En determinadas facturas nos podemos encontrar un concepto llamado «suplidos», un concepto que tiene un tratamiento contable específico, por eso te vamos a enseñar a contabilizar suplidos de manera correcta con ejemplos.
En este artículo conocerás qué es un suplido, como se realiza el asiento contable y consideraciones a tener en cuenta, donde la más importante tiene que ver con el IVA.
¿Qué son los Suplidos?
Los suplidos son aquellos desembolsos que realiza una empresa en nombre y por cuenta de un tercero.
Estos gastos no forman parte de la actividad económica de la empresa y, por tanto, no deben incluirse como un gasto en la contabilidad de la misma, y mucho menos calcular un IVA sobre el mismo, registrándose como un cobro al cliente por el mismo importe que se ha pagado.
Un ejemplo claro es cuando una asesoría paga una tasa por algún trámite administrativo con una organización gubernamental, por ejemplo cuando se realizan los depósitos de cuentas en el Registro Mercantil, esta organización cobra una tasa a la asesoría y la misma nos remite un suplido en la factura.
Consideraciones para contabilizar suplidos
Debemos tener calor que es un suplido y otros gastos de la empresa, solo considerándose suplidos aquellos gastos hechos en nombre y por cuenta de un tercero, ya que a veces una asesoría nos puede decir como se realiza el trámite y cobrarnos por ello, pero el trámite lo realizamos nosotros, por lo que no sería un suplido.
Normalmente la empresa que incluye un suplido en su factura debe de justificarlo con un documento, ya sea el pago de la tasa en la entidad u otro documento que acredite que ha hecho el pago en nombre de nuestra sociedad.
Es importante saber que no se reconocen como un ingreso ni un gasto en la cuenta de resultados de la empresa, sino como un cobro al cliente.
¿Qué pasa con el IVA en un suplido?
La ley del IVA explica de manera directa y específica el tratamiento de IVA en los suplidos, los puntos más importantes a tener en cuenta son los siguientes.
- Exclusión del IVA en suplidos: Los suplidos, que son pagos realizados en nombre y por cuenta de un cliente bajo un mandato expreso, no deben incluirse en la base imponible de la factura, y por tanto, no llevan IVA. Esto se basa en la normativa del IVA que estipula que estos pagos no forman parte de la transacción sujeta a este impuesto.
- Obligación de justificación: La ley obliga a justificar la cuantía efectiva de los suplidos. Es decir, cuando una empresa paga un suplido por cuenta de un cliente, debe proporcionar justificantes de pago o facturas a nombre del cliente para demostrar la cantidad exacta del gasto.
- Tratamiento contable y fiscal del suplido:
- Si el suplido es una factura, el cliente puede contabilizarla a su nombre y deducirse tanto el gasto como el IVA, si corresponde.
- Para tasas u otros gastos sin factura, el cliente puede contabilizar estos gastos con los justificantes proporcionados. Si estos gastos son deducibles, puede deducírselos en sus declaraciones tributarias.
Cuentas contables para suplidos
En el Plan General de Contabilidad de España, las siguientes cuentas se utilizan generalmente para contabilizar los suplidos:
- 623 Servicios de profesionales independientes
- 472 IVA soportado
- 553 Suplidos
- 400 Proveedores
- 57 Tesorería
Ejemplo práctico de contabilización de un suplido
A continuación puedes ver los asientos contables sobre un ejemplo práctico para un suplido.
Suponemos que una gestoría nos cobra 50€ más el 21% de IVA por depositar las cuentas anuales en el registro mercantil y esta gestión tiene una tasa de 35€ con el IVA incluido.
Nos pasaría una factura así:
- Base imponible: 50€
- IVA: 10,5€
- Suplidos: 35€
- Total: 95,5€
Contabilizamos el gasto y el suplido a la cuenta del proveedor.
| Asiento contable gasto y suplido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales | 50 | |
| 472 IVA soportado | 10,5 | |
| 553 Suplidos | 35 | |
| 400 Proveedores | 95,5 |
Ahora realizamos la contabilización del pago a la gestoría por banco.
| Asiento contable pago factura con suplido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400 Proveedores | 95,5 | |
| 572 Bancos | 95,5 |
Y por último recibimos la factura del registro mercantil de 35€ más IVA, el asiento sería el siguiente:
| Asiento contable suplido | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales | 28,93 | |
| 472 IVA soportado | 6,07 | |
| 553 Suplidos | 35 |
Como puedes ver, el pago al Registro Mercantil lo ha realizado la gestoría, pero el gasto nos lo hemos deducido nosotros, esto sería la manera correcta de contabilizar un suplido.
