Contabilizar una factura es una de las tareas más básicas y al mismo tiempo más importantes dentro de la gestión contable de una empresa, ya que cada vez que una empresa compra, vende o presta un servicio, debe dejar constancia de ello en sus libros contables, una tarea que prácticamente un contable realiza en su día a día.
En este artículo vamos a explicarte de forma clara, práctica y completa cómo contabilizar una factura conforme al Plan General de Contabilidad (PGC), desde los conceptos esenciales hasta ejemplos reales paso a paso, para que puedas aplicarlo sin errores tanto si estás aprendiendo como si necesitas repasar el procedimiento.
¿Qué significa contabilizar una factura?
Contabilizar una factura consiste en registrar correctamente en la contabilidad de la empresa un ingreso o un gasto reflejado en ese documento.
Para hacerlo bien, se deben anotar todos los elementos que aparecen en la factura: el importe, la fecha, los datos del cliente o proveedor, el tipo de operación y los impuestos aplicables, asociándolos a las cuentas contables correspondientes mediante un asiento contable.
Este asiento contable siempre sigue el principio de partida doble: todo lo que se anota en el «debe» debe tener su correspondiente contrapartida en el «haber».
Es importante diferenciar entre una factura de compra (cuando la empresa recibe un bien o servicio) y una factura de venta (cuando es la empresa quien lo entrega o presta), donde cada una tiene un tratamiento contable específico, y no conviene mezclarlos.
Consideraciones fundamentales para contabilizar una factura
Antes de registrar una factura en la contabilidad, es esencial tener en cuenta una serie de aspectos clave que garantizan que el asiento contable sea correcto tanto desde el punto de vista técnico como legal.
Verificación de los datos de la factura
El primer paso es asegurarse de que la factura esté completa y cumpla con los requisitos legales, parece obvio, pero muchas veces con la rutina saltamos este paso, así que ten en cuenta que una factura válida debe contener:
- Número de factura (único y consecutivo).
- Fecha de emisión (coincidente con la realización efectiva de la operación).
- Nombre, razón social, NIF y domicilio fiscal del emisor y del receptor.
- Descripción clara de los bienes o servicios prestados, con su cantidad y precio unitario.
- Base imponible (importe sin impuestos).
- Tipo de IVA aplicado y su cuota correspondiente.
- Importe total a pagar.
Si alguno de estos datos falta o es incorrecto, es recomendable solicitar una rectificación antes de proceder con el registro contable.
Fecha de contabilización
Como norma general, la fecha del asiento contable debe coincidir con la fecha de emisión de la factura, sin embargo, si la empresa la recibe con retraso, se puede contabilizar con la fecha de recepción. La Agencia Tributaria permite recuperar facturas atrasadas hasta un máximo de cuatro años, pero es imprescindible documentar adecuadamente el momento de la recepción.
Separación de conceptos
Toda factura debe registrar por separado:
- La base imponible (que se imputará a una cuenta de gastos o ingresos, según sea una compra o una venta).
- El IVA (soportado si la factura es de compra, o repercutido si es de venta).
- El total de la factura (que se registrará en una cuenta de proveedor, cliente o banco, según el método de pago).
Perfecto. Vamos a reorganizar esas dos secciones como indicas:
- En la parte de cuentas contables utilizadas, presentaré una tabla comparativa con dos columnas: una para facturas de proveedor y otra para facturas de cliente.
- Luego, sustituiré la sección de pasos por un nuevo título: “Asiento contable de una factura”, con dos bloques: Proveedor y Cliente, y dentro de cada uno, una tabla con el asiento contable básico correspondiente.
Cuentas contables según el tipo de factura
A la hora de contabilizar una factura, se utilizan diferentes cuentas dependiendo de si se trata de una factura recibida de un proveedor (compra) o emitida a un cliente (venta).
En la siguiente tabla puedes ver las principales cuentas que se utilizan en cada caso:
| Factura de proveedor | Factura de cliente |
|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | 700 Ventas de mercaderías |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 477 Hacienda Pública, IVA repercutido |
| 400 Proveedores | 430 Clientes |
| 411 Acreedores, efectos comerciales a pagar | 431 Clientes, efectos comerciales a cobrar |
Estas cuentas son las más comunes, pero podrían variar en función del tipo de operación y el sector de actividad de la empresa, ya sea la de gasto o ingreso, o cuentas de proveedor y clientes, pero aquí vamos a ir a lo básico, y más adelante verás ejemplos y situaciones para comprobar donde se usa cada una.
Asiento contable de una factura
A continuación, te mostramos el asiento contable básico para cada tipo de factura, diferenciando entre proveedor (compra) y cliente (venta). Se trata del asiento inicial de registro, sin considerar por ahora el pago o cobro posterior.
Proveedor (factura de compra con IVA)
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | 2.000 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 420 | |
| 400 Proveedores | 2.420 |
Este asiento refleja la recepción de una factura de compra con una base imponible de 2.000€, IVA del 21% (420€) y total de 2.420€, pendiente de pago.
Cliente (factura de venta con IVA)
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 1.815 | |
| 700 Ventas de mercaderías | 1.500 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 315 |
Aquí se registra una factura emitida por venta de mercaderías con una base imponible de 1.500€, IVA del 21% (315€), y total pendiente de cobro de 1.815€.
Ejemplos prácticos de contabilización de facturas
Veamos cómo aplicar en la práctica todo lo aprendido con ejemplos reales, explicando los cálculos y los asientos contables correspondientes.
Ejemplo 1: Factura de compra de mercaderías con IVA
La empresa Comercial ABCDEFGHI, S.L. recibe una factura de su proveedor Suministros MegaBeta, S.A. por la compra de mercaderías. La operación se realiza a crédito, con pago diferido a 30 días.
Datos de la factura:
- Fecha: 15 de marzo de 2025
- Base imponible: 2.000€
- IVA (21%): 420€
- Total factura: 2.420€
- Forma de pago: A crédito (cuenta 400)
Se trata de una compra con IVA, donde intervienen tres cuentas principales:
- La 600 por la base imponible de las mercaderías adquiridas.
- La 472 por el IVA soportado.
- La 400 por el total de la deuda con el proveedor.
Asiento contable por la recepción de la factura:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | 2.000 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 420 | |
| 400 Proveedores | 2.420 |
Asiento contable por el pago (30 días después):
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400 Proveedores | 2.420 | |
| 572 Bancos | 2.420 |
Ejemplo 2: Factura de venta de servicios con IVA
La empresa Servicios SuperGamma, S.L. presta servicios de consultoría a su cliente Empresa HiperMegaDelta, S.A. y emite la factura correspondiente.
Datos de la factura:
- Fecha: 22 de marzo de 2025
- Base imponible: 1.500€
- IVA (21%): 315€
- Total factura: 1.815€
- Forma de cobro: Transferencia bancaria (pendiente de cobro)
En este caso, se registra un ingreso por prestación de servicios (705), el IVA repercutido (477), y un derecho de cobro con el cliente (430).
Asiento contable por la emisión de la factura:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 1.815 | |
| 705 Prestaciones de servicios | 1.500 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 315 |
Asiento contable por el cobro:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 1.815 | |
| 430 Clientes | 1.815 |
Ejemplo 3: Factura de servicios profesionales con IVA e IRPF
La empresa Construcciones SpaceAlfa, S.A. recibe una factura del despacho Juan Pérez García de Todos los Santos Arquitectos por servicios de diseño arquitectónico. La factura incluye IVA y está sujeta a retención de IRPF.
Datos de la factura:
- Fecha: 10 de marzo de 2025
- Base imponible: 3.000€
- IVA (21%): 630€
- Retención IRPF (15%): 450€
- Total a pagar: 3.180€
- Forma de pago: Transferencia bancaria
Cálculo del total a pagar:
- Base imponible: 3.000€
- IVA (21%): 630€
- Retención IRPF (15% sobre 3.000€): 450€
- Total a pagar al profesional: 3.180€
Este tipo de operación requiere registrar cuatro elementos:
- El gasto (cuenta 623) por el importe del servicio.
- El IVA soportado (472), que se deduce en el modelo 303.
- La retención practicada (4751), que la empresa ingresará a Hacienda.
- El importe a pagar al proveedor (410), ya minorado por la retención.
Asiento contable por la recepción de la factura:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 623 Servicios profesionales independientes | 3.000 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 630 | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 3.180 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 450 |
Asiento contable por el pago al profesional:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 3.180 | |
| 572 Bancos | 3.180 |
Asiento contable por el ingreso de la retención en Hacienda:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 450 | |
| 572 Bancos | 450 |
Estos son los casos más comunes, pero existen decenas de situaciones que pueden cambiar el proceso de contabilización de una factura, a continuación tienes diferentes aspectos a tener en cuenta.
Consideraciones especiales
A la hora de contabilizar facturas, pueden surgir situaciones particulares que requieren un tratamiento contable específico. A continuación, explicamos las más comunes.
Facturas con diferentes tipos de IVA
En España existen tres tipos de IVA:
- 21% – Tipo general (aplicado por defecto)
- 10% – Tipo reducido (por ejemplo, en alimentos, hostelería, transporte)
- 4% – Tipo superreducido (libros, medicamentos, productos básicos)
También existe el recargo de equivalencia, que afecta a comerciantes minoristas y se añade al IVA en ciertas operaciones. Sus tipos son:
- 5,2% si se aplica el IVA del 21%
- 1,4% si se aplica el IVA del 10%
- 0,5% si se aplica el IVA del 4%
Contablemente, se registran utilizando cuentas independientes por tipo de IVA si se desea llevar un control más detallado, aunque también es válido agrupar todos los importes en la cuenta 472 o 477 según se trate de IVA soportado o repercutido.
Facturas intracomunitarias
Cuando una empresa realiza compras o ventas con empresas de otros países de la Unión Europea, se consideran operaciones intracomunitarias. Para que estén exentas de IVA:
- Ambas partes deben estar dadas de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)
- El NIF intracomunitario debe constar en la factura
- La operación debe declararse en el modelo 349
Contablemente, se registra solo la base imponible, sin IVA. El comprador deberá practicar autoliquidación mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, es decir, se registra el IVA como soportado y repercutido a la vez.
Facturas rectificativas
Las facturas rectificativas se emiten para corregir errores en facturas anteriores: pueden modificar importes, conceptos, fechas, etc. Deben hacer referencia clara a la factura original.
Desde el punto de vista contable, se registra un asiento con signo contrario al de la factura original. Si, por ejemplo, una factura original aumentó los ingresos, la rectificativa los disminuirá.
Este tratamiento garantiza la trazabilidad contable y la correcta declaración de impuestos. dispones de toda la información aquí.
Descuentos por pronto pago
Los descuentos por pronto pago se aplican si el cliente paga antes del vencimiento acordado.
Según el PGC, estos descuentos no deben registrarse como ingresos o gastos financieros, sino que deben reducir directamente el importe de la operación principal.
Por tanto:
- Si lo concede el proveedor, se minora el gasto de compra
- Si lo concede el cliente, se minora el ingreso de venta
Este ajuste se hace en el momento en que se confirma que el pago se realiza anticipadamente y el descuento se aplica.
Errores comunes y cómo evitarlos
A continuación te explicamos algunos de los fallos más habituales al contabilizar facturas, junto con recomendaciones prácticas para prevenirlos. Conocer estos errores te ayudará a mejorar tu precisión contable y evitar problemas con Hacienda.
No separar base imponible e IVA
Uno de los errores más frecuentes es registrar directamente el importe total de la factura, sin desglosar la base imponible y el IVA.
Esto es incorrecto, ya que el Plan General de Contabilidad exige que el IVA se contabilice por separado. Es fundamental distinguir entre:
- La base imponible (se registra en cuentas de gasto o ingreso).
- El IVA (se registra en la cuenta 472 o 477, según sea soportado o repercutido).
Separar correctamente estos conceptos es clave para cumplir con la normativa y presentar bien los modelos tributarios, como el modelo 303 de IVA.
Confundir IVA soportado y repercutido
Otro fallo común es intercambiar las cuentas de IVA, lo que puede alterar tanto la contabilidad como la liquidación del impuesto.
- El IVA soportado (cuenta 472) es el que la empresa paga en sus compras y puede deducir.
- El IVA repercutido (cuenta 477) es el que la empresa cobra a sus clientes y debe ingresar en Hacienda.
Es imprescindible registrar cada uno en su cuenta correspondiente, ya que el cálculo final del IVA a pagar o devolver depende de esa diferencia.
Calcular incorrectamente las retenciones
Cuando una factura está sujeta a retención de IRPF (por ejemplo, de un profesional autónomo), el error más común es aplicar el porcentaje sobre el total de la factura (incluyendo IVA).
Esto es incorrecto. La retención se calcula solo sobre la base imponible.
Por ejemplo, si un profesional factura 3.000€ + IVA al 21% (630€), y la retención es del 15%, esta se calcula sobre los 3.000€, y no sobre 3.630€.
El importe retenido debe registrarse en la cuenta 4751, y posteriormente ingresarse en Hacienda.
No registrar el componente financiero en pagos aplazados
En operaciones de pago o cobro aplazado superiores a un año, puede existir un componente financiero que debe registrarse como tal.
Este es un aspecto más avanzado, pero importante: si la diferencia entre el valor nominal de la deuda y el valor actual es significativa, debe reconocerse un ingreso o gasto financiero, según lo establece el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas).
No registrarlo puede afectar a la imagen fiel de las cuentas anuales.