Introducción a la Contabilidad – ¿Qué es y para qué sirve?

La contabilidad se encuentra presente en todas las empresas, desde el pequeño autónomo hasta en empresas de gran dimensión, con el objetivo de mostrar la situación económica de cada una de ellas.

Aunque en un principio puede resultar complicada, una vez entendida su lógica y aprendido los conceptos que la conforman, cualquier persona puede llevar la contabilidad de su negocio o trabajar en el departamento contable de una empresa.

En España existe el Plan General de Contabilidad, que es el manual que recoge las normas de registro y valoración, en el cual se explica cómo es el proceso de contabilización con asientos contables usando las cuentas de contabilidad según corresponda a cada operación.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el sistema de control y registro de todos los movimientos económicos y financieros de una empresa bajo unas normas y procesos que son iguales para todas.

En definitiva, cada empresa o sociedad tiene el deber de registrar todas las operaciones de su actividad empresarial según las normas y principios contables.

Así que deberemos de apuntar a través de asientos contables toda transacción que se realice en nuestro negocio, desde cualquier tipo de gasto y pago, venta e ingreso, activos, nóminas, impuestos, etc.

¿Para qué sirve la contabilidad?

Gracias a la contabilidad podemos conocer con determinados informes la situación económica actual y real de una empresa.

Con ello podremos comprobar en que estado se encuentra la empresa, si da beneficio o pérdida, revisar y analizar cuentas contables específicas para tomar decisiones, comprobación de errores, anticipar pagos de impuestos futuros, gestión del efectivo, etc.

Es importante llevarla al día y sin errores, mostrar una imagen fiel de la empresa, ya que existen cuentas contables que son la base para calcular los impuestos que una empresa está obligada a pagar, como el I.V.A. (Impuesto sobre el Valor Añadido), el I.R.P.F. (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) o el I.S. (Impuesto de Sociedades).

En este portal te enseñamos cómo contabilizar asientos contables, con ejercicios y ejemplos prácticos para que aprendas con todo detalle la lógica de la contabilidad.

¿Por qué aprender contabilidad?

Prácticamente la contabilidad esta en nuestro día a día, en nuestras finanzas familiares podemos usar muchos conceptos para tener una mejor gestión de nuestro dinero, nos servirá enormemente en cuadrar nuestras cuentas personales.

Aprender contabilidad es muy útil si vamos a montar nuestro propio negocio, y no importa que seas de los que “se le dan mal los números”, es mucho más que eso, el poder visualizar determinados informes contables te ayudará a gestionar tu negocio de una manera mucho más eficiente.

Otro de las ventajas de estudiar contabilidad, es por las salidas laborales que tiene, ya que casi cualquier empresa posee departamentos administrativos y financieros, por lo que la demanda de contables suele ser bastante alta.

La contabilidad y su importancia

Una vez que vamos cogiendo experiencia, nos damos cuenta que la contabilidad es una parte fundamental y muy importante en cualquier sociedad, ya que nos servirá para conocer cuál fue su estado en el pasado, como se encuentra en el presente, y podremos realizar una previsión de cómo se encontrará en el futuro gracias a las cuentas anuales de la empresa, que se desarrollan dentro del ejercicio contable, que va desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.

Al conocer todos los movimientos económicos y financieros, obtendremos la ventaja de realizar un análisis para mejorar la gestión y la productividad de la empresa.

Por ejemplo, si revisamos la cuenta de clientes y vemos que aparece un saldo deudor más alto que otros meses o años, significa que hemos facturado a clientes productos o servicios que se encuentran pendientes de pago, por lo que deberíamos contactar con los clientes deudores para cobrar dichas facturas, mejorando el flujo de efectivo.

¿Quiénes están obligados a llevar una contabilidad?

Toda empresa (personas jurídicas) o autónomos (persona física) está obligada a tener una contabilidad según los principios contables del Plan General de Contabilidad, que son prácticamente la mayoría, pero existen las siguientes excepciones:

• Las personas físicas que se encuentren en el régimen de módulos no tienen la obligación de llevar una contabilidad, pero si que debe de guardar todas las facturas o tickets que genere su negocio (un régimen muy utilizando en bares y restaurantes).
• Las personas físicas que se encuentren en el régimen de estimación directa simplificada, pero si que deberán de tener un libro de ventas e ingresos, un libro de compras y gastos, un libro de bienes de inversión, y un libro de I.V.A.

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) abarcan más del 90% del tejido productivo en España, por lo que prácticamente existen decenas de miles de empresas que deben de llevar una contabilidad.

Tipos de contabilidad

• Contabilidad financiera: Es la más común, la que se encarga de registrar todas las operaciones de una empresa a lo largo del tiempo, es la que utilizan las PYMES y es de obligado cumplimiento.
• Contabilidad de costes: También llamada contabilidad analítica, es voluntaria por parte de la empresa y su objetivo es proporcionar los costes por áreas y departamentos para mejorar la gestión de la empresa, utilizada en grandes empresas para cumplir objetivos  comerciales y empresariales.

Elementos principales en contabilidad

Cuando realizamos la contabilidad de una empresa, existen unos elementos básicos que debes de conocer e interiorizar, ya que son la base para realizar determinados informes y aprender cómo se genera cada número que aparecen en ellos.

Balance general

Es un informe que ofrece la situación financiera de una empresa en un determinado momento, un documento que nos permite saber lo que tiene, tanto a nivel de maquinaria, existencias, etc., o si hay muchos clientes que le deben o proveedores a los que debemos.

Se divide principalmente en dos partes, el activo y el pasivo, que son otros elementos básicos de contabilidad.

Activos

El activo es la parte que indica todos los bienes y su valor que tiene la empresa, como puede ser un terreno o edificio, maquinaria de cualquier tipo, mobiliario de oficina, ordenadores, etc.

También dispone de una parte que muestra la cantidad de efectivo que tiene la empresa en ese momento, en definitiva, el dinero que tienes en el banco y la caja, y lo que deben clientes que aún no han realizado el pago de productos o servicios facturados.

Pasivos

El pasivo es principalmente lo que debe tu empresa, las deudas que posee en ese momento, como créditos o préstamos solicitados, impuestos no pagados, pagos no realizados a proveedores,  etc.

Patrimonio

El patrimonio es el total de bienes y efectivo que tienes en ese momento, que lo ideal es que sea positivo, ya que se que calcula restando el activo y el pasivo.

Patrimonio = Activo – Pasivo

¿Qué necesito para tener una contabilidad ordenada en mi empresa o negocio?

Si deseas llevar la contabilidad de la empresa tú mismo, a continuación te muestro lo que necesitas principalmente.

Un programa contable

Aunque la puedes llevar a bolígrafo y papel, en la actualidad prácticamente toda empresa utiliza un programa informático contable, donde podrás introducir los asientos de una manera rápida y sencilla, automatizar decenas de procesos contables y la emisión de todo tipo de informes de manera personalizada.

Existen multitud de programas muy populares, como Contaplus de SAGE o Contasol, aunque tienes muchos más, algunos gratuitos y otros de pago.

Archivo con toda la documentación

Es necesario contar con un archivo con toda la documentación ordenada, es obligatorio que toda operación económica y financiera este confirmada con documentos legales, como pueden ser facturas, recibos emitidos por entidades públicas o privadas, a través de contratos legales, y siempre con información veraz y detallada de la operación.

Casi toda empresa posee un lugar para archivar todos los documentos, ordenados por sección y con una numeración que puedes crear según tus necesidades, ya sea por meses, años, número de factura interno, etc.

Aunque cada vez más empresas optan por guardar todos los archivos en la “nube”, un nuevo formato que te permite almacenar de forma digital todos los documentos en servidores que nunca se pierden, ni borran la información.

Conocimientos contables o un profesional que la gestione

Y por último, necesitas unos mínimos conocimientos para llevar la contabilidad de la empresa, por lo que será necesario que te formes o contrates a una persona para que te gestione la contabilidad de la empresa.

Otra opción por la que optan pequeñas y medianas empresas, es contratar los servicios de una asesoría o gestoría, que bajo una cuota mensual y dependiendo del número de operaciones, se encargan de todos los registros, tanto contables, como fiscales.