años para aplicaciones informáticas, salvo casos excepcionales.
Incluso si la licencia es indefinida (sin fecha de caducidad explícita), debe asignarse una vida útil estimada. Si no puede justificarse otra cifra, el criterio contable permite establecer un máximo de 10 años, según tablas de amortización.
Esto permite amortizar de forma coherente con el uso económico del software, reflejando progresivamente su pérdida de valor.
Coste total y desglose de conceptos
Otro aspecto crucial es qué estamos pagando realmente. Las facturas de software suelen incluir no solo el derecho de uso, sino también otros conceptos: mantenimiento, soporte técnico, actualizaciones menores, formación, integración, etc.
Desde el punto de vista contable, es obligatorio separar estos componentes. Solo el importe que corresponde al derecho de uso con utilidad plurianual puede activarse como intangible. El resto —mantenimiento, soporte, formación, actualizaciones menores— se considera gasto del ejercicio, ya que no generan un activo por sí mismos.
Ejemplo habitual: se paga una cuota anual de 2.000 € que incluye acceso al software, soporte técnico y actualizaciones. En este caso, todo se considera un servicio consumido en el ejercicio, salvo que el contrato desglose el valor del derecho de uso y este se prolongue en el tiempo. En ese caso, la parte correspondiente al uso plurianual puede activarse, mientras que el resto se lleva a gasto.
¿Qué dice el PGC sobre las licencias de software?
El Plan General de Contabilidad (PGC) no recoge de forma literal el término “licencia de software”, pero sí ofrece los fundamentos para su tratamiento contable a través de las normas relativas al inmovilizado intangible, complementadas por diversas consultas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).
Tratamiento como inmovilizado intangible
Cuando una licencia de software cumple los requisitos para considerarse un activo intangible, debe registrarse en el balance como tal. Estos requisitos son:
- Que sea identificable y controlada por la empresa.
- Que tenga un coste claramente atribuible.
- Y, sobre todo, que genere beneficios económicos futuros durante más de un ejercicio.
Una resolución del ICAC aclara expresamente que:
“Se registrarán en la partida ‘Aplicaciones informáticas’ el importe satisfecho por la propiedad o por el derecho al uso de programas informáticos, siempre que esté prevista su utilización en varios ejercicios”.
Es decir, cuando el software se adquiere con la intención de ser utilizado más allá del periodo corriente, debe reconocerse como inmovilizado intangible en la cuenta contable 206, y no como gasto inmediato. Esto aplica tanto a programas adquiridos de terceros como a desarrollos propios si cumplen las condiciones establecidas.
Tratamiento como gasto del ejercicio
Cuando la licencia no cumple con las condiciones anteriores —por ejemplo, por su duración limitada a un año o por no generar beneficios más allá del ejercicio—, debe contabilizarse como gasto del periodo, sin dar lugar al reconocimiento de un activo.
Este es el caso más habitual con las licencias por suscripción anual, en las que el derecho de uso expira si no se renueva, y por tanto, su utilidad está limitada al ejercicio en curso. En tales situaciones, se registra el gasto en una cuenta del grupo 62, normalmente en la cuenta 629 Otros servicios, en la fecha de la factura o del devengo del servicio.
También puede influir la materialidad: aunque una licencia de un año podría amortizarse técnicamente en ese mismo año, si su importe es poco significativo y no altera la imagen fiel de las cuentas, muchas empresas optan por llevarla directamente a gasto, en aplicación del principio de importancia relativa.
Gastos asociados no capitalizables
Tanto el PGC como el ICAC son claros respecto a los conceptos que no deben activarse como inmovilizado, incluso aunque estén relacionados con el software. Entre ellos se encuentran:
- Costes de mantenimiento o soporte técnico.
- Actualizaciones menores o rutinarias.
- Formación a usuarios finales.
- Servicios de adaptación no esenciales.
Todos estos desembolsos se consideran gastos corrientes y se registran como tales en el momento en que se producen.
Perfecto, continuamos con la siguiente sección: Cuentas contables para contabilizar una licencia de software. En esta reescritura se mantiene toda la estructura técnica, la profundidad conceptual y los ejemplos incluidos en el original, pero con redacción más clara, sin repeticiones.
Cuentas contables para contabilizar una licencia de software
Una vez decidido si la licencia se debe registrar como activo intangible o como gasto del ejercicio, es momento de aplicar correctamente el Plan General de Contabilidad (PGC) utilizando las cuentas correspondientes.
Según la naturaleza de la licencia, intervienen principalmente cuentas del grupo 2 (activo no corriente) o del grupo 6 (gastos).
- 206 Aplicaciones informáticas: Se emplea para registrar el coste de adquisición de programas informáticos cuando cumplen los requisitos para ser considerados inmovilizado intangible.
- 280 Amortización acumulada del inmovilizado intangible.
- 680 Amortización del inmovilizado intangible.
- 629 Otros servicios: Se utiliza cuando la licencia no cumple las condiciones para ser inmovilizado, y por tanto se trata como gasto corriente.
- 472. Hacienda Pública, IVA soportado.
- 400/410 Proveedores.
- 572 Bancos
Pasos para contabilizar una licencia de software
A continuación, se expone el procedimiento general para contabilizar correctamente una licencia de software para uso interno, desde su adquisición hasta su posible baja, incluyendo amortización y renovaciones.
1. Revisar las condiciones de la licencia
Antes de hacer cualquier asiento, conviene analizar detenidamente el contrato o la factura:
- ¿Es una licencia perpetua o una suscripción por un periodo determinado?
- ¿Incluye servicios adicionales como mantenimiento, soporte técnico o formación?
- ¿Se espera utilizarla durante más de un ejercicio o solo dentro del año?
Si se espera que la licencia genere beneficios durante varios años y su importe es relevante, se registra como activo intangible.
Si su uso es puntual, de duración corta, o el importe es poco significativo, se imputa directamente como gasto.
Separar conceptos de la factura
Cuando la factura incluye varios elementos —por ejemplo, licencia + soporte + mantenimiento— es necesario desglosar contablemente cada uno.
Por ejemplo, si la factura refleja:
- Licencia software: 5.000€
- Mantenimiento anual: 500€
- IVA (21%): 1.155€
- Total factura: 6.655€
El asiento contable correcto sería:
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 206 Aplicaciones informáticas | 5.000 | |
| 629 Otros servicios (mantenimiento) | 500 | |
| 472 IVA soportado | 1.155 | |
| 400 Proveedores | 6.655 |
Cuando la licencia se ha activado como inmovilizado, debe amortizarse a lo largo de su vida útil. Supongamos una vida útil de 5 años para una inversión de 5.000 €.
Cada ejercicio se registra:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 680 Amortización del inmovilizado intangible | 1.000 | |
| 280 Amortización acumulada de aplicaciones informáticas | 1.000 |
No vamos a entrar en el proceso de amortización, si deseas conocer todo el proceso, tienes toda la información de cómo se realiza aquí.
Si por el contrario, se trata de un gasto del ejercicio, por ejemplo en el caso de una suscripción no desglosada:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 629 Otros servicios | 5.500 | |
| 472 IVA soportado | 1.155 | |
| 400 Proveedores | 6.655 |
Tratamiento contable y fiscal: amortización y deducibilidad
La forma en que se contabiliza una licencia de software tiene implicaciones directas en la fiscalidad de la empresa, especialmente en relación con el Impuesto sobre Sociedades.
Es importante que el tratamiento contable aplicado sea coherente con el criterio fiscal, ya que de ello depende cómo y cuándo se podrá deducir el gasto o inversión.
¿Gasto o activo? Impacto en la deducción fiscal
- Cuando una licencia se contabiliza directamente como gasto del ejercicio, es totalmente deducible en el periodo en que se incurre. Así, reduce la base imponible del impuesto del mismo ejercicio.
- Las licencias de software activadas como inmovilizado intangible, el coste de la licencia no se deduce en su totalidad al momento de la compra, sino que se amortiza contable y fiscalmente durante los ejercicios en los que el software va generando beneficios económicos, por lo que la deducción fiscal sigue el mismo ritmo que la amortización contable.
Ejemplo de cómo contabilizar una licencia de software
A continuación, se presentan dos casos reales simplificados que ilustran cómo contabilizar licencias de software en función de su naturaleza: una como activo amortizable y otra como gasto del ejercicio.
Ejemplo 1: Asientos contables licencia de software con amortización
Una empresa adquiere en enero una licencia de software para uso interno, con carácter perpetuo.
El proveedor factura 10.000€ más 21 % de IVA (2.100€), sin cuotas periódicas ni servicios adicionales.
La empresa estima que el software será útil durante 5 años.
Dado que el uso se extenderá durante varios ejercicios y no hay caducidad, se registra como inmovilizado intangible y se amortiza durante 5 años.
Una vez recibida la factura, realizamos el asiento contable del reconocimiento del activo:
| Asiento contable licencia software | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 206 Aplicaciones informáticas | 10.000 | |
| 472 IVA soportado | 2.100 | |
| 400 Proveedores | 12.100 |
Amortización anual (ejercicios 2025 a 2029):
Cada año se reconocerá un gasto por amortización de 2.000€, reduciendo progresivamente el valor contable del activo.
| Asiento contable amortización licencia software | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 680 Amortización del inmovilizado intangible | 2.000 | |
| 280 Amortización acumulada de aplicaciones informáticas | 2.000 |
Este asiento lo realizamos cada año hasta que se haya amortizado totalmente, en caso de que dejemos de usar la licencia, por usar otro software u otra razón, debemos de dar de baja
Ejemplo 2: Asiento contable gasto licencia de software
Una emrpesa contrata en abril una licencia anual para utilizar una plataforma en la nube.
El pago es de 1.200€ + 21 % de IVA (252 €) por 12 meses, e incluye también soporte y actualizaciones.
El contrato deberá renovarse cada año para seguir utilizando el software.
Al tratarse de una licencia con caducidad anual, sin derecho de uso más allá de ese periodo y con servicios asociados, se contabiliza como gasto del ejercicio.
Primer realizamos el asiento al recibir la factura:
| Asiento contable gasto licencia software | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 629 Otros servicios | 1.200 | |
| 472 IVA soportado | 252 | |
| 400 Proveedores | 1.452 |
No se realiza ninguna amortización ni se reconoce un activo en el balance. Si la empresa renueva la suscripción el siguietne año, se repetirá un asiento similar en ese ejercicio, y si no renueva, no se reconocerá ningún gasto adicional.