En contabilidad es imprescindible conocer a la perfección el termino contable «Proveedor», ya que como buenos contables, estaremos usándolo prácticamente cada semana y varias semanas.
Este artículo tiene como objetivo ofrecer una visión clara y detallada sobre qué es un proveedor en el ámbito contable, su tratamiento, usos, importancia y algunos ejemplos prácticos.
Definición de proveedor en Contabilidad
En contabilidad, un proveedor es una entidad o individuo que suministra bienes o servicios a una empresa, siendo estos bienes o servicios son cruciales para las operaciones del negocio, ya sea para la producción de bienes o para asegurar la eficiencia en la prestación de servicios.
Los proveedores son considerados como acreedores comerciales de la empresa, lo que implica que la relación es de crédito y no de pago inmediato, incluso en los balances o informes anuales, podremos ver a los proveedores dentro del concepto «cuentas por pagar» o similares.
Para llevar una buen contabilidad la sociedad, debemos de registrar todos los datos fiscales de nuestros proveedores, teniendo especial atención en su nombre fiscal y su CIF (Código de Identificación Fiscal), ya que son los datos principales que necesitamos para contabilizar los gastos y el IVA.
Tratamiento contable de los Proveedores
El registro de las operaciones con proveedores se realiza en el momento de la recepción de los bienes o servicios, siendo la cuenta contable la 400.
Como conocimiento, cada programa contable tiene una sección para crear proveedores y les asigna un número de proveedor, por ejemplo, si somos un restaurante y compramos frutas, carnes y vasos a diferentes proveedores, registraremos cada uno con sus datos fiscales y se le asignará un número de cuenta contable.
Por ejemplo, si registramos 3 proveedores con el anterior supuesto, quedaría así:
- 400001 Frutería Pérez
- 400002 Carnes Rodríguez
- 400003 Vasos de cristal Flores
Como puedes ver se encuentran dentro del grupo 40 «Proveedores», ya dentro podemos clasificar que tipo de proveedores tenemos, pero para entenderlo es un ejemplo básico y directo.
Al contabilizar la compra de mercadería, tenemos que realizar el asiento del gasto y posteriormente se contabilizará el pago, nunca realizaremos el asiento contable de partida doble directamente al pago.
La cuenta contable del proveedor es una cuenta de pasivo y lo podemos ver desglosado o agrupado en el balance de situación.
Ejemplo práctico
Imagina que vamos a comprar vasos de cristal de alta calidad por un valor de 1.000€ a una nueva empresa llamada «Vasos de Cristal Manolito S.L.».
El departamento de compras nos envía la factura del proveedores con fecha 01/01/2024 en la cuál se específica todos los datos fiscales del proveedor, con el nombre fiscal, CIF, dirección, localidad, datos de contacto, etc.
Nuestro primer paso será registrar al proveedor en nuestro sistema dependiendo del software que usemos, y vemos que nos asigna el número de proveedor 400325.
Una vez que lo hemos registrado, tenemos que comprobar que la factura sea correcta, donde debe de incluir obligatoriamente todos los siguientes datos:
- Razón social
- CIF
- Dirección, sobre todo que indica que es en España u otro país
- Número de factura
- Fecha de factura (está será la fecha de devengo normalmente).
- Base imponible, IVA e importe neto perfectamente desglosado.
Y otros datos muy básicos como la descripción del producto, que vengan los datos fiscales del proveedor y muy importante también los datos de la empresa a quién se emite la factura, es decir, nuestros datos de la sociedad, incluido la razón social y el CIF.
Comprobados todos los datos, empezamos a contabilizar la compra al proveedor y el pago 15 días después por transferencia bancaria.
| Asiento compra a proveedor 01/01/2024 | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 600 Compra de mercaderías | 1000 | |
| 472 IVA soportado | 210 | |
| 400325 Vasos de Cristal Manolito | 1210 |
| Asiento pago a proveedor 15/01/2024 | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400325 Vasos de Cristal Manolito | 1210 | |
| 572 Bancos | 1210 |
Importancia de los proveedores en la contabilidad
El manejo eficiente de las cuentas por pagar a proveedores impacta directamente en la liquidez y la salud financiera de la empresa, puede conducir a un problema de liquidez en la empresa si no estas al corriendo de los acreedores comerciales pendientes de pago.
No solo en términos contables, es importante mantener buenas relaciones con los proveedores puede conducir a mejores términos de crédito, descuentos y otras ventajas comerciales.
