Aprende cómo contabilizar una indemnización por despido en una empresa de manera correcta, todas las cuentas contables que se usan, y diferentes ejemplos prácticos dependiendo del tipo de despido, cantidades y reclamaciones.
Cuando una empresa despide a un trabajador, suele surgir el pago de una indemnización por despido, que es conveniente que tenga su propia cuenta contable y en la que debemos registrar este pago según el Plan General de Contabilidad (PGC) español.
Consideraciones previas
Antes de ponernos a contabilizar una indemnización por despido, conviene tener claras algunas cuestiones iniciales, ya que necesitamos cierta información y documentación para realizar los asientos contables.
Generalmente es el departamento de Recursos Humanos quien nos proporciona dicha documentación o en pymes una gestoría, así que veamos que necesitamos considerar.
Tipo de despido y derecho a indemnización
No todos los despidos llevan aparejada una indemnización, Por ejemplo, en un despido disciplinario procedente (por una falta grave del trabajador reconocida como despido justificado) el trabajador no tiene derecho a indemnización, por lo que solo se pagará el finiquito normal (salarios pendientes, vacaciones no disfrutadas, etc.). En cambio, en despidos por causas objetivas (económicas, organizativas, etc.) o despidos improcedentes (injustificados), sí hay indemnización una legal.
Cuantía legal de la indemnización
La legislación laboral española establece diferentes indemnizaciones según el tipo de despido, en un despido improcedente la indemnización por ley suele equivaler a 33 días de salario por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades, y para un despido procedente se establecen 20 días por año trabajado con tope de 12 mensualidades.
Estos límites marcan la indemnización exenta de IRPF en la mayoría de casos, pero debemos de confirmar con el departamento en cuestión esta exención, ya que hay casos que incluye IRPF o existen cantidades extra que la empresa pague por encima de la indemnización legal que estaría sujeta a retención.
Finiquito vs indemnización
No confundas la indemnización por despido con el finiquito completo, te explico cada concepto para entenderlo a la perfección.
- Finiquito: Incluye otros conceptos dentro del documento, como el salario del mes en curso hasta la fecha de despido, pagas extra proporcionales, vacaciones no disfrutadas, etc.
- Indemnización: Es únicamente la compensación en dinero por la terminación del contrato, ya sea por despido u otro motivo.
Cómo contables generalmente contabilizamos los conceptos de una nómina (o un grupo de nóminas) y contabilizaremos cada concepto de las nóminas en sus cuentas contables de gasto correspondientes.
Acuerdo o litigio
Debes considerar si el despido es acordado o si el trabajador va a reclamar.
Si el despido es amistoso o procedente y el importe de la indemnización está claro, la empresa normalmente paga pronto y se registra directamente el gasto.
Si hay una reclamación, por ejemplo, el trabajador demanda alegando despido improcedente, el pago puede retrasarse hasta que haya una conciliación o sentencia, aun así, contablemente la obligación existe desde el momento del despido.
Esto significa que si, por ejemplo, despides a alguien en diciembre, debes contabilizar el gasto de la indemnización en diciembre, aunque quizá no lo pagues efectivamente hasta meses después tras un juicio, en esos casos se suele crear una provisión por la indemnización, o realizar un ajuste futuro en la cuenta de gasto.
Implicaciones fiscales y de seguridad social
Como mencionamos, la indemnización por despido normalmente está exenta de IRPF hasta ciertos límites o en ciertos tipos de despido, por lo si la indemnización se ajusta a lo legal, normalmente no llevará retención de IRPF.
Si hay parte sujeta a impuestos, la empresa deberá practicar la retención de IRPF correspondiente y declararla, nuetro consejo es que confirmes este dato con Recursos Humanos para no incurrir en no presentar las declaraciones de retenciones de manera incorrecta.
Por otro lado, las indemnizaciones por despido no cotizan a la Seguridad Social (no se pagan cuotas por ellas), sin embargo hay casos excepcionales, por ejemplo si una demanda la empresa debe readmitir al trabajador y pagar salarios de tramitación, los sueldos dejados de percibir durante el periodo que estuvo despedido, esos salarios sí llevan retenciones de IRPF y cotizaciones de Seguridad Social, igual que cualquier salario normal.
Cuentas contables implicadas
Para contabilizar una indemnización por despido, intervienen varias cuentas contables del Plan General de Contabilidad.
A continuación enumeramos las más comunes y con una aclaración sobre la cuenta contable especificada en el PGC:
- 641 Indemnizaciones: Esta cuenta se define en el plan como aquellas «Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente en esta cuenta las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.»
- 640 Sueldos y salarios
- 642 Seguridad Social a cargo de la empresa
- 465 Remuneraciones pendientes de pago
- 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas
- 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores
- 572 Bancos
- 529 Provisiónes a corto plazo
- 140 Provisión por retribuciones a largo plazo al personal
Ejemplos prácticos de cómo contabilizar una indemnización por despido
A continuación desarrollamos 5 casos prácticos para ilustrar cómo se contabiliza una indemnización por despido en diferentes situaciones, ya sea un despido procedente, improcedente y diferentes casos de una reincorporación después de denuncia por parte de un trabajador con salarios de tramitación.
Ejemplo 1: Contabilizar indemnización por despido procedente
Una empresa despide a uno de sus empleados por causas objetivas (despido procedente por razones económicas) el día 15 del mes en curso.
El trabajador llevaba 5 años en la empresa con un salario de 1.500€ brutos mensuales y por ley, le corresponde una indemnización de 20 días por año trabajado al ser despido objetivo con máximo 12 meses.
Nuestra gestoría nos enviía que la indemnización asciende a 5.000€ y está exento de IRPF.
La empresa paga la indemnización inmediatamente al hacer el finiquito, por lo que incluye los conceptos salariales del mes en curso, que son:
- Salario de 15 días: 750€
- Vacaciones no disfrutadas: 250€
- Indemnización: 5.000€
- Retención de salario IRPF: 50€
- Retención Seguridad Social: 20€
- Líquido a percibir: 5.930€
El primer paso es realizar los asientos contables de la indemnización junto con los conceptos del finiquito:
| Asiento contable indemnización despido procedente | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 641 Indemnizaciones | 5000 | |
| 640 Sueldos y salarios | 750 | |
| 6401 Vacaciones no disfrutadas | 250 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 50 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 20 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 5930 |
Y a continuación le pagamos por transferencia bancaria, el día del pago contabilizamos el pago de la indemnización:
| Asiento contable pago despido procedente | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 5930 | |
| 572 Bancos | 5930 |
Ejemplo 2: Contabilizar indemnización por despido improcedente con parte sujeta a IRPF
Una empresa despide a un trabajador con un despido declarado improcedente en el que ambas partes están de acuerdo.
Se acuerda una indemnización total de 30.000€, de ese importe nos informa Recursos Humanos que según la ley, 25.000€ corresponden a la indemnización legal exenta por los años trabajados, y los 5.000€ restantes son una cantidad extra pactada, por lo que dicho importe adicional tributa por IRPF.
Suponiendo que la retención aplicable es del 10% sobre la parte sometida a IRPF (5.000€), el importe de la retención es de 500€.
Primero realizaremos el asiento contable reconociendo el gasto por indeminización del despido y su retención:
| Asiento contable indemnización despido improcedente | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 641 Indemnizaciones | 30000 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 500 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 29500 |
Y ahora realizamos el asiento contable del pago de la indemnización del trabajador por transferencia bancaria:
| Asiento contable pago despido improcedente | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 29500 | |
| 572 Bancos | 29500 |
Ejemplo 3: Contabilizar indeminización por despido con posterior reincorporación tras demanda con pago de salarios de tramitación en el mismo año
Una empresa despide a un trabajador, pero este no está de acuerdo y presenta una demanda, que tras un acto de conciliación declarán ante el juez la readmisión del trabajador tras el despido, por lo que el empleado es reincorporado a su puesto de trabajo.
En el momento del despido, la empresa le había pagado una indemnización de 10.000€.
El empleado estuvo 4 meses desde el despido hasta la sentencia de readmisión, con un salario bruto de 1.800€ mensuales y unas retenciones de IRPF de 100€ y de seguridad social de 20€, importes que la empresa tiene que abonarle en los salarios de tramitación, es decir, todos los sueldos que el trabajador dejó de percibir desde la fecha del despido hasta su reincorporación efectiva y el trabajador debe de devolver la indemnización por despido de 10.000€.
Primero contabilizamos el gasto y el pago de indemnización por despido.
| Asiento contable indemnización por despido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 641 Indemnizaciones | 10000 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 10000 |
| Asiento contable pago indemnización por despido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 10000 | |
| 572 Bancos | 10000 |
Después de 4 meses y que se confirme la reincorporación del trabajador debemos de contabilizar los siguientes conceptos:
- La devolución de la indemnización por despido del trabajador de 10.000€.
- Los salarios de tramitación, que son:
- Salario bruto: 1.800 x 4 meses = 7.200€
- Retención IRPF: 100 x 4 meses = 400€
- Retención Seguridad Social = 80€
- Pago de salario de tramitación al trabajador: 6.720€
También deberemos con una notificación por parte de Recursos Humanos o nuestra gestoría pagar la seguridad social de empresa de dichos salarios de tramitación, pero te recomiendo que visites cómo contabilizar nóminas para conocer como realizar el asiento, aquí nos vamos a centrar en la indemnización por despido.
Vamos a realizar el asiento contable regularizando la situación, dando de baja el gasto por indeminización por despido y luego reconociendo el gasto de salarios de tramitación.
| Asiento contable baja indemnización por despido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 641 Indemnizaciones | 10000 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 10000 |
| Asiento contable salarios de tramitación | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 7200 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 400 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 80 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 6720 |
Cómo el trabajador nos tiene que devolver 10.000€ de la indemnización por despido y la empresa pagarle 6.720€ de salarios de tramitación, se acuerda que el trabajador nos realiza una transferencia de 3.280€ (10.000 – 6.720).
El asiento contable sería:
| Asiento contable pago indemnización por despido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 3280 | |
| 572 Bancos | 3280 |
En este caso la cuenta contable 465 Remuneraciones pendientes de pago quedaría a 0 y todos los asientos contables realizado en este caso.
Ejemplo 4: Contabilizar provisión de indeminización por despido en diferente año
En este ejemplo, vamos a realizar una variante del ejemplo anterior, y es que la empresa prevee que el trabajador va a realizar una demanda ante la empresa y la misma decide provisionar la indemnización por despido por una posible futura reincoporación.
Usaremos la cuenta contable 529 Provisiónes a corto plazo.
Usando los mismos importes:
- Indemnización por despido: 10.000€.
- Los salarios de tramitación, que son:
- Salario bruto: 7.200€
- Retención IRPF: 400€
- Retención Seguridad Social = 80€
- Pago de salario de tramitación al trabajador: 6.720€
Como hemos despedido al trabajor en diciembre, o si es otro mes pero estimamos que hay posibilidad de demanda e incorporación, contabilizamos la provisión de la indemnización en el momento del despido:
| Asiento contable provisión indemnización por despido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 529 Provisiónes a corto plazo | 10000 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 10000 |
| Asiento contable pago provisión indemnización por despido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 10000 | |
| 572 Bancos | 10000 |
Una vez confirmada la readmisión del trabajador, tenemos que dar de baja la provisión, el trabajdor devolver la indemnización y la empresa pagar los salarios de tramitación, lo vamos a realizar todo en un asiento:
| Asiento contable salarios de tramitación | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 529 Provisiónes a corto plazo | 10000 | |
| 640 Sueldos y salarios | 7200 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 400 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 80 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 3280 |
El trabajador nos tiene que devolver 3.280€ y la provisión quedaría a 0.
Ejemplo 5: Contabilizar indemnización por despido con provisión
Una empresa despide a un trabajador con una indeminización de 5.000€, pero al cabo de 5 meses el trabajador denuncia a la emrpesa y llegan a un acuerdo de que la indemnización debe de ser de 7000€, que se encuentra exente de IRPF.
Primero y teniendo en cuenta las posibilidades de que el trabajador denuncie, provisionamos la indemnización por despido inicial:
| Asiento contable provisión indemnización por despido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 529 Provisiónes a corto plazo | 5000 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 5000 |
| Asiento contable pago provisión indemnización por despido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 5000 | |
| 572 Bancos | 5000 |
Después de 5 meses recibimos la notificación de que la indemnización por despido debe ser de 7000€, sin posibilidad de reincoporación ya del trabajador, por lo que reconocemos el gasto definitivo en el siguiente asiento contable:
| Asiento contable indemnización por despido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 641 Indemnizaciones | 7000 | |
| 529 Provisiónes a corto plazo | 5000 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 2000 |
Y pagamos la diferencia, ya que le habiamos pagado 5.000€ y quedaría 2.000€, tal como nos indica la cuenta contable 465.
| Asiento contable pago indemnización por despido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 2000 | |
| 572 Bancos | 2000 |