Por diferentes razonas, una empresa puede pagar fuera de plazo sus cuotas a la Seguridad Social, generando un recargo que estamos obligados a pagar, un gasto que debemos contabilizar.
En este artículo te enseñamos cómo contabilizar un recargo de la Seguridad Social, para cumplir con nuestras obligaciones en materia laboral y evitar errores en el Impuesto de Sociedades.
En este artículo explicamos cómo registrar contablemente estos recargos, diferenciándolos de los intereses de demora, y te mostramos ejemplos prácticos para que cualquier autónomo, pyme o asesor contable pueda aplicarlo sin complicaciones.
Consideraciones al contabilizar los recargos
¿Por qué se aplica un recargo?
El recargo de la Seguridad Social se genera cuando la empresa no paga dentro del plazo voluntario sus obligaciones mensuales. Este recargo no es discrecional: está regulado y varía en función del retraso.
Los porcentajes aplicables son los siguientes:
- 10 % si el pago se realiza dentro del primer mes natural tras el vencimiento.
- 20 % si se paga a partir del segundo mes.
- 35 % si, además del retraso en el pago, no se presentan los documentos de liquidación (como los modelos TC1 o TC2).
Tratamiento contable y fiscal
Debemos tener muy claro la siguiente anotación:
Por otro lado, si además del recargo se generan intereses de demora, estos sí son deducibles y deben registrarse como gasto financiero en la cuenta correspondiente, según el principio de devengo.
¿Cuándo se devenga el recargo?
El recargo se devenga en el momento en que vence el plazo reglamentario sin haberse efectuado el ingreso. No importa cuándo se realice el pago; el reconocimiento contable debe hacerse en la fecha de incumplimiento.
En cambio, los intereses de demora se devengan poco a poco, conforme se acumulan, y deben periodificarse como cualquier otro gasto financiero.
Contabilizar nóminas
Contabilizar modelo 111
Contabilizar cuota de autónomos
Cuentas contables utilizadas
- 678 Gastos excepcionales. Multas, recargos y sanciones: Se emplea para registrar el recargo aplicado por pagar fuera de plazo las cuotas de la Seguridad Social. Tiene naturaleza de gasto no deducible fiscalmente.
- 669 Otros gastos financieros: Se utiliza cuando, además del recargo, se generan intereses de demora. Estos intereses sí son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades y deben periodificarse según el devengo.
- 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores: Refleja la deuda con la Seguridad Social. Se incrementa cuando se reconoce el recargo o los intereses, y se reduce cuando se realiza el pago.
- 572 Bancos c/c: Cuenta desde la cual se realiza el pago de la deuda. Se utiliza para cancelar la obligación registrada en la cuenta 476.
Pasos para contabilizar el recargo de la Seguridad Social
A continuación se detallan los pasos que debe seguir cualquier empresa o autónomo cuando incurre en un retraso con la Seguridad Social.
Paso 1: Devengo del recargo
Cuando se incumple el plazo reglamentario y nace la obligación de pagar un recargo, debe registrarse como gasto excepcional, aunque el pago se realice más adelante.
Asiento contable:
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales. Multas, recargos y sanciones | 100 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 100 |
En este momento se reconoce el gasto y la deuda correspondiente.
Paso 2: Devengo de intereses de demora
Si el pago se retrasa más de lo previsto, pueden generarse intereses. Estos se devengan conforme se acumulan y se registran como gasto financiero.
Asiento contable:
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 669 Otros gastos financieros | 30 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 30 |
Los intereses se contabilizan de forma separada al recargo, ya que tienen naturaleza fiscal diferente.
Paso 3: Pago de la deuda
Cuando finalmente se realiza el pago total (recargo + intereses), se cancela la deuda con la Seguridad Social y se registra la salida de dinero.
Asiento contable:
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 130 | |
| 572 Bancos c/c | 130 |
Este asiento agrupa todos los importes pendientes relacionados con el recargo y los intereses.
Paso 4: Ajuste fiscal en el Impuesto sobre Sociedades
Aunque el recargo se reconoce contablemente como gasto, debe excluirse a efectos fiscales, ya que no es deducible según el artículo 15.c) de la LIS, por tanto, en la declaración del Impuesto sobre Sociedades se sumará como ajuste extracontable positivo.
Perfecto. A continuación te presento los ejemplos prácticos reescritos, con explicaciones claras y los asientos contables correctamente formateados. Los importes aparecen centrados, las cuentas están presentadas de forma limpia y todo sigue el mismo estilo didáctico.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1: Recargo del 10 % sin intereses
Situación: Una empresa no paga la cuota de la Seguridad Social de 1.000€ dentro del plazo voluntario, pero la abona al mes siguiente. El recargo aplicado es del 10 %, es decir, 100€. No hay intereses de demora.
Asiento al devengar el recargo:
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales. Multas, recargos y sanciones | 100 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 100 |
Asiento al realizar el pago total (cuota + recargo):
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 1.100 | |
| 572 Bancos c/c | 1.100 |
La empresa registra el gasto y cancela la deuda con la Seguridad Social mediante transferencia bancaria.
Ejemplo 2: Recargo del 20 % con intereses de demora
Situación: La cuota impagada es de 2.000€. El pago se efectúa con más de dos meses de retraso, por lo que el recargo es del 20 % (400€). Además, se generan intereses de demora del 1,5 %, equivalentes a 30€.
Asiento al devengar el recargo:
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales. Multas, recargos y sanciones | 400 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 400 |
Asiento al devengar los intereses:
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 669 Otros gastos financieros | 30 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 30 |
Asiento al realizar el pago total (cuota + recargo + intereses):
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 2.430 | |
| 572 Bancos c/c | 2.430 |
En este caso, tanto el recargo como los intereses se reconocen antes del pago. La cancelación del pasivo se hace en un solo asiento.
Ejemplo 3: Recargo del 35 % por no presentar los modelos de liquidación
Situación: Una empresa no presenta los modelos TC1/TC2 ni paga la cuota dentro del plazo voluntario. La cuota es de 500€ y, debido a la doble infracción (falta de ingreso y de presentación), se aplica un recargo del 35 %, es decir, 175€. El pago se realiza tres meses más tarde. No se generan intereses adicionales.
Asiento al devengar el recargo:
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales. Multas, recargos y sanciones | 175 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 175 |
Asiento al realizar el pago total (cuota + recargo):
| Concepto | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 675 | |
| 572 Bancos c/c | 675 |
El asiento refleja el pago de los 500€ de cuota original más los 175€ de recargo. Como no hay intereses de demora, no es necesario ningún asiento adicional.